miércoles, 30 de noviembre de 2011

Las ISO 30300: Management system for records después de la publicación


Las ISO 30300: Management system for records después de la publicación, por Carlota Bustelo
La publicación
Finalmente el 9 de noviembre de 2011 ISO ha publicado los dos primeros productos de la serie de normas 30300. Management system for records. Su elaboración ha sido un camino largo (la primera vez que se presentó la propuesta fue en mayo de 2007, que ha seguido todos los procedimientos de ISO para asegurara el rigor y el consenso y acuerdo más amplios posibles. Para todos los que hemos participado en su elaboración: los dos grupos de trabajo que se han encargado de su redacción, el ISO TC46/SC11 y todos su miembros, los distintos Comités Técnicos Nacionales de Normalización de los países miembros en los cinco continentes, entre los que se encuentra el CTN50/SC1 de AENOR; han sido unos años enriquecedores, de intenso intercambio de experiencias, de aprendizaje y entendimiento de “los sistemas de gestión” y, cómo no, de mucho trabajo. (NOTA: La adopción y publicación de las ISO 30300 como normas UNE ISO se espera para principios del año 2012).
Intención de las normas
La nota de prensa con la que ISO anuncia la publicación destaca que “en la ola de recientes fallos en la gobernanza corporativa, [estas nuevas normas] ayudarán a las organizaciones a facilitar la información corporativa rápida y efectivamente”.  Y no se puede explicar mejor la intención de las mismas: ayudar a las organizaciones a gestionarse mejor en los relacionados con su información corporativa que es el reflejo de sus procesos y actividades.
Y, sin embargo, cuando una norma se lanza al mercado cada colectivo o potencial usuario puede hacer sus propias interpretaciones. Es curioso observar como algunas de ellas difieren de las intenciones originales o se entienden con puntos de vista distintos. Esto no las hace inválidas puesto que las normas son en sí mismas documentos voluntarios que las organizaciones o colectivos adoptan porque obtienen algún beneficio en su aplicación, y porque una vez lanzadas al mercado no hay un control de cómo se utilizan.
Difusión y conocimiento del colectivo profesional
Durante todo el período de elaboración estas normas han sido discutidas en los ámbitos de los profesionales de la gestión de la información y los documentos en todos los países que han estado implicados en su elaboración [i].
Solo por mencionar las aportaciones más recientes podemos consultar:
  • La segunda edición del Libro blanco que han editado los países francófonos implicados (Francia, Luxemburgo y Canadá) y que está teniendo una difusión y aceptación muy importantes [ii].
  • El debate del blog Diplomatica.cat a partir de la presentación de las normas en Barcelona en Innova.doc [iii].
Entre los profesionales de la gestión de documentos y archiveros, que generalmente hemos tenido poca formación en “management” y sistemas de gestión, la publicación de las normas ha suscitado algunas dudas y discusiones, que con sus matices tienen la misma base en los distintos países. Por esta razón, el ISO TC46/SC11 resolvió en su última reunión en Londres (3/11/2011) redactar un “White paper” de libre distribución sobre la relación entre las normas 30300 y resto de los productos ISO de gestión de documentos (incluida la ISO15489). El plazo para redactarlo es finales de Enero del año que viene.
La asociación SEDIC, dado el interés despertado entre sus asociados y los alumnos de su programa de formación, ha apostado por que el segundo de la serie “Documentos de trabajo”, que me ha encargado, trate sobre las normas 30300. Esta guía pretende ser un punto de partida para los profesionales que quieran involucrarse en la implantación de un sistema de gestión ISO 30301[iv].
Y ahora ¿qué?
Ahora con las normas publicadas el reto y el desafío es darlas a conocer a la alta dirección y poner los beneficios de la buena gestión de documentos en la hoja de ruta de las organizaciones que se modernizan. Queda un largo camino que recorrer en la difusión de estas normas fuera de las fronteras de nuestra profesión, en el que estamos comprometidos a nivel internacional. Sólo el tiempo nos dirá si hemos tenido el éxito esperado.
Mientras tanto y en paralelo en el ISO TC46/SC11 estamos desarrollando dos nuevos productos de la familia 30300. La ISO 30302, una guía de implementación del sistema de gestión (ojo no de los procesos y controles documentales, que se piensan cubiertos con la ISO 15489 y el resto de normas e informes técnicos desarrollados, y la ISO 30304 una guía para la auditoría del sistema de gestión de los documentos que cubre todos los requisitos obligatorios tanto los propios del sistema de gestión como los de los procesos y controles documentales. Esta última estará reforzada con la publicación hace unos días de la nueva norma ISO 19011: 2011. Guía para auditoría de sistemas de gestión, en la que ya se mencionan las ISO 30300. La publicación de estos productos tiene que pasar por los distintos pasos de redacción y los estrictos controles de ISO, por lo que no se esperan antes del 2014.
En el camino esperamos acumular experiencia que sirva de base a la redacción de las normas, y observaremos con expectación si los organismos de certificación y sus clientes se interesan en estas normas, aún en tiempos de crisis.
__________
[ii] AFNOR CN11. Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de gestion des documents d’activité. Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489. AFNOR : Octobre 2011. http://www.bivi.fonctions-documentaires.afnor.org/livres-blancs/publication-d-une-deuxieme-version-du-document-introduction-a-la-serie-de-normes-iso-30300-systeme-de-gestion-des-documents-d-activite
[iv] Bustelo-Ruesta, Carlota. Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos. SEDIC: Octubre 2011 (Documentos de trabajo, 2). http://www.sedic.es/p_documentos_trabajo.asp

