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Pantallas tactiles, flexibles

Custodia de documentos electronicos en las sedes electronicas Web

Con cierta lentitud, pero de modo muy firme, muchas empresas están activando sus Sedes Digitales Web y entonces comienzan a ser más conscientes de la potencia y seguridad que realmente tienen, precisamente con el uso diario tanto de la propia organización como por sus clientes.

Han reducido de un modo brutal envíos inseguros o inadecuados de correo electrónico y mejorado en gran medida el modo de trabajo de sus clientes, que ven cómo pueden acceder siempre a la sede de su proveedor a encontrar, descargar o incluso subir cualquier información que desean.

Que han perdido un fichero que recibieron por correo ?  se conectan a la sede electrónica de su proveedor y ahí está, firmado, seguro, salvado, siempre a su disposición.

Recientemente se suscitaron una serie de comentarios en un cliente de una sede digital web, ya que necesitaba acceder a un documento antiguo que él sabía que había estado en la sede digital del proveedor pero no lo encontraba. Comenzó la fiesta y las interpretaciones.

“Pero yo pensaba que todos los documentos de la sede se salvaban para siempre, o al menos eso creía !! ”

Realmente ese problema que pudo haberse dado (la infraestructura que soportaba las sedes digitales era Masbytes y tenía salvada TODA la información) se debe a que existe una grave ambigüedad en los servicios que se ofrecen en internet, máxime con el crecimiento del modelo SaaS y activación de muchos servicios “en la nube”.

Realmente todos los que dicen que salvan tus datos los salvan PARA SIEMPRE?

Aqui existen todo tipo de estrategias, pero lo primero es mirar muy bien el contrato de servicio que firmamos con el proveedor, ya que en muchas ocasiones no se especifican más que “se realiza un backup diario”, pero que no clarifica (sin mala intención normalmente) cual es el alcance de ese backup, cual es el período de retención de los documentos de ese backup, durante cuánto tiempo será factible recuperar algo de ese backup, cuándo ese backup “habrá desaparecido” porque otro “mas reciente” ocupó su lugar (aunque podrían no existir en él todos los documentos del primero..).

Cuando formalizamos un acuerdo con una infraestructura que va a lanzar Sedes Electrónicas Web para el mundo de la pyme, hacemos hincapié en la importancia del “tipo de backup” que va a conectarse al servicio de sede digital, e insistimos en que se clarifique el verdadero alcance de ese backup.

Muchos clientes no saben que una buena parte de su “información viva” reside en los backups una semana como mucho, y el siguiente backup que se realiza “sustituye” o “machaca” el anterior. Este servicio es perfectamente válido para la inmensa mayoría de los clientes de una sede digital, pero completamete insuficiente cuando te comprometes como organización a custodiar durante x años TODOS los documentos generados para tus clientes , además de aquellos que el propio cliente haya “subido” a la sede digital con la confianza de que tus backups los salvarán y “siempre estarán ahí”.

Nadie está libre de riesgo

No hay peor estrategia que la ambigüedad en estas cuestiones, ya que puedes perder limpiamente un cliente (y no vamos a entrar en denuncias legales) si “el creyó”, tras la lectura del contrato ambiguo, que el backup que se realizaba salvaba para siempre la información, o al menos para los 5 años que muchas administraciones exigen en ciertos documentos.

Las Sedes Electrónicas Web en el mundo Pyme estan avanzando a pasos agigantados, como puede demostrar Masbytes en su día a día, pero ha sido en fechas muy recientes cuando se ha “CONECTADO” al sistema de sedes electrónicas web el servicio de CUSTODIA DOCUMENTAL, lo que permitirá definir con mucha mayor claridad los períodos de retención mínimo de la documentación y que ni los propietarios de las sedes, ni los clientes de estas, se llamen a engaño, sabiendo que su información va a estar todo el período fijado y asegurado en 2 DataCenters distantes y sincronizados.

