Trucos de los consultores TI (y cómo evitarlos)

Digamos que es la tercera profesión más antigua del mundo. Los consultores han estado con nosotros desde los días de las pinturas en las cavernas; y desde entonces, ellos han aprendido algunos trucos para extraer algo de dinero de sus clientes.

 

Los consultores TI se encuentran entre los menos fiables del grupo. Entre sus trucos favoritos encontramos: afirmar que tienen un expertise que en realidad no poseen, prometerle enviarle sus superestrellas para luego enviarle en realidad a sus practicantes, demorar a propósito las decisiones, sembrar dudas para incrementar las horas que facturar, y aceptar sobornos de otros proveedores de servicios. Los peores incluso podrían mantener como rehenes la propiedad intelectual y los sistemas de su empresa hasta que le paguen.

 

Por supuesto, no todos los consultores son como éstos. Hemos conversado con muchos miembros destacados de la profesión acerca de los peores trucos que sus malos colegas intentan usar y sobre la forma en que TI puede evitar caer en ellos.

 

Por supuesto, el cliente usualmente comparte algo de culpa, señala Steven A. Lowe, CEO de Innovator, firma de consultoría y de desarrollo de software customizado. La mayoría de los conflictos entre consultores y clientes provienen de una falta de comunicación honesta.

 

“El cliente espera que el consultor resuelva de manera mágica todos sus problemas sin mayor información que la que se obtiene en la sesión de consultoría inicial”, señala Lowe. “El consultor espera que el cliente le diga todo lo relevante, y no realiza las preguntas apropiadas y difíciles. A esto lo llamo el problema del ‘hada madrina’, ya que cada parte espera que la otra sepa por arte de magia cuándo y cómo rescatarlo”.

 

A continuación algunos de los peores trucos de los cuales cuidarse. Después no diga que no se lo advertimos.

 

Truco No. 1: Cotizar bajo, cobrar altoEste truco es tan viejo como las montañas. Las firmas consultoras deliberadamente cotizan bajo para ganar el trabajo, y cambian las cifras mediante cargos adicionales debido al cambio en el alcance del proyecto y a sucustomización. Para cuando llega la verdadera factura, estará tan comprometido con el proyecto y/o la consultora que le parecerá barato simplemente pagar y seguir adelante.

 

Una razón por la que sucede esto es que si un proveedor de servicios ofrece un estimado de costos realista, probablemente pierda frente a otras firmas que ofrecen algo menor, señala Steve Bogner, managing partner de Insight Consulting Partners.

“La mayoría de las firmas consultoras saben al momento de hacer su cotización que los resultados van a ser muy inferiores con respecto a lo que el cliente quiere”, afirma. “Pero si ofrecen una cotización que cubra todo lo que se quiere, no van a ganar el negocio”.

 

Incluso si la cotización de la firma consultora cubre todas las partes fundamentales de su solicitud de propuesta (RFP,request for proposal), existe aún bastante flexibilidad cuando se entra a los detalles de la forma en que se quiere que se implementen los requerimientos, señala Mike Meikle, CEO de Hawkthorne Group, firma consultora de administración y tecnología.

 

“Ya que estos requerimientos se encuentran todos en un muy alto nivel y sujetos a cambios drásticos, las firmas usan este conocimiento para poder cobrar tarifas muy altas; usualmente 200 dólares o más por hora”, añade.

 

La solución: tener flexibilidad en el RFP, señala Meikle.

 

“Debe haber una cierta cantidad de libertad de acción en los requerimientos/alcances para evitar que se use la cláusula‘fuera de alcance’ y los cargos adicionales por incurrir en ella”, sostiene el ejecutivo. “La flexibilidad del proveedor durante este proceso debe ser un factor importante en la decisión de seleccionarlo para hacer el trabajo”.

 

Truco No. 2: Usar el equipo BPensaba que había contratado a los titulares. Pero cuando llegó el momento de hacer el trabajo, llegaron solo suplentes.

 

Uno de los clásicos trucos de las grandes empresas de servicios es llevar a sus miembros más brillantes a las reuniones de ventas para cerrar el trato, y luego enviar a los colaboradores bisoños, recién salidos de la universidad, para hacer el trabajo, señala Diana Kelley, socia de la firma de investigación y consultoría SecurityCurve. Peor aún, podrían seguir cobrando precios premium por personal con una experiencia mínima.

 

“Tener consultores poco experimentados está bien en tanto el cliente sepa que lo son y que no se les esté cobrando preciossenior por consultores junior”, sostiene Kelley.“Desafortunadamente, ese no siempre es el caso; algunas empresas te envían personal poco experimentado pero cobran precios altos”.

 

Una técnica similar también se usa en el caso de los RFP, señala Meikle.

 

“Las firmas de consultoría van a enviar sus cotizaciones con los currículos de sus mejores consultores”, señala. “Luego, cuando obtienen el trabajo y firman el contrato con el cliente, ninguna de estas personas de peso se encuentran realmente involucradas en el contrato. Algunas veces los propios currículos son de personas que ya no trabajan en la firma o que no han sido empleados de ella”.

La solución: asegúrese de tener una reunión con los miembros importantes del equipo que van a manejar su proyecto y asegúrese de que son los mismos de los currículos que le han dado, aconseja Meikle. Igualmente, estipule en el contrato que éstas son las personas que el proveedor ha prometido enviar.

