sábado, 25 de agosto de 2012

Las mejores aplicaciones para aprovechar Dropbox


Dropbox es una de esas aplicaciones que nos encantan por todas las posibilidades que nos da. No solamente es uno de los mejores servicios de almacenamiento en la nube, sino que además permite la instalación de aplicaciones de terceros para que realmente podamos aprovecharlo al máximo. La semana pasada les hablamos de BusyFlow, una herramienta de productividad que permitía sincronizarlo. En esta oportunidad mencionaremos algunas aplicaciones más que nos parecen destacables.

  • DROPitTOme: aunque la comodidad de tener una cuenta de Dropbox es infinita, a veces nos preguntamos si podemos tener que ahorrarnos todo el trabajo de tener que compartir una carpeta con otra persona. Afortunadamente existe una aplicación para esto: DROPitTOme nos permite crear una URL específica dentro de Dropbox para que nuestros contactos y amigos puedan subir cosas directamente a nuestra cuenta, sin necesidad de enviarlas por correo o por otr medio. Para mejorar la seguridad, podemos configurar una contraseña.

  • SideCLOUDload: todos los días debemos descargar una decena de archivos de internet, desde fotografías hasta documentos laborales. Lo más probable es que tengamos que compartirlo con otras personas, y para hacerlo es posible que usemos Dropbox. Esta aplicación nos permite ahorrarnos la molestia de tener que descargarlo primero a una carpeta para que luego sincronice: directamente los descarga a nuestra cuenta de Dropbox para que sincronice para todos nuestros contactos al mismo tiempo.

  • Dropbox Screen Grabber: las capturas de pantalla pueden ser un detalle accesorio para algunos pero una importante herramienta de trabajo para otros. Qué mejor que hacer un print screen para mostrar lo que estamos viendo. En lugar de mandar todas estas cosas por correo, podemos subirlas a Dropbox para que se sincronicen a todos nuestros contactos. Y para facilitar este trabajo, tenemos a Dropbox Screen Grabber, podemos presionar un atajo de teclado para que el ordenador tome una captura de pantalla y la almacene automáticamente en Dropbox.

  • URL Droplet: con esta aplicación podemos guardar URLs interesantes directamente en nuestra cuenta de Dropbox. Muchas veces me sucede que encuentro algo que vale la pena leer, pero por cuestiones de tiempo no puedo hacerlo. Por eso me envío el link a mi casilla de correo. Para evitar tanto correo innecesario, podemos recurrir a esta aplicación. Es muy simple de usar, simplemente ingresando la URL en una barra de texto y logueándonos a Dropbox desde URL Droplet.

  • Dropbox Linker: aunque la funcionalidad para compartir archivos dentro de Dropbox es muy fácil (simplemente tenemos que sumar el correo electrónico de un amigo o colega para comenzar a compartir una carpeta) podemos agregar Dropbox Linker como una ayuda adicional. Se trata de una herramienta que copia automáticamente los links públicos apenas arrastramos un documento a la carpeta Pública.

  • WriteBox: con esta extensión de Chrome podemos editar documentos directamente desde Dropbox, algo súper útil si consideramos que tendremos todas nuestras anotaciones sincronizadas entre nuestros dispositivos. Con WriteBox además tenemos una interfaz minimalista que nos ayudará a concentrarnos. WriteBox no es la única aplicación que nos permite hacer esto, pero es una de las que tiene una interfaz más atractiva.

  • SendToDropbox: hace algunas semanas Randal nos contó sobre attachments.me, una forma muy simple de enviar nuestros archivos adjuntos de GMail a la nube. Esto también funciona para Dropbox. Como alternativa, podemos usar SendToDropbox, que nos crea una cuenta de correo específica donde podemos enviar los adjuntos para que se guarden de forma automática en Dropbox.