Este cambio fundamental en las Sedes Electrónicas Pyme, que desde analiTICs21 promovemos en infraestructuras excelentes (Masbytes, Nlink, CITINavarra), llega casi a la vez que la incorporación de TRACTIS como elemento fundamental en la autenticación con certificados de muchos paises del mundo, facilitando el acceso con DNI electrónico para clientes sin que éstos hayan tenido que instalar los drivers del DNIe, elemento este que definía un caso de uso muy negativo.

Muy al contrario, mediante la autenticación con certificados vía TRACTIS, que utilizan loscomandos APDU del DNIe, la experiencia es tan abrumadoramente distinta, que es lo que nos lleva a proponer el mundo:

!! No instaleis los drivers del DNIe por favor, porque vuestra experiencia de uso con nosotros será extraordinaria” !!

Pero volvamos al elemento central del artículo, la conexión de las Seled Digitales Web ecoPFN a servicios especiales de backup longevo.

Los clientes de una Sede Digital deben disponer de capacidades especiales

Quienes se planteen disponer de un servicio de Sede Digital, deben tener en cuenta que existen unos pocos servicios críticos, sin los cuales no estaremos hablando realmente de una Sede Electrónica sino de un espacio de intercambio (Dropbox, google doc ejem) o un simple espacio FTP. Concretamente debería poder:

Subir y descargar en cualquier momento:  desde cualquier lugar, mediante acceso seguro y autenticación fuerte, que incluya certificados digitales sólidos, incluyendo DNIe.

Firmar electrónicamente cualquier fichero: Los usuarios de una Sede Digital tendrán la posibilidad de firmar cualquier documento en el instante que decidan, desde cualquier lugar.

Cifrar y descifrar ficheros: Por mucha que sea la confianza que depositemos en la infraestructura que mantiene los sistemas, es vital que dispongamos de posibilidad de cifrar/descifrar la información que va a ser alojada, de modo que ni siquiera un técnico indeseable esté en condiciones de ver sus datos.

Realizar Backups automatizados:  Su infraestructura debe salvar los datos de modo automatizado, bien sea un backup “normal” o mediante un servicio de custodia documental que mantenga toda su información un período definido de años.

Crear ilimitadas cuentas sin coste adicional: Dispone de cientos de clientes y empleados? entonces deberá poder crear automáticamente cuentas para que se conecten y descarguen información sencillamente, e incluso firmen documentos o contratos eficazmente, mediante  usuario/contraseña  y/o  certificado electrónico.

Subir cientos o miles de archivos automáticamente:  Y que sean firmados o cifrados (o ambos), notificando automáticamente a sus clientes.

Autenticación con certificados: Cualquier certificado electrónico, incluyendo el DNIe (siempre que la entidad emisora incluya servicios de validación de sus certificados en tiempo real -a diferencia de la FNMT-) deberá servirnos para identificarnos en la Sede Digital, como uno de los elementos clave que nos recuerdan a la evolución de los cajeros automáticos.

Controlar qué ocurre en la Sede:  Tener completo control de qué sucede, quién accede, qué se ha descargado tal usuario, qué ha subido este cliente.., y en definitiva diponer de una buena trazabilidad ligada a la información y los usuarios es muy importante.

Calidad de servicio

 Cuando nos planteamos como organización dar el paso de tener nuestra Sede Digital Web (Sede Electrónica Web), es fundamental conocer elementos básicos como ancho de banda garantizado,velocidad de descarga y calidad de servicio, ya que hay quien instala esta funcionalidad en su propia empresa y observa desesperado que la calidad del servicio y velocidad es de una calidad horrible, además de que ocasiona un cuello de botella en su ADSL y pierde prestigio entre sus clientes.

Las imágenes que vemos en este artículo corresponden a una de las infraestructuras más sólidas que ofrecen actualmente el servicio a las pymes de Sede Digital Web ecoPFN (Masbytes) en España, al ser un ISP experimentado.

Líneas redundantes y servicio no sólo de Backup sino de Custodia son su mayor diferenciador, lo que evita pérdidas de documentos al mantenerlos todos, aunque sean borrados de la Sede por un usuario.

Comunicaciones excelentes

 En esta imagen podemos apreciar datos del 2010 en Masbytes, de una de sus líneas, que muestra datos entrantes y salientes. Los clientes disponen de 2Mb garantizados, aunque pueden contratar mucho más para su Sede Digital si así lo desean.

