jueves, 22 de diciembre de 2011

ACABAN DE PUBLICARSE EN ISO LAS NORMAS ISO 30300 e ISO 30301


La familia de normas ISO 30300 elevan la gestión documental al nivel de las políticas y estrategias corporativas. Va a tener una gran trascendencia para nuestro sector porque permitirá certificar a aquellas organizaciones que gestionan adecuadamente sus documentos, conforme a las mejores prácticas internacionales.
Estas normas ya pueden adquirirse en la sede de ISO:

ISO 30300:20O1 Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary

Traducción de la descripción: ISO 30300 define los términos y definiciones aplicables a las normas de sistemas de gestión para los documentos (MSR) preparados por ISO/TC 46/SC 11. También establece los objetivos para usar un MSR, proporciona los principios, describe los procesos de acercamiento y especifica los roles para la alta gestión.
ISO 30300:2011 es aplicable a cualquier tipo de organización que desea:
  • Establecer, implementar, mantener y mejorar su MSR para soportar sus negocios
  • Auto-asegurarse la conformidad con la política de documentos establecida
  • Demostrar su conformidad con esta norma internacional

ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements

Traducción de la descripción: ISO 30301:2011 especifica los requisitos que deben cumplir los sistemas de gestión para los documentos (MSR) para soportar una organización en el logro de sus regulaciones, misión, estrategia y metas. Se dirige al desarrollo e implementación de las políticas de documentos y objetivos y proporciona información de la medición y control del rendimiento.
ISO 30301:2011 se puede implementar por otras normas de sistemas de gestión (MSS). Es especialmente útil para demostrar la conformidad con los requisitos de los documentos y registros de otros MSS.

miércoles, 14 de diciembre de 2011

Tres aplicaciones multiplataforma para compartir archivos en la nube


Compartir archivos de manera colaborativa es uno de los usos más útiles que podemos exprimirle a la nube. Las aplicaciones son casi infinitas, no sólo por las ventajas de poder prescindir de un formato físico para almacenarlos e ir intercambiándolos entre ellos, sino que también ofrece muchas ventajas desde el punto de vista colaborativo y de poder acceder a nuestros archivos desde cualquier lugar, incluidos dispositivos móviles, que es el apartado en el que nos vamos a centrar.
Porque afortunadamente, este tipo de servicios, sobre todo después del éxito como el de Dropbox, empieza a popularizarse cada vez más, sin embargo no todos cuentan con el apoyo de buenas aplicaciones móviles multiplataforma para terminar de complementar una de las grandes ventajas de que la nube esté en todos sitios, la movilidad. Aquí van tres recomendaciones de los que para mí son los mejores servicios de almacenamiento online con aplicaciones móviles a la altura, si conocéis alguno más no dudéis en dejarlo en los comentarios:
SkyDrive: Mi nueva favorita desde que esta tarde hayan lanzado aplicación para Windows Phone y para iOS con una app muy bien conseguida que refuerza la que para mí es una de las mejores aplicaciones web de Microsoft. Necesita una cuenta de Hotmail/Live y otorga 25GB gratuitos a cada usuarios, probablemente su mejor baza, aunque también se agradece la integración con Office en la nube y el soporte a HTML5. De momento su mayor pega es que no tiene un cliente de escritorio para sincronizar carpetas al estilo Dropbox, aunque hay rumores de ello. También se echa en falta una app para Android.
Box: Empecé a ser muy fan de este servicio desde que hace unos meses lanzasen una promoción por la que los usuarios de la app de iOS obtenían 50GB gratis, de hecho hablamos de ello en nuestra sección semanal de aplicaciones. Fue una oportunidad genial para probarlo y descubrir todo su potencial, las aplicaciones están exquisitamente diseñadas y están disponibles para iPhone, iPod Touch, iPad, Blackberry, Blackberry Playbook y Android, les falta Windows Phone para cubrir todos los grandes sistemas operativos pero llegará con el tiempo. Tampoco tiene cliente de escritorio, todo se debe hacer vía móvil o la web, su gran baza es que está muy enfocado al tema colaborativo, con diseño de perfiles, añadir comentarios sobre archivos y gestión de carpetas. Fuera de la promoción que menciono ofrece 5GB para los nuevos usuarios, no son los 25GB de SkyDrive pero son más que los 2GB que por defecto ofrece Dropbox. Tiene además un diseño un tanto más intuitivo, muy buenas opciones colaborativas y las aplicaciones móviles son estupendas.
Dropbox: No, no me iba a dejar Dropbox fuera de la lista, pero la verdad es que últimamente ando bastante desencantado con Dropbox. Aunque lo recomiendo para uso personal y la sincronización entre dispositivos, pues es de los pocos que sí dispone de cliente de escritorio, inexplicablemente, por experiencia digo que en lo que se refiere a gestión colaborativa es un auténtico desastre, no hay permisos de usuario, el historial de modificaciones a veces falla y para rematar la faena en la mayor parte de los casos esos 2GB se hacen muy, muy escasos, ya no estamos en 2007. Eso no quita el hecho de que sea un servicio fantástico, muy fiable, con un éxito más que merecido y sobre todo con una app móvil estupenda, que es lo que nos interesa, quizá la más completa de todas.
Todos estos servicios son gratuitos en su plan más básico, aunque incluyen planes de pago que en la mayoría de las situaciones lo que hacen es aumentar el espacio.