Por suerte estas no son las únicas aplicaciones que podemos usar en Dropbox. Gracias al uso de desarrollos de terceros hasta podemos escuchar música a través de la nube, y usar Dropbox como hosting de nuestros sitios, entre otras cosas. Es un universo que parece ser casi ilimitado, así que los invitamos a descubrirlo.


martes, 14 de agosto de 2012

Consejos para trabajar con Internet en periodos vacacionales


Las llamadas profesiones del futuro, que no son otras que las del presente, promovidas principalmente por la popularización de la informática y el gran avance que eso supone, hace que muchos de nosotros dependa en gran parte de Internet para desempeñar su trabajo.
Cloud
Además, una de las ventajas de éste es que muchas veces uno puede trabajar desde casa, sin tener que desplazarse hasta una oficina, o incluso permitirse el lujo de viajar de vacaciones y seguir cumpliendo con sus obligaciones laborales gracias a un terminal informático personal que puede estar a miles de kilómetros del cuartel general.
Sin embargo no todo son ventajas, y aunque el terminal sea nuestro, podemos depender de factores externos que pueden interferir en nuestro trabajo. EL primero de ellos puede ser una pérdida de conectividad debido a que no tengamos conexión Wi-Fi o a que nuestra conexión de datos se vea limitada debido a los altos costes de la misma en territorios extranjeros.
A continuación, trataré de dar algunos consejos de cara a poder trabajar en el periodo vacacional, utilizando nuestra propia conexión de datos 3g u otras externas. Decir, por supuesto, que todo lo dicho aquí se puede aplicar también para conectarnos por puro ocio, y es que los fines que le vayamos dar a la conexión son sólo nuestros.

Wi-Fi Hotspot

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El primer punto que debemos mirar es la conexión a Internet, y para ello lo que más conviene es poder acceder a una conexión Wi-Fi en el lugar donde nos alojamos. Si estamos en un hotel, por ejemplo, seguramente éste disponga de un hotspot, gratuito o de pago, al que podremos conectarnos para acceder a Internet, y de ahí a nuestro trabajo.
Bastará con preguntar en el hotel y seguramente se nos proporcione una contraseña. Atención, porque al tratarse de una red pública todo lo que enviemos podría ser esnifado, por lo que dependiendo de los datos a los que vayamos a acceder querremos pensárnoslo dos veces. Afortunadamente hay algunos trucos como veremos a continuación.

Seguridad

El año pasado, por estas fechas -vacacionales en España entre otros territorios-, dimos una serie de consejos tecnológicos muy a tener cuenta en el caso que nos comete.
Lo primero, aplicado al punto anterior, sería averiguar el tipo de seguridad que nos ofrece la conexión que nos proporciona el hotel. En la mayoría de los casos, desafortunadamente, esta será nula o practicamente nula, por lo que lo ideal será que accedamos a nuestros servicios de manera cifrada.
A día de hoy la popularización de los hotspots Wi-Fi ha hecho que la mayoría de servicios ofrezcan cifrado SSL, por lo que si alguien está escuchando al otro lado, no podrá obtener nuestras credenciales de manera directa. Hay que asegurarse, por tanto, de activar la conexión segura en todos los servicios sensibles que vayamos a utilizar, y es muy recomendable echarle un ojo a alguna de las aplicaciones y servicios que hemos recomendado respecto a SSL.

Wi-Fi desde 3g

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¿No hay conexión Wi-Fi en el hotel? ¿Donde has viajado, al pasado? Bueno, tranquilo, no todo está perdido. Si desempeñas tu trabajo a través de Internet, seguramente dispongas de una conexión 3g, aunque esta sea personal.
Está claro que trabajar a través de un smartphone o una tablet puede no ser tan productivo como hacerlo desde un netbook o similares, por lo que utilizar un hotspot propio puede ser la solución ideal en estos casos.
Ya utilices Android, iOS u otro sistema, seguramente el mismo incluya opción de crear un Wi-Fi Hotspot, es decir, compartir nuestra conexión móvil 3g para crear nuestro propio punto de acceso. En la mayoría de los casos bastará configurar una buena contraseña para que nadie más tenga acceso, y ya tendremos lista la conexión en el resto de dispositivos.