  Idéntica información de otra de las líneas, que aportan seguridad adicional.

Una línea de servicios de futuro

Aún no ha llegado a la PYME de modo nítido la necesidad de disponer de su Sede Electrónica, pero eso está ocurriendo en estos momentos, al menos en España, donde la confluencia de medidas, legislación, iniciativas del Gobierno y Ley 11/2007 están creando un contexto muy rico. Si a esto unimos la profunda crisis (económico/política/institucional) e incremento de servicios en Internet, la Sede Digital Web va a ser una realidad para miles de ellas.

Quiere eso decir que las empresas no usarán las Sedes Electrónicas de la Administracion pública?  De ningún modo !

Estos nuevos servicios poco a poco van siendo activados y caminan en la misma dirección, aportando mismas experiencias de uso, pero no entran en la utilización tan versátil que la Pyme requiere en cuanto a su información y la de sus clientes.

Las Sedes Digitales Web como la que vemos en este artículo, que Masbytes ofrece  a las pymes de todo el mundo (en diferentes idiomas), disponen ya de varias herramientas y API´s que posibilitan que una empresa suba de modo automatizado cientos o miles de documentos a su Sede Electrónica, incluso desde su ERP, siendo firmados y alojados en cada una de las zonas de sus clientes, que serán avisados automáticamente de ese suceso y sabrán que tanto facturas como otros ficheros están ya en la plataforma de custodia online a su disposición.

Son muchas las Asesorías (laborales, fiscales, etc) que están activando en primera instancia sus Sedes Digitales Web, ya que normalmente son un tipo de empresa avanzada, eficaz, celosa del rendimiento y reducción de costes, que está sensibilizada por la seguridad y el cumplimiento legal !

Pero son simplemente la avanzadilla ! A ellas se van a sumar miles de empresas que por muy pocos euros al mes dispondrán de este nuevo servicio, este nuevo paradigma de la empresa del futuro que tendrá una ubicación física pero tambien una Oficina Electrónica moderna.

Por último, es importante que extrememos el cuidado y seamos concientes de si disponemos de un backup o de un servicio de Custodia Documental “conectado a” su Sede Digital, ya que un simple backup nunca salvará toda la información sino que se limitará a tener los datos de la última semana o último mes. Esto significa que si hoy comprobamos que hace diez meses se borró un fichero inadvertidamente, ya no estará recuperable, ya que el backup normalmente tendrá la información de unas pocas semanas atrás.

El servicio de Custodia Documental, como el que Masbytes ofrece conectado a las Sedes Electrónicas Web ecoPFN para pymes, nos permitirán aumentar el período de retención de los ficheros, sea uno o cinco años.

No te quedes atrás en el proceso de disponer de tu propia Sede Electrónica Web, como servicio avanzado que ofrecerás a tus clientes y para tu propia organización. Diferenciarnos constantemente de nuestra competecia y aportar nuevos valores a nuestros clientes son medidas clave en la situación actual!

Está naciendo un nuevo modo de hacer, una nueva forma de relacionarnos con nuestros clientes, aportando capacidades de firma y cifrado, ahorrando papel de modo extraordinario y mejorando la seguridad, como una de las síntesis de tanto cambio tecnológico y crisis.

 Asistimos a este despegue y es mejor que seamos conscientes de ello.

MailStore, copias de seguridad de tu webmail de forma sencilla

Como sabréis hace algún tiempo muchosusuarios de Hotmail perdieron el acceso a sus bandejas de correo y por lo tanto todo su email. Algo parecido pasaba hace unos días con el servicio de la todopoderosa Google, salvo que esta vez no se sabe si se podrán recuperar los correos.

Para evitar sustos, leyendo ghacksdescubro MailStore, una aplicación que nos ayuda a hacer una copia de seguridad de nuestro servicio de webmail.

Aunque hay varias formas de hacer unbackup de nuestro correo web, dependiendo por supuesto del proveedor que tengamos, MailStore lo simplifica todo a un par de pasos siempre que nuestro correo soporte los protocolos POP3 o IMAP, utilizados para el acceso al correo desde aplicaciones externas como gestores, clientes móviles o en este caso herramientas.