 

“Si ellos no proporcionan estos recursos, añada una penalidad o un medio para adquirir un recurso que sea comparable en habilidades”, sostiene. “Normalmente, con solo solicitar una reunión con el equipo propuesto va a dejar fuera a algunos proveedores, ya que no podrán presentárselos”.

 

Truco No. 3: Tácticas de estancamientoEs cierto que Roma no se construyó en un día, pero hubiera tomado mucho más si los trabajadores hubieran sido pagados por hora de trabajo. Mientras más se demore, más ganan los consultores, y ese el motivo por el que la falta de decisiones es una táctica usada para alargar los proyectos, señala Patrick Gray, presidente de Prevoyance Group, consultora en estrategia de negocios.

 

“Cuando uno tiene un equipo grande de consultoría que ayuda a administrar el proyecto TI, éste puede sabotear los presupuestos y gastar el dinero simplemente al permitir que se produzcan indecisiones y que los analistas de bajo rango acepten todos los cambios en el alcance del proyecto”, señala. “Las horas facturables se acumulan a medida que el equipo de consultoría agenda interminables reuniones y permanece sin hacer nada, debido a que una decisión que debería tomar tres días se convierte en un extremadamente prolongado debate”.

 

La solución: tiene que estar atento a la administración, alcance y cronograma de sus proyectos TI, sostiene Gray.

 

“Aunque la mayoría de las compañías de consultoría realmente quieren tener éxito, siempre existe un conflicto inherente en la relación”, señala el ejecutivo. “A medida que su proyecto se hace interminable y sus ingresos caen, los ingresos de la consultora se incrementan. Usted siempre va a ser el mejor protegiendo sus propios intereses, entonces no tercerice esa tarea”.

 

Truco No. 4: Toma de rehenesContrata a una firma externa para que escriba softwarecustomizado, desarrolle un sitio web, o administre su infraestructura. Meses después, decide irse con un proveedor diferente y descubre que en realidad no es el propietario del código fuente, el nombre de dominio, o las contraseñas de su red; la dueña es la firma que le da los servicios. Algunas veces la única solución es pagar un rescate o amenazar con una demanda.

“Recientemente rescaté a un cliente de una compañía a la que le estaba alojando servidores que contenían sus archivos financieros y personales, Exchange, base de datos, intranet; con lo que se trabaja”, señala Jeff Pagano, propietario de la firma de servicios de nube Iconic Consulting. “Esta manzana podrida no estaba contenta de ser dejada de lado y estaba manteniendo los datos del cliente como rehenes hasta que sus demandas fueran satisfechas. Tuvimos que involucrar a los abogados del cliente antes de que la consultora acordara liberar a los datos, y luego éstos se encontraban en un formato propietario. Terminamos asumiendo el costo de restablecer los datos y ponerlos en nuestro centro de datos”.

 

Howard Sherman, fundador de la firma de soporte y diseño web RoyalGeeks.com, señala que la estrategia de “somos tus dueños” es la peor de las tácticas usadas por los malos consultores. Cita la experiencia de uno de sus clientes quien fue dejado casi sin nada por un ex desarrollador web que fue“cruel hasta el punto de la maldad”.

 

“El cliente tuvo que registrar un nuevo nombre de dominio y buscar un nuevo servicio de alojamiento web, porque el acceso a su propio sitio web y nombre de dominio fue imposible”, señala. “Peor aún, el contrato establecía que todo el diseño del sitio -incluyendo las bases de datos que manejan el back end- seguían siendo propiedad intelectual del desarrollador. La empresa legalmente no era la propietaria de su propio sitio web. Tuvimos que presionar el botón de reset y volver a hacer todo desde el principio”.

 

La solución: Primero, analice con cuidado a la firma consultora para asegurarse que no está contratando a un sinvergüenza, señala Sherman. Luego asegúrese que la propiedad intelectual o dominios creados por el consultor se encuentren correctamente escritos en el contrato y demande copias de toda la documentación, incluyendo log ins e información de licenciamiento.

 

Truco No. 5: Sobornos y cobros dobles¿Su consultor le recomienda con gran entusiasmo un producto o servicio de un tercero? Podrían estar obteniendo una ‘tajada’de cualquier acuerdo o incentivo; un segundo o tercer ingreso, además del que ya le está pagando.

 

“Siempre asegúrese de saber de qué forma se le está pagando al consultor, así podrá entender los incentivos que tiene”, señala Jeffrey Bolden, managing partner  de Blue Lotus SIDC. “Un consultor puede estar ganando dinero mediante las horas facturables y también mediante comisiones sobre productos o por llevar a otros proveedores. Se puede evitar este conflicto de intereses proporcionando a nuestros clientes el hardware o software -nosotros lo pagamos-, y facturando solo por el tiempo comprometido”.

 

Por ejemplo, una firma consultora puede recomendar una solución tercerizada que le ahorrará dinero a su empresa, pero no tanto como si hubiera contratado directamente al tercero, señala Chris Smith, socio de la consultora ARRYVE. Los consultores se hacen de la diferencia, y el cliente nunca se entera.