miércoles, 23 de noviembre de 2011

Publicada la revisión de la norma ISO 19011

ESCRITO POR:  EL 22/11/2011
Recientemente, con fecha 11 de noviembre de 2011, se ha publicado la norma ISO 19011:2011. Guidelines for auditing management systems, una revisión de la norma ISO 19011:2002 (UNE-ISO 19011:2002. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental).
Es evidente que uno de los elementos que se han revisado es el título de la misma norma: se pasa de un estándar específico para el sistema de calidad y/o ambiental, a un estándar general para cualquier sistema de gestión. Un cambio que demuestra la proliferación de sistemas de gestión desde el año 2002 –entre los que se encuentra el sistema de gestión para los documentos ISO 30300–, y la necesidad tener una norma genérica para auditarlos.
Se pueden comprobar los cambios que incorpora esta revisión de la norma en el documento “IRCA Briefing note: ISO/FDIS 19011:2011 – Guidelines for auditing management systems”, que la International Register of Certificated Auditors (IRCA) publicó en el mes de agosto de 2011 cuando la norma se encontraba en su fase final de aprobación.

Esta norma sigue proporcionando orientación sobre la auditoría de sistemas de gestión y la evaluación de las competencias de las personas implicadas durante un proceso de auditoría.
Desde el punto de vista de los sistemas de gestión para los documentos, es importante porque a día de hoy es la norma de referencia para auditarlos y, además, contiene un anexo específico sobre los requisitos que debe cumplir un auditor de este tipo de sistemas.

Via http://www.iso30300.es/publicada-la-revision-de-la-norma-iso-19011/

domingo, 13 de noviembre de 2011

Archivologo Martes, 01 De Noviembre De 2011 LAS EMPRESAS NECESITEN MANEJAR CANTIDADES MONSTRUOSAS DE INFORMACIÓN

EMC Corporation tuvo razones para festejar el tercer trimestre. El proveedor de soluciones para cloud computing y seguridad, entre otros, registró un récord de ingresos de u$s 4,980 millones. Tras un encuentro en tierras mendocinas con los partners EMC de la región, Octavio Osorio, vicepresidente para Latinoamérica de EMC, extendió su visita a Buenos Aires donde habló en exclusiva con IT Business sobre el crecimiento del 30% a nivel regional, junto a Marcelo Fandiño, Gerente Regional para el Cono Sur, y Martín D'Elia, gerente de Marketing para el Cono Sur.

 ¿El crecimiento está impulsado por alguna división particular?
Octavio Osorio: Nuestro rango medio de proyectos crece aceleradamente, el high-end aumenta pero a un rango menor. La virtualización, que es la base para el cloud, está generando mucho interés en las empresas. El crecimiento de los ingresos de VMware fue del 32% (N.d.R.: EMC adquirió VMware en 2004, por u$s 635 millones).