Para realizar las copias de seguridad simplemente hay que seguir las instrucciones en pantalla, teniendo siempre a mano los datos POP3 / IMAP de nuestro servicio de correo.

Al abrir MailStore se nos mostrará la siguiente lista de opciones:

• Microsoft Outlook
• Microsoft Exchange
• AVM KEN! Mailbox
• Mozilla Thunderbird
• Mozilla SeaMonkey
• Windows Mail
• Windows Live Mail
• Google Mail
• IMAP Mailbox
• POP3 Mailbox
• E-mail Files

Como podéis ver MailStore no sólo permite acceso a cualquier webmail con soporte para los citados protocolos sino que también nos facilita el acceso en determinados casos como Gmail y además permite hacer copias de seguridad de clientes ya configurados como Thunderbird o Outlook. Además se trata de una herramienta totalmente gratuita y que se puede descargar desde la página oficial.

Kodak lanza Familia i2000

Agregue una función inteligente a su oficina con Smart Touch.

Piense por un instante en las operaciones de digitalización de varios pasos que se repiten una y otra vez, día tras día. Digitalizar, editar, dar nombre, elegir un formato de archivo... Es demasiado repetitivo. Imagínese ahora la cantidad de tiempo y dinero que podría ahorrar si realizase todas estas tareas con solo presionar un botón. Es lo que ofrece la funcionalidad Smart Touch de KODAK.

El scanner KODAK i2400 con la funcionalidad Smart Touch integrada le permite capturar, administrar, procesar y ofrecer archivos en PDF y otros formatos; de esta manera, automatiza procesos que antes llevaban mucho tiempo.

Por ejemplo, una empresa podría configurar el proceso de digitalización de los pedidos de compra como la opción 3. De este modo, si se necesitase digitalizar pedidos de compra, solo habría que presionar un botón para seleccionar “3” y los documentos se digitalizarían y enviarían al destino adecuado, sin necesidad de entrenamiento ni programación. Consiga que su trabajo sea más sencillo, rápido y eficiente gracias a la funcionalidad Smart Touch de KODAK.

Más formas de automatizar el trabajo.

Mayor productividad, mayor potencia de procesamiento de imágenes: la iluminación LED doble permite un inicio más rápido, ya que elimina el tiempo de calentamiento de la lámpara, para ofrecer una respuesta inmediata, así como claridad, uniformidad y estabilidad de color de imagen superiores.

Mayor versatilidad: la bandeja de salida extensible de almacenamiento automático junto con la capacidad de manejo de papel permitirán digitalizar todo lo que desee: documentos pequeños o grandes, gruesos o finos, tarjetas de identificación o incluso tarjetas con relieve.

Mayor fiabilidad: el fiable alimentador de 50 hojas y la bandeja de papel integrada facilitan la digitalización.

Más posibilidades: digitalice cómodamente documentos especiales con el accesorio opcional de cama plana para A4 de KODAK, que se conecta y desconecta en cuestión de segundos mediante conectividad USB.

Kodak Lanza Familia i5000

Más allá de lo bueno está lo excepcional: una revolución en la inteligencia aplicada a la generación de imágenes, solo de Kodak.

Kodak –el líder en el mercado del gran volumen de producción– proporciona resultados excepcionales nunca vistos hasta ahora para su empresa gracias a los scanners de la serie Kodak i5000.

La innovadora arquitectura digital ofrece lógica y capacidad de programación que constituyen ventajas para hoy y mañana, por ejemplo, la asignación optimizada de memoria, las rutas de procesamiento y las funciones de personalización para sus flujos de trabajo. Cargue cualquier combinación de documentos distintos y el scanner de la serie i5000 encontrará la forma más rápida de digitalizarlos, realizar funciones de generación de imágenes, extraer datos y apilar ordenadamente los originales.

La mejor relación entre rendimiento y coste total de propiedad de su clase

Maximice su inversión procesando y administrando más datos: hasta un 33% más de precisión que determinados competidores, incluso con todas las funciones de imagen activadas*.