Control de datos

Íntimamente relacionado con el punto anterior, el control de datos es algo que debemos tener muy en cuenta, sobre todo si estamos utilizando una conexión limitada en la que no queremos pasar hora esperando a que carguen todas las imágenes de un sitio, o si no queremos agotar nuestra cuota de datos en casos de conexiones 3g también limitadas.
Los consejos más prácticos pasan por tratar de consumir páginas poco pesadas, y para ello están las páginas específicas para móviles, normalmente mucho más ligeras. Si esto no es suficiente, un buen truco es abrir las opciones del navegador y desactivar la descarga de imágenes, algo que ahorrará bastantes megabytes y tiempo cada vez que carguemos una página.
Por último, si necesitamos acceder a determinadas páginas, una buena idea es tratar de hacerlo a través de sus feeds RSS, un resumen que en muchas ocasiones puede contener más información de la que creemos y que puede satisfacer nuestras necesidades. Todo sea por ahorrar tiempo y dinero.

Roaming

Para finalizar, quiero hablar del roaming, ese término que utilizamos para referirnos a la conexión que hace nuestro operador con otros operadores extranjeros para seguir ofreciéndonos sus servicios, y que generalmente desemboca en una gran subida de precios, sobre todo si consumimos conexiones móviles.
Dependiendo de nuestras necesidades, puede ser recomendable contratar alguno de los bonos que oferta nuestro operador de turno, normalmente más baratos que la conexión estandar pero seguramente demasiado caros aún, por lo que utilizar un operador local puede ser la solución perfecta.
Hace poco leía un artículo de Enrique Dans en el que hablaba del uso de tarjetas SIM localescomo alternativa al roaming, una opción muy válida y que hará que ahorremos mucho dinero y no por ello renunciemos a una conexión de alta velocidad.

ProcessOn: dibuja diagramas y compártelos con tus compañeros y amigos


Ya sea para preparar una presentación en la que queramos evitar un “exceso de texto” o para ilustrar un documento que estamos elaborando para nuestro trabajo es posible que nos hayamos visto en la necesidad de dibujar algún esquema o diagrama de flujo. Si bien herramientas como Microsoft Visio (software propietario) o Dia (software libre) son algunas utilidades destinadas a cubrir este tipo de necesidades, podemos encontrar en la nube algunas alternativas que, además, evitan que tengamos que instalar una aplicación de escritorio. Un buen ejemplo de este tipo de herramientas es ProcessOn que, además de estardisponible en forma de aplicación para Google Chromenos ofrece la posibilidad de trabajar de manera colaborativa y compartir nuestros diseños con otros usuarios.
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ProcessOn es una herramienta online para dibujar esquemas, organigramas, diagramas de flujo, cadenas de valor y suministro o modelar procesos de negocio con la que podremos dar un toque profesional a nuestros documentos y presentaciones de una manera muy cómoda y simple (podremos usar nuestro usuario de Gmail o el de LinkedIn). La herramienta, bajo mi punto de vista, es bastante flexible puesto que podemos importar archivos procedentes de Visio (vxd) así como archivos en formato BPMN, usar una amplia variedad de objetos de biblioteca y, lo más importante, poder compartir nuestro trabajo con otros usuarios del servicio.
La posibilidad de trabajar de manera colaborativa con otros usuarios y la capacidad de poder compartir con ellos nuestros proyectos son dos de los valores más interesantes de este servicio puesto que ProcessOn implementa una “pequeña red social” en la que podremos seguir los trabajos de usuarios expertos (y aprender de ellos), comentar a nuestros contactos las actualizaciones que vamos haciendo de nuestros proyectos, comentar los dibujos de otros usuarios o colaborar con otros usuarios en el desarrollo de esquemas y diagramas.
Teniendo en cuenta que las herramientas gratuitas suelen ser “demasiado espartanas”, los esquemas generados con ProcessOn lucen bastante bien y, por tanto, puede ser una interesante alternativa a tener en cuenta si no queremos utilizar Microsoft Visio o, simplemente, recibimos un archivo en este formato y no tenemos ninguna aplicación con el que poder abrirlo.