 Se espera un período de recesión económica para 2012 ¿ustedes, cómo se preparan?
Osorio: Creemos que muchos clientes van a invertir en tecnología de virtualización, que los hace más eficientes y menos costosa la infraestructura de tecnología de la comunicación.

 Y en la región, ¿también prevén crecimiento?
Marcelo Fandiño: Hay una recesión mundial, pero el mercado IT continúa invirtiendo. De hecho, en EMC Latinoamérica estamos creciendo arriba del ritmo natural a nivel global. 

 En materia de inversión, ¿cuánto apostará EMC?
Osorio: EMC le dedica una fuerte inversión a la parte de investigación y desarrollo, unos u$s 2.000 millones anuales. A esta cifra, hay que agregarle las adquisiciones no planeadas que dependen de varios factores.

 ¿En qué áreas?
Osorio: Hoy, donde vemos que la tecnología está yendo es hacia el concepto de big data. Internet ha generado que las empresas necesiten manejar cantidades monstruosas de información, pero cómo almacenarla, cómo protegerla, cómo administrarla es un desafío. Para este fin, compramos una empresa que se llama Isilon.
Martín D'Elia: Doy un ejemplo de aplicación, las empresas telefónicas están ofreciendo sistemas de videos on-demand y comienzan a manejar decenas de miles de archivos de altísimo tamaño. Ahí, no basta una máquina que vaya a encontrar un archivo y lo muestre rápido. Para seleccionar un video, que puede ser un archivo de una película entera en alta definición, se necesita un hardware específico, como es el caso de Isilon, que está capacitado para manejar muchísimos archivos de gran tamaño y de una manera eficiente. Un ejemplo es la estructura que se exige hoy a una empresa de medios. Otro pueden ser las compañías de Explotación de Petróleo que manejan archivos gigantescos, cada vez que hacen mapeos.

 ¿Big data es para grandes empresas?
Fandiño: No. En la Argentina, en los últimos años, se levantaron más de 80 empresas de Media. Muchas son productoras de televisión y no tienen una gran infraestructura. Lo que tiene esta tecnología es que va acompañando el crecimiento. Se puede ir escalando, no se necesita tener una súper máquina, el espacio se va agregando.
D'Elia: Además en EMC no hacemos adaptaciones para el mercado medio sino que los productos son pensados para el sector en particular. No vendemos más barato lo que a otros cobramos más caro. Son equipamientos para mercados medios que empiezan por debajo del los u$s 10.000, con tecnología de primer nivel.

 En tema de virtualización, ¿cómo ven al país?
Fandiño: Muy bien. En la Argentina, como en el resto del mundo estamos llegando casi al 80% de las empresas que están usando la herramienta VMware. La virtualización es una realidad en la gran mayoría de las empresas y aquí se sigue la tendencia mundial. 

 ¿Y en cloud computing?
Fandiño: El tema del cloud computing se está desarrollando bastante bien. Pero, en los últimos dos años, estamos empezando a tener implementaciones mucho más grandes y esperamos que para 2012 este creciendo sea superior. 

 ¿Cuánto influye la falta de oferta de proveedores de servidores?
Fandiño: Faltaba oferta para que las empresas puedan optar entre opciones de cloud computing. La facilidad de adquirirlo, de implementarlo y usarlo es muy importante. Una vez que eso exista y que sea confiable y funcione bien va a ser muy rápido el crecimiento. Las claves son la oferta y su calidad, y los principios que pueda generarlos por Internet, la calidad de las telecomunicaciones -porque es necesario tener un buen vínculo de Internet- y que se pueda administrar el propio consumo. 
Osorio: Muchos clientes antes de hacer su salto al cloud público están generando su cloud privado para dar un servicio a sus propios usuarios internos. Tenemos soluciones ya empacadas, como es PC-Link, que puede aplicarse a un server provider que quiere dar servicios en una cloud pública de otros clientes o un cliente que quiere implementar una tecnología y una estructura muy flexible de cloud y dar servicios a sus clientes internos. 
Hoy, ya están aplicando la virtualización de una u otra forma y avanzando en los pasos para construir una estructura flexible que, finalmente, sea 100% cloud.

