La Superintendencia de Industria y Comercio (Superindustria) les ordenó a las empresas e instituciones privadas que están bajo su vigilancia asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se realicen.
Según la Resolución 8934 del 2014, el propósito de esta medida es garantizar la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la administración, los agentes estatales y la ciudadanía.
Las entidades deberán implementar los siguientes instrumentos: programa de gestión, tablas de retención, cuadro de clasificación y tablas de valoración documental, junto con el reglamento interno de archivo.
Además, se permite el uso de las nuevas tecnologías de la información en el archivo correspondiente, siempre y cuando se garantice la organización, autenticidad, consulta posterior e integridad, entre otras condiciones exigidas por la
Ley 527 de 1999.
La Superindustria concedió un año de plazo, para que sus vigiladas elaboren las tablas de retención y adopten el programa de gestión documental respectivo.
RESOLUCIÓN NÚMERO 8934 DE 2014
(Febrero 19)
Por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que
deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Superintendente de Industria y Comercio, en ejercicio de sus facultades legales y, en particular, las previstas
en la Ley 594 de 2000, el Decreto número 2578 de 2012, el Decreto número 2609 de 2012, el Decreto número
4886 de 2011 y, demás normas reglamentarias y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 8° de la Constitución Política establece como uno de los principiosfundamentales la obligación
que tiene el Estado y las personas de proteger las riquezasculturales y naturales de la Nación.
Que para el adecuado desarrollo de los objetivos y facultades que por ley están a cargo de la Superintendencia
de Industria y Comercio, así como el seguimiento de las políticas impartidas para el sector, se hace necesario
exigir a las empresas e instituciones vigiladas por esta Entidad, el oportuno cumplimiento de los preceptos
establecidos en la Ley 594 de 2000, y sus demás normas reglamentarias, con el fin de disponer de documentos,
de información útil, veraz y oportuna, para la verificación de la gestión de las mismas.
Que la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta le Ley General de Archivos ”,consagra el reconocimiento
de las reglas y principios generales que regulan la función archivística a cargo del Estado, la Administración
Pública en sus diferentes niveles, así comolas instituciones privadas que cumplen funciones públicas, entre
otras, teniendo en cuentalos fines de los archivos para disponer de la documentación organizada y la
informacióninstitucional que sea de fácil recuperación para el manejo y uso eficiente de la misma administración
puesta al servicio del ciudadano como fuente de la historia.
Que el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000 comprende la Administración - pública en sus diferentes
niveles, así como las instituciones privadas que cumplen funciones públicas, por lo cual se hace necesario
establecer que las instituciones privadas cumplan con la citada ley y, demás normas reglamentarias en lo que
tiene que ver con la adecuada organización y control de sus documentos de archivo, independientemente del
soporte en el cual se encuentren.
Que el artículo 26 del Decreto número 2578 de 2012, expedido por el Ministerio de Cultura, establece la
obligación que tienen las empresas e instituciones privadas que estén bajo la vigilancia del Estado, a contar con
archivos creados, organizados, preservados y controlados, teniendo en cuenta los principios archivísticos, las
normas que regulan el sector,las establecidas en la Ley 594 de 2000 y, demás normas reglamentarias.
Que en los artículos 35 y 36 del Decreto número 2609 de 2012, del Ministerio de Culturase prevé la
responsabilidad de los Ministerios y las Superintendencias en sus respectivos sectores, para establecer normas
en cuanto a la formulación, implementación y evaluación delprograma de gestión documental de las entidades
privadas bajo su inspección y vigilancia;así mismo, dispone que el Archivo General de la Nación coordinará con
los Ministerios y Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gestión documental deba
expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades.
Que en el artículo 24 del Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013, expedido por el Archivo General de la Nación,
delega en cabeza de los Ministerios y las Superintendencias en sus respectivos sectores, la responsabilidad de
establecer mecanismos dirigidos a las institucionessometidas a la inspección, control y vigilancia. Lo anterior,
con el objeto de que cumplan con la adecuada organización, conservación, control y servicios de sus archivos
en atencióna los parámetros señalados en la ley.
Que teniendo en cuenta lo expuesto, para efectos del adecuado desarrollo de los objetivos, funciones y
facultades a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, asícomo para el eficiente funcionamiento de
las políticas impartidas para el sector, se hacenecesario que los vigilados, cuya inspección, control y vigilancia
corresponde a esta Enŧidad, adelanten programas de gestión documental que garanticen la adecuada
organizacióny conservación de sus archivos, facilitando tanto la toma de decisiones, como el acceso
ydisponibilidad de la información, cuando esta sea requerida.
RESUELVE:
Artículo 1°. Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia por parte de la
Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con lo previsto en la ley y demás disposiciones
aplicables, cumplir con la normatividad arcvística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción,
distribución, organización,conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo,
independientemente del soporte en que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, demanera que
se garantice la disponibilidad de la información para la consulta por parte dela Administración, los agentes del
Estado y de la ciudadanía en general.