Cómo usar dos cuentas de Dropbox en una misma computadora


Dropbox es una herramienta fantástica. De hecho, creo que no podríamos hablar del estado de “niña mimada” que tiene la nube hoy en día si no fuese por Dropbox. Esta aplicación nos permite compartir archivos desde diferentes dispositivos, facilitando el almacenamiento y el acceso a los mismos. Sin embargo, una de las piedras en el camino para los usuarios de Dropbox es la imposibilidad de usar dos cuentas de Dropbox diferentes en un mismo dispositivo. Hoy les mostraremos cómo se puede hacer.
Aunque no viene mal para los tramposos que quieren evitar pagar por el almacenamiento adicional (hay muchas formas de conseguir almacenamiento extra de manera gratuita, algo que les explicamos en una guía extensa hace algunos meses), esta es una solución ideal para las personas que están obligadas a tener dos cuentas por diferentes razones, léase:
  • Motivos laborales que hacen que tengamos que tener archivos diferenciados
  • Motivos de convivencia, cuando compartimos una misma computadora en una casa con varias personas
  • Organización
  • Seguridad, para no tener determinados archivos delicados mezclados con archivos que simplemente estamos almacenando en otro lugar
La solución oficial de Dropbox es que creemos carpetas compartidas, por ejemplo, si nos encontramos ante el primero de estos motivos, el laboral. Pero parece una solución a medias. Admitimos que el riesgo corporativo de permitir múltiples cuentas es grande, porque motivaría a muchos usuarios a no comprar el almacenamiento adicional. Pero no todos tienen intenciones non sanctas.
Comencemos. Una de las soluciones más básicas, aunque no demasiado prácticas, es crear diferentes perfiles de usuario dentro de un mismo ordenador, donde podemos instalar las cuentas de Dropbox diferenciadas. Cada perfil de usuario equivaldría a una cuenta. Pero el problema con esta solución es que puede llevar un poco de tiempo hacer el cambio de una cuenta a la otra. Y también está el tema de crear otro perfil dentro de la PC. Si no queremos complicarnos demasiado, podemos optar por esta vía.
Con esta misma metodología, lo que podemos hacer es descargar un add-on para Dropbox llamado Dropboxen. Lo que permite esta extensión es correr dos instancias de Dropbox.exe como si fueramos dos usuarios de Windows diferentes. Esto permite, además, que se guarden los archivos en dos directorios de usuario diferentes. Se trata de la misma treta anterior, pero evitando el trabajo manual. Lamentablemente Dropboxen no funciona en Windows 7, así que tendremos que usar otra solución si tenemos este sistema operativo.
Finalmente, otra solución rápida es DropboxPortableAHK, una aplicación portable de la cualles hablamos hace poco. Funciona de la misma forma que Dropbox, y lo podemos llevar a todas partes en un pendrive o en un disco externo. Esta es la forma más simple de hacerlo, aunque también puede ser algo engorroso tener que sincronizar siempre.

Via http://bitelia.com/2012/08/como-usar-dos-cuentas-de-dropbox-en-una-misma-computadora

Algoritmo matemático ayuda a identificar la fuente de epidemias, crímenes y rumores


