Los abogados empiezan a modernizarse

Aunque generalizar implica tratar injustamente a unos por los méritos (o deméritos) de otros no puedo dejar de utilizar a “los abogados” como referencia de un “grupo” de profesionales (odio la palabra “colectivo”) que se caracterizan por ser auténticos trogloditas en el uso de las herramientas informáticas. Debo decir en su defensa que están muy condicionados por los jueces / juzgados que están más allá de la prehistoria en lo que a uso de herramientas TIC se refiere, al menos en España. Para nada sirve a un abogado tener sus documentos archivados en Oracle y firmados digitalmente si el juez le va a pedir una fotocopia compulsada por un notario ¡qué horror!

Para que veas que no es una apreciación subjetiva mía (que me caracterizo por ser bastante crítico con los que no tienen un escáner encima de la mesa) un ejemplo: hablaba la semana pasada con un abogado de Granada, bastante joven y con un despacho muy conocido que tiene en su bandeja de entrada ¡6.000 correos! Yo me pongo nervioso si tengo más de 30 y él tiene 6.000 (si no te horroriza el dato, no sigas leyendo porque no estarás de acuerdo con lo que voy a decir aquí).

Pero hay un dato más interesante de este abogado, que considero representativo de este grupo de profesionales: los papeles. Montañas de papeles. Literalmente. No solo en el archivo, y 4 trasteros que tiene alquilados solo para eso. Montañas de papeles en su despacho. En las mesas. En las estanterías. ¡En el suelo! Si en la bandeja de entrada tiene 6.000 correos con, pongamos, una media de 10 folios por documento, es decir, unos 60.000 folios “almacenados”, solo en su despacho debe haber unas 20 montañas de papeles de 40cm de altura. Digamos unos 80.ooo folios. ¿Puedes encontrar un contrato importante, una liquidación de gastos, una factura concreta… entre 80.000 folios completamente desordenados?
Si yo fuera él, tiraría a la basura los 80.000 folios, y los 6.000 correos y empezaría de cero. Para lo que le sirven “archivados” así, es casi lo mismo que no tenerlos.

Pero vamos a la parte constructiva. Este amigo (espero que no lea este post y deje de serlo) representa muy bien los dos problemas de la gestión documental. Primero, sin duda primero en el tiempo, el problema de manejar miles de documentos en papel. Es un problema “físico”, ocupa espacio, se llenan de polvo, manejalos es complicado y lento. Encontrar algo es muy laborioso, si es que lo encuentras. La solución, por supuesto, es escanearlo todo. O, mejor aún, trabajar directamente con los documentos digitales. No imprimir los documentos adjuntos a un correo, ni el propio correo. No pedir copias en papel a los clientes. ¡No hacer fotocopias! por supuesto. Eso es una aberración propia del Pleistoceno, cuando había árboles que cortar y no existían los escáneres actuales a doble cara.

En resumen : lo primero es pasar todos los documentos a formato electrónico.

Pero ahora llega la segunda parte, de la que también es un buen ejemplo: ¿cómo organizo los documentos electrónicos? Porque a los 6.000 correos en la bandeja de entrada hay que sumar los 80.000 folios escaneados de su despacho más otros 200 ó 300 mil de los archivos y trasteros. La respuesta es evidente: hay que utilizar un programa de gestión documental que te permita almacenar todos esos documentos en una estructura sencilla, segura y, sobre todo, con facilidades de búsqueda.

Todo ésto ya lo he comentado otras veces. La novedad, para mí, es que hace un par de días hablaba con otro abogado, en este caso con un despacho en el Paseo de la Castellana en Madrid. Y le comenté, como a tantos otros, que el documento electrónico tiene que llegar ya a los juzgados y los despachos. “¡Claro que sí!”, me dijo. “Ya ha llegado. Hace unos meses llevamos a un juez una montaña de unos 5000 folios con los documentos para un juicio y nos dijo que en papel no, que en formato electrónico. Así que escaneamos todo y, ya que habíamos empezado, seguimos por el resto del despacho. Teníamos 2 pisos, uno de ellos dedicado casi en exclusiva al archivo de documentos. No hemos dejado nada. Los hemos destruido. El problema es que ahora me cuesta encontrar los documentos porque el programa de gestión que tenemos no los gestiona bien”


Tomado de
http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2010/08/25/los-abogados-empiezan-a-modernizarse/

Análisis Predictivo como Maestría. Universidad estadounidense abre nuevo Centro de Predictive Analytics y ofrece especialización a sus estudiantes

IBM (www.ibm.com) y el Colegio de Cómputo y Media Digital de la institución educativa estadounidense DePaul University (www.depaul.edu) han anunciado un nuevo Centro para el Data Mining y el Análisis Predictivo con el objetivo de ofrecer a los estudiantes especialización en predictive analytics. Como parte del programa, DePaul también ofrece a los estudiantes una Maestría de Ciencias en Análisis Predictivo. Artículo escrito por Richard Herschel en el portal de tecnología www.b-eye-network.com