 

“La realidad es que muchas grandes consultoras de TI obtienen márgenes de 100% a 300% en los recursos tercerizados que proporcionan”, señala. “Ciertamente, el cliente ahorra costos, pero ésta es probablemente una de las áreas más grandes en donde las consultoras TI extraen dinero de sus clientes”.

 

La solución: ya que es improbable que averigüe cuál es la‘tajada’ que la consultora obtiene del tercero, señala Smith, su mejor opción es solicitar cotizaciones competitivas, y luego negociar un mejor precio con la firma con la que quiere ir.

 

Truco No. 6: Venderle lo último y lo mejorSi necesita una pala, ellos le venderán una retroexcavadora. ¿Quiere administrar sus contactos? Ellos lo convencerán de que la mejor forma de hacerlo es mediante un sistema CRM de clase empresarial. ¿Por qué? Porque nadie gana dinero vendiendo palas y administradores de contactos.

 

“Mi truco ‘favorito’ es el de los consultores TI que venden al cliente una compleja solución customizada que lleva meses implementar, cuando el más reciente de los productos out of the box (los que pueden ser usados inmediatamente después de ‘sacarlos de la caja’) cubre el 80% de las funcionalidades y el 110% de los que el cliente realmente necesita”, señala Mark Mueller-Eberstein, CEO de Adgetec, firma de consultoría, coaching y mentoring. “Con la actual velocidad de la innovación técnica, la mayoría de las solucionescustomizadas se encuentran obsoletas para cuando se llegan a implementar”.

 

Eberstein habla sobre un gran banco internacional que contrató consultores para crear un workflow de creación de contenido para sus reportes por país. Los consultores señalaron que les tomaría seis meses construir un sistema automatizado. Usando Microsoft SharePoint, el banco desarrolló e implementó su propio sistema en dos días.

 

Debido a que muchos vendedores de TI cobran por las aplicaciones y licencias, su meta es activar tantas aplicaciones como sea posible, señala Chris Stephenson, fundador de ARRYVE.

 

En una reciente reunión de RFP con nuestro cliente, le pregunté al representante de ventas del consultor si podíamos enviar automáticamente cotizaciones a nuestros clientes desde un correo electrónico central”, afirma Stephenson. “Su respuesta fue presentar una aplicación mucho más cara en el software de CRM que permitía mantener un chat con los clientes, centralizar todas las comunicaciones en un portal, usar Twitter (¡no miento!), y hacer muchas cosas grandiosas. Cuando acabó, le repetí mi pregunta, y luego de una pausa, dijo, ‘no, no puede hacer eso’”.

 

La solución: cuídese de que el equipo de ventas se esté concentrando más en fabulosas aplicaciones que en sus requerimientos de negocios, señala Stephenson. Las aplicaciones usualmente cuestan más que las características que está solicitando y algunas veces no atacan el problema de negocios que tiene.

 

Truco No. 7: Trajes vacíos y vampirosSin importar el problema que tenga, el consultor conoce la solución. Y si no la conoce, hará como que la conoce. Losexpertises falsos han traído abajo a no pocos proyectos de TI, usualmente luego de que se han gastado muchos dólares.

 

Uno de los peores trucos es cuando los consultores toman proyectos para los cuales no se encuentran calificados, señala Steven Lowe de Innovator. Desafortunadamente, esto se exacerba debido a que los clientes asignan comités de personas que no tienen un entendimiento del problema para poder supervisar al consultor.

 

“Cuando esta situación ocurre casualmente, lo llamo el problema del ‘traje vacío’”, señala Lowe. “Cuando ocurre adrede, lo llamo el problema ‘del vampiro’. Cuando el consultor es un traje vacío, el éxito no se logra. En cambio, el consultor intenta prolongar el proyecto hasta que tanto el presupuesto como los participantes queden exhaustos, o que el consultor adquiera por arte de magia el expertise necesario. Si el consultor se compromete sabiendo que el éxito es imposible, el problema del traje vacío se convierte en el problema del vampiro”.

 

Tener trajes vacíos del lado del cliente puede causar que los proyectos se detengan de golpe debido a la incapacidad de tomar las decisiones correctas, añade Lowe.

 

“Se pueden perder enormes cantidades de dinero antes que el proyecto sea eliminado”, sostiene. “Cuando ambas partes son trajes vacíos, el proyecto puede durar tanto que le succiona la vida a la compañía”.

 

La solución: poner límites. Crear un plazo razonable pero corto para una acción, resultado, o plan concreto definitivo para limitar el daño y ver dónde se encuentra, señala Lowe.

 

Un resultado medible para una fecha específica puede usarse como límite para darle un ancla al proyecto”, señala. “Esta ancla puede servir como un objetivo o meta de corto plazo, un test de viabilidad para una situación propuesta, un test de competencia para aquellos involucrados, un medida visible de progreso, y un disuasivo ante la ‘parálisis por análisis’”.

 

¿Y si no lo hace?

 

“Un comité sin incentivos o plazos para actuar y con poca calificación técnica podría sentirse cómodo dejando que los vampiros chupen el dinero hasta que el problema original se resuelva por sí solo o se convierta en el problema de alguien más”.