Artículo 2°. Los vigilados cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la S-perintendencia de Industria y
Comercio deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de forma que se
facilite el cumplimiento de la normatividadasociada a la materia.
Parágrafo 1°. Los archivos institucionales a cargo de los centros de archivo son las instancias responsables de
velar por el cumplimiento de las normas establecidas en la presente resolución, y deberán contar con personal
calificado y con formación específica en la materia. Los centros de archivo son responsables por la
organización, consulta, conservación,custodia, inventario, transferencia y en general la administración del
archivo.
Parágrafo 2°. Cuando se contrate con firmas especializadas la administración de susarchivos deberán dar
cumplimiento a las instrucciones establecidas en la presente resolución,así como las que la aclaren, adicionen,
complementen o sustituyan.
Artículo 3°. Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la intendencia de Industria y
Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientesinstrumentos archivísticos para asegurar la
organización de sus archivos, así:
a) Programa de gestión documental;
b) Tablas de retención documental;
c) Cuadro de clasificación documental;
d) Tablas de valoración documental y
e) Reglamento interno de archivo.
Artículo 4°. La organización de los archivos deberá realizarse a partir del cuadro declasificación documental y
de las tablas de retención documental, mediante la conformaciónde expedientes agrupados en series y sub
series documentales, atendiendo el principio deprocedencia, el orden original y el ciclo vital de los documentos,
independientemente delsoporte en el cual se encuentren, tal como lo señala la Ley 594 de 2000.
Artículo 5°. Los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio deberán contar con un comité interno
de archivo o una instancia equivalente, en la cual se adopten las decisiones relativas a la gestión documental de
la respectiva empresa o institución.
Artículo 6°. En la implementación de los programas de gestión documental se podrá contemplar el uso de
nuevas tecnologías de la información, empleando para ello cualquier medio técnico, electrónico, informático,
óptico o telemático para la producción, conser- ción y servicios documentales de archivo, siempre que quede
garantizada la organización archivística, la autenticidad, ulterior consulta e integridad, así como la
interoperabilidad de los sistemas de seguridad y perdurabilidad de la información, el ciclo vital de los domentos,
la posibilidad de reproducción, y el funcionamiento razonable del sistema, duranteel tiempo establecido en las
tablas de retención documental para cada una de las series cumentales. De conformidad con lo previsto en la
Ley 527 de 1999 y demás disposicionesque la modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. Artículo 7°. Con el objeto de facilitar el control, consulta y acceso oportuno a los documentos de archivo
producidos en el desarrollo del objeto social de los vigilados por laSuperintendencia de Industria y Comercio
deberán desarrollar programas de descripcióndocumental basados en la norma internacional de descripción
archivística -ISADS(G)-, asícomo en la NTC 4095 de 1997, expedida por el Instituto Colombiano de Normas
Técnicasde Certificación -ICONTEC.
Artículo 8°. De conformidad con la aplicación de las normas vigentes y siguiendo los parámetros establecidos
por el Archivo General de la Nación, sobre la eliminación de documentos de archivo, esta sólo podrá realizarse
con la autorización del respectivo comité internode archivo o su instancia equivalente de cada institución, del
proceso se levantará un acta a la cual se adjuntará un listado de los documentos cuya eliminación haya sido
autorizada.
Artículo 9°. Las tablas de retención documental adoptadas por los vigilados sometidosa la inspección, control y
vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio deberán remitirse a la Dirección Administrativa -
Centro de Documentación e Información-,dependencia responsable de la función archivística de esta
Superintendencia, quien dará eltratamiento que el Archivo General de la Nación determine.
Artículo 10. Cuando se supriman, liquiden o fusionen instituciones privadas vigiladaspor esta Entidad, la
institución privada deberá proporcionar el recurso humano, así como losmedios físicos, tecnológicos y
económicos que se requieran para la adecuada conservación,organización, administración y consulta de sus
documentos.
En caso de supresión, liquidación o fusión de un ente cameral, la Cámara de Comercio que acoja los
comerciantes, será quien continúe administrando dichos registros, por lo cual no es procedente que los mismos
sean enviados a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo 1°. Para los casos no previstos en que cesen definitivamente las funcionesde una empresa o
institución privada vigilada por esta Superintendencia, las series documentales deberán ser entregadas a las
entidades que asuman sus funciones o a falta deesta a la Superintendencia de Industria y Comercio para
garantizar los derechos de los exempleados y ciudadanos.
Parágrafo 2°. Para la entrega de archivos y documentos históricos se debe coordinar sutransferencia
documental con el Archivo General de la Nación.
Artículo 11. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá realizar en cualquiermomento visitas de
inspección, control y vigilancia con el fin de verificar el cumplimientode la normativa establecida en la ley.
Artículo 12. La presente resolución establece un plazo de un (1) año contado a partir de su entrada en vigencia,
para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el
programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e
implementación de la gestión de documentoselectrónicos de archivo, así como un plan para la organización de
fondos documentales acumulados.
Artículo 13. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 19 de febrero de 2014.
El Superintendente de Industria y Comercio,
Pablo Felipe Robledo del Castillo.