 ¿Cuál es el beneficio, hoy?
Osorio: Uno es que acorta mucho el time to market. Antes, si un departamento necesitaba instalar una aplicación nueva, le preguntaba al CIO. Este tenía que ver cuál era, analizar qué software utiliza, qué sistema operativo requiere, cómo es el tema de autorizaciones, negociar con un distribuidor de hardware. O sea, un proceso que duraba meses. Con cloud, eso es cuestión de minutos porque es auto-provisionable.
Fandiño: Cloud es más interesente del lado de la economía que del lado de la tecnología. Es una infraestructura que ya está; ya no se discute si sí o si no, sino cuándo y cómo.

¿Cómo está posicionado EMC en la Argentina?
Fandiño: Aquí somos líderes en el mercado de grandes empresas. Queremos serlo también en el mercado de las empresas medianas y de las chicas porque es donde más nos estamos expandiendo y donde vemos una gran oportunidad. Para darle un ejemplo, estamos ocupando nuestro segundo edificio y vamos por el tercero. Allí, EMC Argentina pasará a ser proveedor de servicios para EMC global. La calidad de la mano de obra argentina, sumado al costo relativo a nivel mundial y a una gran sincronía cultural, sobre todo con el continente americano, esta empezando a proveer distintos tipos de servicios para todo América latina. Ya estamos realizando facturación y contabilidad, ahora vamos a implementar preventa y soporte.
Osorio: Hoy en día, los servicios de back office se están haciendo en la Argentina y empezaremos con los servicios técnicos porque pueden ser llevados a cabo remotamente. El futuro es optimista.


Via
http://archivologo.blogcindario.com/2011/11/03393-las-empresas-necesiten-manejar-cantidades-monstruosas-de-informacion.html

sábado, 12 de noviembre de 2011

Preparándose para los 'Big data'

[10/11/2011] ¿Ya tiene su plan Big data o grandes volúmenes de datos? Si no, puede que desee empezar a pensar en la implementación de uno.
 
Big data ha sido aclamado -o exagerado, dependiendo de su punto de vista- como un activo empresarial estratégico y clave para el futuro. Eso significa que es solo cuestión de tiempo antes de que los ejecutivos de la empresa quieran saber lo que TI piensa al respecto.
 
¿Qué decirles? De seguro, el manejo de grandes cantidades de datos no es territorio virgen para la mayoría de los departamentos de TI, pero más allá de todo el alboroto, según los analistas, big data en realidad difiere del análisis de almacenamiento de datos, minería de datos e inteligencia de los negocios (BI) que se han presentado antes.
 
Los datos se generan con mayor velocidad y variabilidad que nunca, y, a diferencia de los datos en el pasado, la mayor parte carece de estructura y materias primas (a veces llamados "datos grises").
 
Los blogs, las redes sociales, los sensores de las máquinas y los datos basados en localización están generando un nuevo universo de datos no estructurados que -cuando son capturados, manejados y analizados rápidamente- pueden ayudar a que las empresas descubran los hechos y los patrones que no fueron capaces de reconocer en el pasado.
 
"Hemos recogido datos durante mucho tiempo, pero era algo muy limitado -produjimos mucho, pero no se hacía mucho con ello", señala Paul Gustafson, director del Leading Edge Forum de Computer Sciences Corp. "Los datos se archivaron y se modeló en torno a los procesos de negocio, no se modeló como un conjunto más amplio de conocimientos básicos para la empresa. El mantra es que cambió de recolección a conexión".
 
Por ejemplo, la industria de la salud de EE.UU. podría incrementar la eficiencia y la productividad mediante el aprovechamiento eficaz de los datos relacionados con la calidad de la atención, las tasas de éxito y la historia clínica del paciente. Según un informe emitido en mayo sobre grandes volúmenes de datos, hecho por McKinsey Global Institute, se estima que la industria podría generar más de 300 millones de dólares en valor cada año, con tales iniciativas de big data. El informe también sugiere que los grandes volúmenes de datos tienen el potencial de aumentar el margen de operación de un minorista promedio en más del 60%.
 
TI está de pie en la vanguardia de esta revolución informática, según dicen los observadores de la industria. "Esta es la oportunidad para entrar a la oficina del CEO y decirle: 'Yo puedo cambiar este negocio y proporcionarle conocimiento en cuestión de segundos por un precio que no podría haber tocado hace cinco años", indica Eric Williams, CIO de Catalina Marketing.

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