Seguir un acto delictivo o un rumor hasta su origen puede ser muy complicado a veces, más en estos tiempos donde una red criminal puede tener innumerables nodos, ramificaciones y caminos, formando grafos realmente complicados de analizar y descubrir su origen. Por ello,Pedro Pinto, del Laboratorio de Comunicaciones Audiovisuales y sus colegas se pusieron manos a la obra, desarrollando un algoritmo que podría ayudar a resolver problemas en los que se vea involucrada una red.
Grafo
El algoritmo logra identificar la fuente de cualquier tipo de cosas que circulen por una red simplemente “escuchando” un número finito de miembros que componen esa red. El ejemplo práctico que Pinto pone es:
Imagina que te encuentras con un rumor sobre ti en Facebook que se ha extendido por 500 de tus amigos. Sólo con mirar los mensajes recibidos por 15 de tus amigos y teniendo en cuenta el tiempo, nuestro algoritmo puede descubrir el camino de vuelta y encontrar la fuente.
Realmente resulta chocante un algoritmo tan potente, dada la dificultad que entrañaencontrar el origen de la información en redes sociales, especialmente cuando tenemos en cuenta que una persona puede ser un nodo, pero a su vez la comunidad de la que esa persona es parte puede formar otro nodo, un conjunto de comunidades puede ser otro y así extenderse y complicarse mucho más. Donde sí puede tener aplicaciones en el mundo real es en la identificación de focos de enfermedades en epidemias, como comenta Pinto:
Probamos nuestro método con los datos de una epidemia en Sudáfrica. Modelando las redes del agua, ríos y de transporte humano, pudimos encontrar el lugar donde los primeros casos de infección aparecieron, monitorizando sólo una pequeña fracción de las poblaciones afectadas.
En cuanto a la identificación de orígenes de crímenes, es más complicado hoy en día que en las mafias organizadas de los años 50, donde existía una estructura organizada que podía formar, más o menos, una estructura de árbol; sin embargo, el algoritmo fue aplicado con éxito en la identificación de los criminales relacionados con el 11 de septiembre o en casos de ataques a estaciones subterráneas, como el atentado en Tokyo de 1995, donde se liberó gas tóxico en las estaciones.
Usando este algoritmo no sería necesario equipar todas las estaciones con detectores, una muestra [en lenguaje estadístico] sería suficiente para identificar el origen del ataque, tomándose acciones preventivas antes de que se extendiera demasiado lejos.
Lo curioso de todo el asunto es que el algoritmo sólo se ha probado a posteriori, es decir, una vez que se ha aplicado se sabe que funciona, pero no si funcionará antes de hacerlo. Sin embargo, Pinto comenta que también se podría usar en análisis preventivos seleccionando puntos de prueba. También comenta que podría ser usado por analistas de publicidad y marketing para identificar los blogs o medios que son más influyentes entre su público objetivo.

Científicos logran imprimir imágenes en color a 100.000 dpi


Ha sido un grupo de investigadores en Singapur los que han dado con una técnica que podría revolucionar el mundo de la imagen. Se trata de un método a través de la nanotecnología que consigue imágenes en color a una resolución de 100.000 dpi, una técnica que podría aplicarse en el almacenamiento de datos ópticos de alta densidad.
100.000 dpi
Tal y como cuentan los investigadores, la técnica construida utiliza estructuras nanométricas de metal en vez de las tintas utilizadas en las impresoras actuales o incluso en las de tipo láser. Para que nos hagamos una idea, los sistemas actuales industriales trabajan en un máximo de 10.000 dpi de resolución.
El logro permite que la utilización del color no se trate por la combinación de tintas, sino a través de la litografía. Este detalle no sólo permitiría una gran avance para su aplicación en el almacenamiento de datos ópticos, también podrá aplicarse en pantallas de color de alta resolución.
Una idea que partió de las vidrieras y su mezcla de fragmentos de metal con vidrio. Las nanopartículas que alinean los trozos de metal dispersan la luz que las atraviesa, como resultado, se forma este tipo de vidrio en su variedad de tonalidades de color.
Según Karthir Kumar, uno de los autores principales de la investigación:
La resolución de las imágenes impresas depende del tamaño de los nanopuntos de color y del espacio que los separa. Cuanto más pequeños y más cerca estén los puntos, más resolución tendrá la imagen.
Por esta razón los científicos aseguran que lo conseguido es la máxima resolución posible en una imagen impresa. La técnica logra colocar de forma efectiva los puntos a través de los pequeños discos de metal, lo consigue con un patrón nano-estructurado que alcanza la resolución de 100.000 dpi.

lunes, 13 de agosto de 2012

¿Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de archivo?

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. 

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos). 

De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo histórico). 

Definiciones:

1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Acción de numerar hojas.
3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”. 
4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. 
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. 
6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ... 
7. Paginar: Acción de numerar páginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.

Requisitos:

1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al tramite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

Materiales:

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. 
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Procedimiento:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

Bibliografía:

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Circular Nº 004 de 2003.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo Nº 38 de 2002.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santafe de Bogotá, 1997.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”.

- GODOY, Julia LÓPEZ, Imelda CASILIMAS, Clara. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Directrices Básicas e Instructivos para su Elaboración (versión actualizada). Mini/Manual Nº 4. Archivo General de la Nación, 2001.

- GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un Diccionario de Terminología Archivística. Bogotá, Archivo General de la Nación, 1997.

- JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C., 2003.

- ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Características de calidad.

Tomado de :http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2142

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