Dan Tynan, InfoWorld (US)

Gestión Documental Móvil

En esta ocasión, nos acompaña José Luis de la Rosa, Ingeniero informático y Fundador de la empresa Yerbabuena Software (España). Pueden ver su entrevista íntegra desde: http://www.documentalistas.org/entrevistas/joseluis_delarosa.php

Pregunta 1. Cuéntenos un poco más sobre Usted para que nuestros lectores puedan conocerle mejor

En 2005, tras estudiar Ingeniería Informática, fundé la empresa Yerbabuena Software directamente desde la Universidad y como un proyecto Spin Off. Desde entonces no hemos parado, hemos estado en Vietnam y, también, hemos abierto oficina en Silicon Valley (California).

Además, hemos conseguido clientes como BNP Paribas, el Ejército de Tierra, BBVA, Cajasol, Ayuntamiento de San Sebastian (Donosti) o Leroy Merlin. Todo ello, empezando desde cero y en cinco años. Un periodo en el que la empresa ha pasado de la nada a estar en camino de conseguir una facturación de un millón de euros, prevista para finales de este año 2011.




Pregunta 2. La Fundación Ciencias de la Documentación organiza los días 23, 24 y 25 de noviembre de 2011 la Jornada profesional MOBILE DOCUMENT MANAGEMENT, tema en el que su empresa es especialista. ¿Podría explicar a nuestros lectores en qué consiste la Gestión Documental/Gestión de Contenidos Móvil y qué ventajas aporta?

Las ventajas son las propias de la utilización del móvil, y van implícitas en esta palabra: movilidad.

Podemos ser capaces de visualizar, modificar y reenviar documentos utilizando, únicamente, el móvil. De igual forma, también podemos crear documentos desde un móvil, utilizando la cámara y un software OCR sobre un papel directamente (tras una reunión); o digitalizando, sobre un periódico directamente, algo que nos interese y queramos compartir en nuestro gestor documental con la gente de nuestra organización, por ejemplo.

Además, el futuro es 100% móvil, con aplicaciones que también sirven para los tablets en Android y iOS (iPad e iPhone de Apple) y que, cada vez más, van a tender hacia la ejecución de comandos por voz.

Tanto Google como Microsoft o Apple ya tienen grandes desarrollos en el reconocimiento de voz, lo que facilitará interactuar con documentos y no enfrentarse a interfaces de usuario pequeñas y trabajosas para gestionar documentos.

Imagine las facilidades que esta tecnología puede ofrecer a un comercial que tiene una reunión en Sevilla, por poner un ejemplo real y cercano. Durante la reunión, este comercial puede fotografiar los documentos documentos (georeferenciados), guardarlos en el gestor, según el contenido y el lugar en el que nos encontremos, y, a partir de aquí, el gestor decidirá automáticamente donde deben ir los documentos. Así, durante el viaje de vuelta, dicho comercial podrá editar los documentos, añadiendo nuevas notas y utilizando, únicamente, la voz.

Ahora mismo los interfaces son táctiles en la mayoría de aplicaciones de gestión documental móvil, pero pronto dejará de ser así.

Imagine, también, cómo sería poder añadir, a toda esta funcionalidad, las ventajas de la firma digital, para poder autorizar una compra o cualquier trámite desde el móvil. Este tipo de tecnologías benefician, incluso, las tramitaciones electrónicas entre los ciudadanos y la administración pública.

Pregunta 3. Parece que todo apunta a que el futuro de la gestión de contenidos pasa por la movilidad (como indica el estándar CMIS), pero el desarrollo de la tecnología 4G supone una inversión costosa para las empresas de telecomunicaciones, y por tanto reacias a realizar. ¿Será esto un problema para el desarrollo de la Gestión Documental Móvil?

Los documentos son ligeros en comparación con otros tipos de contenidos, como, por ejemplo, el audio o, no digamos, el vídeo. El 4G está para quedarse, y supondrá un avance significativo en la velocidad de la gestión de los datos en el móvil, pero en los documentos ya es, hoy día, factible trabajar con una buena conexión 3G, por lo que con 4G sería instantáneo.

No sería un problema porque la Gestión Documental Móvil ya está instaurada en organizaciones, que son pocas, pero poco a poco se está extendiendo sin necesidad del 4G.

El 4G ayudará, como cualquier avance tecnológico, en la velocidad a nivel de infraestructura, pero no será determinante. Además, como cualquier tecnología nueva y al igual que le pasó al 3G, al principio será relativamente cara y luego irá bajando su precio.

De todos modos, para las empresas y organizaciones que consideren su información como algo vital, el tener un acceso rápido no será visto nunca como un gasto, sino como una buena inversión.



Pregunta 4. Yerbabuena Software cuenta con una solución de Gestión Documental Móvil ¿nos podría contar algo más de ella? ¿Qué destacaría de la misma como interesante para los profesionales de la información y documentación?

Como usted mencionaba, el estándar CMIS está siendo determinante en las aplicaciones de Gestión Documental Móvil y nuestra aplicación se basa en este estándar, por lo que puede servir para acceder a los sistemas ECM más importantes del mercado, como Nuxeo, Documentum, Alfresco, Sharepoint y OpenText.

En nuestro producto, ECM Mobile, hemos tratado de hacer muy sencillo el interfaz, con iconos atractivos y una interactuación muy rápida.

La aplicación tiene miles de descargas en el Marketplace de Google para Android y en la tienda iTunes para iPhone/iPad.