Administre sus documentos con la inteligencia que merecen.

Aumente considerablemente el volumen de procesamiento y la precisión para que sea posible tomar decisiones bien documentadas más rápidamente, para que los procesos empresariales se agilicen y para que pueda proporcionar un mejor servicio de atención al cliente. Se trata de inteligencia y poder para sus documentos y su empresa. Los dispositivos están diseñados para que se necesite una menor interacción humana, desde la alimentación, hasta la generación de imágenes pasando por el apilado.

Sin demoras, velocidad nominal de 140 ppm con todas las funciones de imagen habilitadas.

Efectúe actualizaciones sin necesidad de adquirir hardware adicional

Versatilidad y ahorro en las actualizaciones sobre el terreno: transforme las especificaciones de un scanner Kodak i5200 en las de un scanner Kodak i5600 y obtenga rendimiento a medida que el volumen aumenta.

Componente único, eficiencia de pantalla sensible al tacto

Haga que las tareas complejas y repetitivas sean tan fáciles como presionar un botón. Simplifique las tareas, en función de los pedidos de trabajo más habituales, con las teclas de función programables para reducir la intervención humana, a la vez que mejora la precisión y los tiempos de procesamiento. Visualización de gran angular con dos posiciones ergonómicamente correctas: pantalla sensible al tacto a todo color

* Hasta un 33% más de precisión según pruebas internas realizadas por Kodak. Información en archivos.

Google lanza un gestor de almacenamiento en la nube de hasta 16 terabytes

Aunque dirigido a todo el público, la nueva herramienta de Google denominada User Managed Storage, va dirigida a todos aquellos grupos o individuos con necesidad de ampliar la capacidad de sus google apps. Generalmente empresas o compañías con grandes necesidades debido al volumen de su actividad diaria.

La herramienta significa una ampliación de la capacidad que ya tenía cualquier usuario a través de las Google Apps y con el que se podrá ampliar el espacio una vez agotadohasta los 16TB. Desde Google indican que este servicio ayudará en gran medida a la ampliación de documentos en Google Docs, la sincronización de documentos de Office en la nube a través de Google Cloud Conect para Microsoft Office o compartir y almacenar fotografías en Picasa Web Album.

Los precios mostrados a través de una tabla me parecen bastante justos o al menos acorde a los servicios similares de la compañía. Desde el espacio extra más bajo (20GB a 5 dólares) hasta el más alto (16TB a 4.000 dólares) existe un amplio abanico de opciones a elegir por cada usuario/empresa.

Por contra, tenemos una mala noticia sobre el lanzamiento de User Managed, y es que no podrá aplicarse para Gmail. Google no ha querido aumentar la capacidad de su correo electrónico, así que las empresas seguirán en el techo de los 25GB de máximo. Tampoco podremos compartir el espacio con otro usuario, algo lógico por otra parte. El almacenamiento solamente se aplicará a una cuenta.

Poco más que decir. Con este movimiento, la compañía adquiere una posición más consolidada entre las empresas o instituciones que manejan diariamente grandes espacios en la nube. Como os decía al principio, si formas parte de ese grupo que necesita los 16TB, Google facilita el recibo/envío de los documentos de Office a la nube a través del servicio de Cloud Connect. Os dejo el vídeo.

Cinco herramientas web para ayudarte en tus trabajos académicos

Internet es un recurso maravilloso para poder llevar a cabo cualquier trabajo académico, independientemente del nivel de estudios que tengas. Sabemos que la información que podemos encontrar en la web es mucha y muy basta, pero además de eso hay una gran cantidad de herramientasonline que te facilitan todo a la hora de hacer un trabajo académico como una tesis, un ensayo o una investigación.

En el transcurso de mi vida universitaria me he visto en la necesidad de usar muchas de estas herrmientas, descartar algunas y quedarme con las que me han parecido más útiles. Hoy me gustaría compartirles las 5 herramientas web que me han ayudado más a la hora de hacer mis trabajos académicos.