Estados Unidos alista las defensas para la ciberguerra

El gobierno de Estados Unidos ha abierto el Cyber Command, un nuevo centro de ciberdefensa (?) en Maryland. ¿Qué se hace en esta flamante instalación? Aquí es donde los hackers militares protegen a las redes de comunicaciones del país en contra de otros piratas informáticos. A raíz del proyecto de ley sobre ciberseguridad, un nuevo concepto ronda por los pasillos de la Casa Blanca: ciberguerra.
La ciberguerra es uno de los trending topics para los departamentos de defensa de diferentes países en 2010. Cerca de 20 naciones han creado instalaciones militares de ciberdefensa contra cualquier ataque extranjero. ¿Tuberías de gas que estallan, apagones en redes de energía eléctrica? Todo suena a argumento de película de Bruce Willis, pero el temor de un atentado de esta naturaleza a través del Internet es real entre los expertos.

Mientras que en Estados Unidos se preparan con un arsenal (muy a su estilo), en Europa han preferido crear tratados que regulen la creación de armas informáticas, un poco al estilo de los acuerdos de no proliferación de armas nucleares. A través de estos pactos, las naciones establecen reglas en el derecho internacional como respuesta a algún ciberataque, y autorizan sanciones a las naciones que los realicen.
"Una ciberguerra podría ser peor que un tsunami --- una catástrofe", advierte Hamadoun Touré, un oficial de Naciones Unidas que presiona acerca de un tratado global en la materia. El diplomático citó ciertos ataques originados en Rusia sobre los sistemas computacionales de Estonia en 2007. Aunque no se puede culpar a los rusos del ataque, parece que en Moscú alientan a grupos locales de hackers a experimentar con tácticas en línea.
Es cierto que el término ciberguerra sigue siendo exagerado. Hasta ahora, ninguna nación ha puesto en riesgo ningún sistema de abastecimiento, comunicaciones, financiero o armamentístico a través de un ataque en la red. La razón principal porque este tipo de sabotajes aún no se dan es que muchos de estos sistemas no están conectados a Internet. Puro sentido común.
Sin embargo, ya que la naturaleza de las ciberarmas es difícil de predecir, la ONU está empujando para que se cree un nuevo esquema de reglas al respecto. Quizá entre las grandes potencias sólo se dé una Guerra Fría (nadie sería lo suficientemente tonto como para atacarse directamente), pero nada los frena de barrer con los sistemas obsoletos de algunos países en desarrollo, o como un marco para proteger a las empresas transnacionales que acumulan información sensible (¡hola Google!). Como sea, ya comienzan a surgir las trincheras. ¿Será que la próxima guerra mundial se libre en los servidores?

Seguridad en la información, el reto para las empresas para evitar desastres

Uno de los activos más importantes de una empresa es la información. Sin embargo, pocas veces se toman todas las medidas para protegerla, y un desastre informático puede hacerla perder para siempre.
Nadie duda de los beneficios de la tecnología informática en la operación y  vida de las organizaciones. Los procesos de comunicación, productividad y manejo de información dependen casi por completo de distintas tecnologías.
Los archivos son vulnerables, enfrentan desde riesgos informáticos, daños en discos duros, virus y ataques de delincuentes digitales, hasta riesgos físicos, como desastres naturales o daños humanos.
 Un informe del analista Jim Hoffer señala que a comienzos de la década, las empresas que sufrían una pérdida de la información principal, el 43% quebraba, 51% cerraba en los dos años siguientes, y sólo 6% sobrevivía en el largo plazo.
Los riesgos, así sean bajos, siempre estarán presentes: desde ataques informáticos, virus y malware, hasta terremotos, incendios y ataques terroristas, pasando por el error humano de los empleados, huelgas, fallas de los equipos o el software y problemas legales como el decomiso o cierre de equipos y oficinas.
El Plan de Recuperación de Desastres
Este plan (DRP, por su sigla en inglés) consiste en un proceso de recuperación que establecen las organizaciones y que cubre no sólo los datos, sino también el hardware (los equipos) y el software (las aplicaciones) críticos, para que una organización pueda reiniciar sus operaciones en caso de un desastre informático.
La recuperación de desastres se asocia con otro concepto, el Plan de Continuidad de Negocios (BCP, por su sigla en inglés), el cual busca que las empresas no interrumpan su operación ni siquiera en casos extremos.
Los elementos de un Plan de Recuperación de Desastres varían según el tamaño, el sector y el nivel tecnológico de la organización, pero en esencia se pueden clasificar en humanos y tecnológicos. Entre los humanos, no pueden faltar la sensibilización y comunicación entre los empleados y socios de negocio acerca de los riesgos y las políticas de prevención, así como planes de contingencia para trabajar ante la falta de equipos o de oficinas

Canon aumenta las velocidades de escaneado con los nuevos CanoScan LiDE 210 y CanoScan LiDE 110

Los nuevos modelos, que sustituyen al LiDE 200 y al LiDE 100, combinan mayores velocidades de escaneado con la producción de magníficos escaneados de fotografías y documentos

Los escáneres CanoScan LiDE 210 y CanoScan LiDE 110 ofrecen un escaneado nítido y rápido a velocidades considerablemente superiores. El CanoScan LiDE 110 ha reducido el tiempo de escaneado de A4 300 ppp a aproximadamente 16 segundos, en comparación con los 24 segundos del LiDE 100, mientras que el CanoScan LiDE 210 lo ha mejorado a aproximadamente 10 segundos, frente a los 14 segundos del LiDE 200.