Pregunta 5. ¿Podría comentarnos algunos de los últimos proyectos llevados a cabo por Yerbabuena Software dentro del entorno de la movilidad de contenidos/información?

Trabajamos con el Ejército de Tierra, e imagine el siguiente escenario:

Un soldado en misión humanitaria necesita realizar una operación médica de urgencia o desactivar un modelo concreto de una mina de tierra. En este tipo de situaciones, habitualmente, hay vidas en riesgo y, en la mayoría de los casos, no se puede esperar a la llegada de un especialista porque el tiempo siempre juega en contra. Así es que si el soldado está equipado con la información necesaria para llevar a cabo estas actividades, será mucho más valioso y eficaz, ya que será capaz de salvar esas vidas.

Está claro que no será igual de útil con una serie de manuales que sin ellos, y llevar toda esa información encima no es posible en formato "papel".

Este es uno de los casos de uso más atractivos en los que estamos trabajando, aunque también en otros sectores como en la banca nos piden aplicaciones de movilidad para gestionar documentos, para el trabajo de personas que viajan (banca corporativa) o directores de oficina que se desplazan a ver a clientes, y pueden resolver todos los trámites "aquí y ahora".

Pregunta 6. La Jornada profesional MOBILE DOCUMENT MANAGEMENT pretende dar respuesta a cuestiones como el papel que juegan los profesionales de la información y documentación en estos entornos móviles. Desde su punto de vista ¿qué conocimientos, habilidades o preparación deberían contar los profesionales de la documentación para ejercer su profesión eficientemente en entornos de gestión de información móvil?

No cambia mucho, a nuestro juicio, con respecto a gestionar documentos desde una aplicación web. Quizás, se añade de manera natural la geolocalización de documentos (que se puede aplicar como un metadato a un documento creado de forma automática), o la creación de documentos a partir de realizar un escaneado con la cámara de fotos.

Existe una aplicación en iPhone, por ejemplo, que permite digitalizar una tarjeta de contacto y pasarla a la libreta de direcciones. Esto, en una feria comercial o evento de networking en el que se reciben varias decenas de tarjetas, con los datos de cada contacto con el que interactuamos, supone un ahorro considerable de tiempo con respecto a ir a nuestro PC e incorporar, de forma manual, estos datos a nuestra agenda digital o CRM. Con el móvil podemos, simplemente, escanear la tarjeta y guardar los datos en el mismo momento en que conocemos al contacto. Podemos decirle "ya no hace falta la tarjeta en papel gracias" y en un segundo, reenviar el contacto por email a cualquier otro contacto de nuestra organización. Todo esto en segundos, y en tiempo real.

Pregunta 7. Muchos participantes a la Jornada MOBILE DOCUMENT MANAGEMENT lo harán desde Latinoamérica, ¿en su opinión, existen diferencias sustanciales entre España y Latinoamérica en estos campos de la movilidad?

Sabemos que en algunos países de Latinoamérica cambia mucho la cuota de los vendedores de terminales.

Estamos hablando en todo momento de Smartphones, o sea, teléfonos de gama mediaalta, y en LatinoAmérica la principal diferencia que hemos observado es un dominio por parte de Blackberry (que no lo es tanto en España) y, quizás, la presencia, aún significativa, de Nokia, que en Europa ha perdido la cuota en estos terminales "inteligentes" mucho más rápido. El caso de Nokia puede ser debido a unos precios más asequibles con respecto a los terminales de Apple (iPhone), principalmente.

Pregunta 8. ¿Cómo considera que la situación financiera - económica actual puede afectar al sector?

"Periodo de crisis" es igual a "periodo de oportunidades", aunque los cambios han sido bruscos y muchas empresas los han sufrido mucho.

En cambio, las empresas tecnológicas salimos reforzadas, y temas como la Gestión Documental Móvil, que tanto influye en la eficiencia y productividad de empresas y organismos públicos, es determinante.

Los que apuestan por invertir en tecnología son los primeros en salir de la crisis, esto está ocurriendo ahora mismo en Alemania y Estados Unidos, dos países plenamente basados en una economía de conocimiento.

Pregunta 9. Por último, le cedemos la palabra para que se exprese libremente

Para acabar me gustaría aclarar un par de conceptos. Primero, con respecto a Estados Unidos y otros países europeos, podemos decir que, hoy día, existe una brecha en formación y tecnología que debemos eliminar, y para ello es necesario contar con el trabajo y esfuerzo de todos. Todos debemos poner nuestro granito de arena.

En segundo y último lugar, evangelizar sobre tecnología es algo que hace mucha falta en nuestro propio país y esto no lo decimos sólo por ser interesados, ya que por suerte tenemos presencia en otros mercados, sino porque es un hecho palpable.

Finalmente, me gustaría agradeceros la oportunidad de participar en la entrevista y felicitaros por la iniciativa. Hasta la próxima.

Guía práctica para realizar backups

El jueves pasado se celebró el primer día mundial del Backup, no es que fuese una celebración a bombo y platillo que acaparase los informativos y las portadas de la prensa, sin embargo, me parece un hecho significativo como para que dediquemos un poco de tiempo a pensar en las copias de seguridad, sobre todo, porque, en muchos casos, nos acordamos de las copias de seguridaddemasiado tarde, de hecho, a principios de año comentábamos que casi un tercio de los usuarios jamás realizaba copias de seguridad.