Entre ellas hay algunas muy conocidas y otras que no lo son tanto, pero todas me han sacado de apuros en más de una ocasión. Espero que les sean útiles, aunque también me gustaría que compartieran en los comentarios las que más les han servido a ustedes y que sugerirían a los demás lectores.

Dropbox

Tu computadora es peligrosa, nunca confíes en ella. Los datos que guardamos ahí pueden perderse de un momento a otro. Un virus, un derrame de café o simplemente la muerte de tu disco duro pueden significar la pérdida de horas y horas de trabajo invertido. No hay que dejar nada al azar.

Es ahí donde entra Dropbox. Esta herramienta te permite hacer varias cosas. Puedes compartir archivos con otras personas (en caso de que estemos haciendo trabajos colaborativos), sincronizar carpetas entre varios equipos (lo que te permite mantener tu trabajo actualizado si usas más de una computadora) y algo muy importante: crea un respaldo online de tus archivos.

Además de que mantendrás tus datos seguros, tendrás la posibilidad de acceder a tu trabajo académico desde cualquier lugar y en cualquier momento mientras tengas acceso a Internet y un navegador. Sin lugar a dudas una de las mejores herramientas de almacenamiento en la nube.

Zotero

Después de leer muchísimos libros e igual número de webs suele suceder que además de obtener muchos conocimientos, obtendremos muchísimas referencias bibliográficas. Si son personas organizadas es probable que tengan un montón de tarjetitas catalogadas por tipo de referencia, cita y autor. Pero si no lo son, seguramente agradecerán una herramienta que haga esto por ustedes.

Zotero es la solución a tus problemas. Es una extensión de Firefox que te permite administrar tus fuentes bibliográficas, compartirlas y exportarlas al formato que más te guste. Reduce dramáticamente el tiempo que tardamos en crear una bibliografía, sobre todo en trabajos largos llenos de referencias. En verdad vale la pena usarlo.

Remember The Milk

Algo que es muy común a la hora de hacer un trabajo académico es no saber lo que sigue. Muchas veces estamos tan concentrados en una etapa o capítulo de nuestra investigación que al terminarlo nos damos cuenta que no sabemos cuál es el siguiente paso. Después de años de experiencia he llegado a la conclusión de que la solución más simple es la mejor.

De eso se trata Remember The Milk. Un servicio extremadamente sencillo —y popular— que te permite mantener una lista de tareas por hacer. La gran ventaja es que lo puedes usar en Gmail, en tu teléfono —ya sea iPhone, Android o Blackberry— y además tiene compatibilidad con otros servicios online, lo que te permite sincronizar tus listas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Es sencillo pero a la vez muy completo.

MindMeister

Muchas veces estructurar las ideas en nuestra mente es más difícil de lo que parece y tenemos dificultades para poder plasmar nuestras ideas en texto. En estos casos una herramienta ideal son los mapas mentales.

De entre todos los servicios para crear mapas mentales en línea Mind Meister me ha parecido el mejor. Una de sus grandes ventajas es que su aplicación web usa AJAX cuando la mayoría de los demás servicios usan Flash, haciéndolo mucho más ligero. Mind Meister permite exportar tus mapas mentales a imagen o PDF, crear mapas mentales colaborativos e importar mapas de algunos otros servicios. Además cuenta con aplicaciones para iPhone y iPad.

Su versión gratuita te permite crear y guardar hasta 3 mapas, pero la mayoría de las veces esto es más que suficiente.

Wikipedia

Muchas personas ven a Wikipedia como algo malo para la educación. No podría estar más en desacuerdo. La enciclopedia colaborativa es un lugar genial para empezar tus investigaciónes, un muy buen punto de partida. Obviamente Wikipedia por si sola no es suficiente. Si no vamos un poco más allá lo más probable es que perdamos mucha información valiosa.

Una recomendación es adentrarse en las referencias de los artículos, muchas veces ahí encontraremos muy buenos libros acerca del tema que queremos conocer o artículos de actualidad con información que nos puede servir, o incluso podemos encontrar joyas como esta lista de bases de datos académicas y sus motores de búsqueda. Wikipedia no es enemigo de la educación. Al contrario, bien usada puede ser un gran aliado.