 

IBM adquiere Datacap

El objetivo de IBM es mejorar su oferta en las aplicaciones desarrolladas para el procesamiento de la información

Datacap es una compañía dedicada al desarrollo de soluciones de captura, gestión y automatización de la información. Destaca de Datacap los esfuerzos realizados en lo que se refiere a la clasificación de documentos.

La adquisición refuerza las capacidades de IBM para ayudar a las organizaciones en la digitalización, gestión y automatización de su información, en particular aquellas que utilizan cantidades importantes de documentación en papel, como son las instituciones sanitarias, las aseguradoras, la administración pública y los bancos.

 

 

ALMACENAMIENTO EN RED O NAS

Fotos digitales, vídeos, música y mucho más: el volumen de los datos personales que guardamos crece cada día. Es por esto que la búsqueda de una solución segura y simple de almacenamiento está en la mente de todos los usuarios de computadoras.

Por una parte, es importante que los datos estén siempre accesibles, y, en algunos casos, también por varios usuarios. Una opción son los discos duros externos, pero la logística puede resultar complicada. Una mejor solución es el almacenamiento en red o NAS (del inglés: Network attached storage).

NAS se refiere a una caja que contenga uno o más discos duros, además de un procesador capaz de asumir las funciones de servidor normal de archivos. El NAS no se conecta a una sola computadora, sino más bien directamente a la red doméstica mediante un cable Ethernet unido al router.

"La formación de redes se hace cada vez más popular en los hogares”, señala Roland Stehle, de la Sociedad alemana de Electrónica de Entretenimiento y Comunicaciones (GFU) en Fráncfort. Tal como podría esperarse, el almacenamiento NAS es también de interés para el consumidor. Fabricantes de estos accesorios son entre otros Buffalo, Netgear, Plextor y Western Digital.

La principal ventaja de un sistema NAS está en la centralización del almacenamiento de datos. "Interesa especialmente a familias con dos o más computadoras en casa”, dice Daniel Mauerhofen, de Western Digital. Todos los que tienen acceso a la red doméstica pueden acceder a los datos. Películas, fotos y música son también disponibles para todos.

El administrador de la red define quién tiene acceso y a qué material durante la configuración inicial. El procedimiento de instalación tampoco es tampoco demasiado complicado. "La interfaz de usuario para estos accesorios es similar a la que se halla en Windows”, señala Boi Feddern, de la revista alemana "c't".

Hay modelos simples ya disponibles por unos 100 dólares. En muchos casos se trata de accesorios NAS conectados directamente, llamados también NDAS. A diferencia de NAS, estos accesorios no incluyen una función de servidor. Toda computadora que necesite acceder a él tiene que tener un software cliente instalado. Las soluciones NAS usan permiso para compartir carpetas a fin de trabajar sin software cliente.

Más allá de sus funciones como servidor, un sistema NAS puede ser también usado como unidad central de almacenamiento para la biblioteca mediática del iTunes. Algunos modelos también puede ser usados para alojar una página web online. En algunos casos admiten también acceso remoto a los datos. Los usuarios conectan entonces su NAS desde Internet, tal como si estuvieran en casa.

NAS puede trabajar con consolas como la Playstation 3, pero el comprador con perspectiva debe asegurarse de que la unidad de almacenamiento respalda también la norma de redes DLNA. Si fuera así, la consola puede ser usada para transmitir cosas como las fotos de vacaciones almacenadas en la red NAS en un televisor.

Versiones NAS más costosas generalmente incluyen un procesador más rápido y tienen velocidades más altas de almacenamiento. Mientras más rápido sea el accesorio, mayor será su consumo de energía. Opciones de ahorro de energía se encuentran generalmente sólo en aparatos de más de 300 dólares, conectándose al modo de hibernación de bajo consumo energético cuando ninguna computadora está accediendo a la red.

Unidades que incluyen varios discos duros son una buena opción que tampoco cuesta mucho más dinero. Ofrecen la ventaja de tener una capacidad de almacenamiento expandible. Otros beneficios de un NAS con dos o más discos duros es que se puede hacer copia de seguridad de los datos para una mayor seguridad. La información guardada sólo en un NAS pero en ninguna otra parte más necesita una segunda solución de copia de seguridad. Los modelos NAS suelen incluir un puerto USB para facilitar la conexión de un disco duro externo.