Por experiencia de gente muy cercana a mi, mantener una rutina personal para hacer copias de seguridad es algo bastante importante y que, además, nos puede ahorrar más de un disgusto, tanto personal como laboral.

¿Qué es una copia de seguridad? ¿Para qué sirve?

Comúnmente conocemos por copia de seguridad, o backup, a la salvaguarda que realizamos de ciertos datos, que consideramos de importancia, de manera que, en caso de avería o un desastre, podamos restaurar toda nuestra información y podamos continuar trabajando.

Mantener una copia de respaldo de todos nuestros archivos más críticos es fundamental hoy en día, imaginad que perdemos nuestro portátil con todo nuestro trabajo el día de antes de una entrega en el trabajo o que, por ejemplo, nuestro equipo se infecta con un virus y sufrimos una pérdida de información; precisamente, estos son las situaciones en las que, una vez que nos pasan, nos acordamos del backup demasiado tarde.

¿Qué información debo salvaguardar?

Una copia de seguridad no debería ser una copia completa de nuestro disco duro, realmente, no tiene sentido y, además, nos exigiría una considerable capacidad de almacenamiento, sobre todo, si queremos mantener versiones de las copias. El primer paso que hay que acometer es el discriminar entre la información que es importante y la que es prescindible.

Sobre esto, realmente, no hay nada fijo y, cada persona, realmente, tiene conceptos distintos sobre lo que es importante y lo que no. Si os sirve de referencia, a nivel profesional, se suele considerar importante la documentación de los proyectos (aunque lo normal es que si existe un servidor de ficheros en la red, estén almacenados en éste y no en local) o los correos electrónicos (el PST de Microsoft Outlook o el Local Folders de Thunderbird). Un error habitual consiste, precisamente, en la repetición de archivos ya que, en determinadas ocasiones, trabajamos en un documento en local y cuando lo terminamos, lo copiamos al servidor de ficheros de la empresa, con lo cual, al final acaba duplicado y, si hacemos copias de seguridad, también las estaremos haciendo por duplicado.

En el caso de datos de índole más personal, como fotos, vídeos o archivos de música, no es lo mismo un archivo con fondos de escritorio que las fotos de nuestras vacaciones de hace un par de años, por tanto, hay que intentar dar prioridad a lo que no podríamos encontrar en la red frente a lo que sí que hemos podido descargar.

Pero bueno, como comentaba, la selección de archivos dependerá de tres factores, principalmente, lo que consideremos importante (que es algo bastante subjetivo y, sobre todo, personal), el tipo de copia de seguridad que vayamos a hacer y el espacio de almacenamiento que tengamos disponible.

¿Qué tipo de copia de seguridad voy a hacer?

La elección del tipo de copia de seguridad es un factor importante del proceso. También está íntimamente relacionada con el almacenamiento que tengamos y, lógicamente, de nuestra propia forma de trabajar. Sobre los tipos de copias de seguridad podríamos hablar un buen rato, pero una clasificación, comúnmente aceptada, sería la siguiente:

• Copia de seguridad completa: en este tipo de copia de seguridad realizamos una salvaguarda completa del conjunto de datos seleccionado que será exportado a un soporte distinto del contenedor origen. Al copiarse todos los datos sobre el mismo destino, el tiempo de recuperación es pequeño, puesto que encontramos toda la información en un mismo lugar, sin embargo, es el que mayor espacio de almacenamiento requiere.
• Copia de seguridad incremental: en este caso realizamos una copia con las modificaciones que se han realizado desde el último backup realizado, de manera que cuando se requiera una restauración, habrá que superponer todas las copias de seguridad incrementales que tengamos. En estos casos, es habitual realizar una copia completa tras realizar varios incrementales, para, así, comenzar desde cero la secuencia y minimizar los fallos en la recuperación en el caso de que alguna copia incremental estuviese corrupta.
• Copia de seguridad diferencial: en este caso se realiza una copia de los cambios realizados desde el último backup completo, es decir, que si se realiza más de una copia diferencial, éstas se realizarán con respecto al último completo y, por tanto, estaremos duplicando datos durante la salvaguarda de ficheros.

Dependiendo de nuestra elección, también podremos añadir un factor más a esta ecuación puesto que, en muchos casos, si tenemos espacio para almacenarlo, podremos mantener versiones anteriores de nuestras copias de seguridad, de manera que mantengamos un histórico reciente de los cambios realizados en vez de sobrescribir una copia sobre otra.

¿Cuándo voy a realizar las copias?

La periodicidad de las copias de seguridad también es otro factor de vital importancia. Si realizamos copias con demasiada frecuencia de archivos que apenas tienen movimiento, si guardamos históricos, estaremos almacenando información redundante o grabando, una y otra vez, lo mismo; sin embargo, si la frecuencia con la que realizamos las copias es muy baja, corremos el riesgo de perder información.

Lo recomendable es llegar a una solución de compromiso entre la periodicidad con la que modificamos nuestros archivos, el espacio de almacenamiento disponible y, lógicamente, el tiempo que se le puede dedicar a esta tarea.

Si hemos sido capaces de valorar nuestros activos y asignarles cierta prioridad, podemos intentar dar un paso más y evaluar su frecuencia de actualización. De esa forma, podríamos plantearnos distintas programaciones en nuestras copias de seguridad y asignar mayores frecuencias a aquellos datos que cambian con asiduidad frente a datos consolidados que pueden ser respaldados con menor frecuencia, porque apenas cambian.

¿Cómo voy a guardar la información? ¿En qué soporte?

Una vez que tenemos claro qué archivos vamos a guardar, qué tipo de copia vamos a hacer y cuándo vamos a realizarla, tan sólo nos resta elegir dónde vamos a almacenarla. La elección dependerá de cuánta información vamos a salvar y, sobre todo, su criticidad y disponibilidad.

Hoy en día, salvo para datos que no vayan a tener muchos cambios, realizar copias de seguridad en CD o DVD quizás no compense mucho, básicamente, por la relación entre el coste y la velocidad en la realización de la copia. En fin, si en muchos casos es complicado implantarnos una rutina de backup, más complicado va a ser si, además, implica pasar largos ratos grabando CDs o DVDs.

Teniendo en cuenta que el almacenamiento en discos duros no es excesivamente caro, utilizar discos USB como almacén de datos podría ser una opción o, por ejemplo, algún NAS en nuestra red o, simplemente, montar un par de discos en RAID en nuestro equipo y usarlos como unidad de backup.

Personalmente, además de una unidad externa de disco (para imágenes, vídeos y archivos de audio), he incluido un tercer destino para mis archivos personales: la nube; servicios como Dropbox, por ejemplo, pueden ser un interesante destino en el que mantener a salvo nuestros archivos más críticos, o si hablamos de documentos, Google Docs también es otro interesante contenedor en el que podemos almacenar cantidad archivos.

Los usuarios de Mac OS en esto de los backups tienen algo de ventaja con el Time Machine, aunque parece que Windows 8 quizás lo incluya, mientras tanto, podemos abordar esta tarea de dos formas:

• Copiar los datos de manera manual, fijándonos esta rutina en algún día fijo de la semana, o del mes, y copiando a mano los ficheros críticos en el destino elegido.
• Usando una aplicación para realizar backups que nos permita automatizar esta tarea. Personalmente, me gusta muchoCobian Backup pero en la sección de Descarga del Día podréis encontrar otras muchas.

Ya tengo montado mi sistema de copias, ¿he terminado?

Una vez tengamos en marcha nuestro sistema de copias de seguridad podemos respirar algo más tranquilos, sin embargo, no debemos dormirnos porque cualquier eslabón del proceso podría fallar y, por tanto, las copias podrían no estar realizándose: fallo en algún archivo, un corte de luz o de red, fallo en el dispositivo de almacenamiento, etc.

Por tanto, dentro de nuestra rutina, tendremos que incluir algún punto de control que, de manera periódica, nos obligue a revisar que las copias de seguridad se están realizando correctamente y que, además, funcionan y, por tanto, nos permitirían continuar con nuestro trabajo en el caso de realizar una restauración.

Programar una copia de seguridad periódica de nuestros datos es una inversión que puede recuperar nuestra actividad ante casi cualquier tipo de desastre, es una rutina que debemos incorporar a nuestro día a día y no nos consumirá mucho tiempo ni tampoco recursos, por tanto, no nos acordemos del backup demasiado tarde.

Via Bitelia

Japón: cómo quedó la industria tecnológica luego del terremoto

Se calculan que las pérdidas rondarían los 100 mil millones de dólares. Sony, Canon y Panasonic suspendieron su producción, mientras que otras firmas analizan cómo colaborar con las autoridades.

El terremoto y el tsunami que azotó a Japón la semana pasada dejó al país asiático sumido en una profunda crisis humanitaria, se habla de más de mil personas fallecidas y zonas sin agua ni electricidad, despertó la alarma de la comunidad internacional por una posible explosión en la planta nuclear de Fukushima (noreste de la isla), y su economía ya comenzó a sentir los primeros impactos de esta situación, así como la poderosa industria tecnológica nipona.

[ 1 ]   En un reactor de la planta nuclear de Fukushima hubo una explosión de hidrógeno

Según datos difundidos porEqecat, empresa dedicada a gestionar riesgos de negocios en medio de eventos catastróficos, las pérdidas rondarían los 100 mil millones de dólares, y sobre ese total, a las aseguradoras les corresponderá abonar entre 15 mil y 35 mil millones de dólares. 

Por su parte, la Bolsa de Tokio registró hoy, a dos horas de su apertura, una baja del índice Nikkei de los 10.000 puntos por primera vez en tres meses, mientras el yen se apreciaba ligeramente frente al dólar. La última vez que sucedió algo similar fue el 1 de diciembre de 2010. El ministro de Finanzas nipón, Yoshihiko Noda, señaló que estará "muy atento" a los mercados financieros.

La infraestructura del país, la tercera economía del mundo tras China y Estados Unidos, quedó severamente dañada, y el panorama del sector tecnológico no es ajeno a la crisis: Panasonic comunicó que tiene dos fábricas en Fukushima y Sendai, dos de las zonas más afectadas por el terremoto, pero que afortunadamente sus trabajadores sólo sufrieron “heridas leves”. La compañía detuvo la producción e informó que el impacto sobre sus resultados fiscales es “incierto”.

Desde Fujitsu confirmaron que donarán 100 millones de yenes para colaborar con las autoridades en lo que necesiten, además de poner a su disposición todo su conocimiento tecnológico para que vuelvan a funcionar distintos servicios básicos. En este sentido, Toshiba sostuvo que ayudará a la empresa proveedora del suministro eléctrico de Tokio, informó Silicon News.

Por su parte, Sony suspendió las labores en ocho fábricas y Canon está analizando los pasos a seguir ya que sus instalaciones se encuentran en el norte del país, la región más afectada por el terremoto.

Algunas predicciones sobre tecnología del futuro próximo según Gartner

• Para el año 2015, la infraestructura crítica de un país del G-20 será perturbado y dañado por un ataque ciberterrorista
• Para el año 2015, los nuevos ingresos generados por la tecnología determinarán la compensación anual de los CIOs.
• En 2015 las empresas de información aumentarán su gasto en IT en un 60%
• En 2015 las herramientas y la automatización eliminarán el 25% de las horas de trabajo asociado a servicios de TI
• Para el año 2015, la mayoría de las evaluaciones externas relacionadas con el valor y viabilidad de una empresa incluirán un análisis explícito de los activos y capacidades de TI.
• Para el año 2015, el 80% de empresas que utilizan servicios externos de cloud-computing exigirán una certificación independiente que asegure la restauración de operaciones y datos por por parte de sus proveedores.
• Para el año 2015, el 20% de las empresas del ranking Global 500 no-IT  serán los proveedores de servicios cloud.
• Para 2015, las empresas generan el 50% de las ventas a través de su presencia en la web social y aplicaciones móviles.
• Para el año 2014, el 90% de las organizaciones apoyarán las aplicaciones corporativas en dispositivos personales.
• En 2013, el 80% de las empresas apoyará a la fuerza de trabajo mediante tablets.

Está claro por tanto que el cloud computing con sus ventajas e inconvenientes, el aumento del peso de la tecnología y su aportación al balance de las compañías, la web móvil, redes sociales y los nuevos dispositivos tablet van a  ser las estrellas de los próximos años.

Kodak vende la unidad de Microfilm a Eastman Park Micrographics

Sale includes agreements for continuing film supply, service and support

Rochester, New York , April 05 -  Eastman Kodak Company has completed the sale of certain assets of its microfilm products and equipment business to Eastman Park Micrographics, Inc.  

        Eastman Park Micrographics and its affiliates, headquartered in Dallas, have a long and proven track record of providing products and services related to archival storage, retrieval, restoration and preservation of historical documents and records in county recorder offices throughout the U.S.

       The sale includes agreements for Kodak to continue supplying current microfilms, as well as to provide service and support for microfilm equipment. It also includes Kodak’s data conversion services business, based in Monroe, N.C., which converts data between analog and digital formats.

      The sale does not include Kodak’s Document Imaging business, a fundamental element in Kodak’s Business Solutions and Services Group – Kodak is committed to continued success and market leadership in document scanners, capture software, information capture solutions, and services.

      “Because we’ve had a longtime relationship with the principals of Eastman Park Micrographics, we know that it is a perfect acquirer of the microfilm business and we are pleased to have in place agreements that ensure customers with ongoing availability of media products made by Kodak, as well as for the high levels of technical support and service to which they are accustomed,” said Tony Barbeau, General Manager, Document Imaging.

      Barbeau noted that microfilm remains unrivaled for long-term archival storage of vital records, so Kodak recognizes how important these assurances are for customers.

      “Kodak is the longtime leader in this business, and we will continue to supply the same microfilm products, made in the same manufacturing facilities, and to the same high quality standards to which the industry has been accustomed,” he said. 

“Eastman Park Micrographics is strongly committed to this microfilm business,” said William (Sonny) Oates, Chief Executive Officer of Eastman Park Micrographics. “We see excellent prospects for long-term growth. Eastman Park Micrographics is committed to investing in the business to support its further development. We are looking forward to the opportunity to continue providing customers with the high levels of quality and satisfaction established by Kodak.”

      Kodak has previously communicated that it would be selling non-core assets to generate cash to fund the completion of its transformation to a digital company. This agreement is aligned with that program.

      Under the sale agreement, it is anticipated that employees in Rochester and North Carolina who are directly aligned with the business will join Eastman Park Micrographics and its affiliates. Eastman Park Micrographics will lease space in Eastman Business Park to serve as a center for the micrographics business. The data conversion services business will continue to be based in North Carolina. Financial terms of the sale are not being disclosed.

      TM Capital Corp. served as financial advisor and Harter Secrest & Emery LLP served as counsel to Kodak in connection with this transaction.

      Gardere Wynne Sewell LLP served as counsel to Eastman Park Micrographics in connection with this transaction.

About Eastman Park Micrographics:

Eastman Park Micrographics, Inc. and its affiliates, headquartered in Dallas, have a long and proven track record of providing products and services related to archival storage, retrieval, restoration and preservation of historical documents and records in county recorders offices throughout the United States. Eastman Park Micrographic’s affiliated companies include Brown’s River Marotti Company and Enduro Bindery.