La certificación de los sistemas de gestión


Una de las características de las normas de sistemas de gestión –Management System Standard (MSS) según la terminología de ISO– elaboradas por la International Organization for Standarization es que soncertificables conforme los requisitos que establece un documento normativo (norma, especificación técnica u otro tipo de documento normativo); por ejemplo, la norma ISO 9001 en los sistemas de gestión de calidad o la norma 30301 en los sistemas de gestión para los documentos. La certificación de un sistema de gestión es el reconocimiento formal por parte de una entidad de certificación del cumplimiento de estos requisitos.
La certificación de un sistema de gestión se lleva a cabo mediante un proceso de certificación que, generalmente, corresponde a una auditoría de certificación. Estas auditorías verifican de manera exhaustiva que todo el sistema cumpla con los requisitos determinados por la norma correspondiente. Si el sistema cumple, se certifica y se entrega un certificado y una licencia de uso de la marca de certificación del sistema de gestión. Estos certificados tienen un periodo de vigencia y cuando expiran hay que renovarlos mediante una auditoría de recertificación muy similar a la auditoría de certificación. Durante el tiempo en que el certificado está vigente suelen realizarse auditorías de seguimiento o de cumplimiento. Estas auditorías normalmente son menos exhaustivas que las auditorías de certificación.    
Cada entidad establece su propio modelo o esquema de proceso de certificación de sistemas de gestión. Un ejemplo interesante e ilustrativo es el de AENOR. Esta entidad de certificación especifica su modelo o esquema de proceso de certificación de sistemas de gestión en el “Reglamento General de Certificación de Sistemas de Gestión y de sus Marcas de Conformidad” 

Además AENOR dispone de un reglamento particular para cada sistema de gestión y su correspondiente marca de certificación. Así, por ejemplo, el “Reglamento Particular de Certificación de Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información”
Las entidades de certificación que quieran certificar sistemas de gestión para documentos según la normaISO 30301: Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Requisitos, deberán elaborar su modelo o esquema específico. En el caso de AENOR probablemente se elaborará un reglamento particular de certificación de sistemas de gestión para documentos, derivado del “Reglamento General de Certificación de Sistemas de Gestión y de sus Marcas de Conformidad”.

lunes, 12 de diciembre de 2011

El Business Analytics regresa $10.66 por cada dolar invertido, según estudio de Nucleus Research

Las aplicaciones de Business Analytics, incluyendo Business Intelligence, Performance Management y Análisis Predictivo están aportando un significativo retorno de la inversión (ROI), con un beneficio promedio de $10.66 por cada dolar gastado, de acuerdo con un análisis de la compañía Nucleus Research (www.nucleusresearch.com). También sobresalió que los despliegues de analítica permiten detectar nuevas maneras de incremetnar el rendimiento y reducir los costos, así como eliminar procesos manuales.

Las tendencias tecnológicas estratégicas de 2012


1- Media tablets y más allá
Las tablets son una realidad en la calle y cada vez más lo serán también dentro de las empresas. Esto supone un reto para su seguridad y gestión, así como un cambio en cómo la información se produce y se consume. Según las previsiones de Gartner, en 2013 acceder a internet a través de un teléfono móvil será más usual que hacerlo vía PC. El reinado de Windows, predicen, se acaba. De todos modos,  Cearley estima que la presencia de Windows Mobile en el mercado de los dispositivos móviles podría ser bastante alta y en 2013 incluso podría superar RIM y consolidarse en una tercera posición tras Android y Apple.
2- Aplicaciones e interfaces centradas en la mobilidad
Abrir una habitación de hotel con la llave electrónica de nuestro smartphone o conseguir puntos en la cuenta de fidelización del supermercado será muy pronto una realidad con la tecnología NFC. Pero las aplicaciones e interfaces centradas en la movilidad van más allá: se están desarrollando una gran cantidad de herramientas para usos tan diversos como el reconocimiento de voz y de apariencia, la telemetría o la coordinación entre múltiples aparatos.  Gartner anuncia el advenimiento de un nuevo paradigma del interfaz del usuario en que los gestos, el tacto, la voz o el video serán claves.
3- Experiencia del usuario social y contextual
El llamado “context-aware computing” (CAC) sirve para utilizar información sobre el entorno del usuario como su ubicación y actividades para interactuar con él y ofrecerle servicios de forma proactiva. En el periodo de 2012-2013, se popularizarán las herramientas CAC basadas en GPS, NFC, lectura de códigos, realidad aumentada, alertas proactivas o m-commerce. En 2014-2018, se consolidarán, entre otros, el contenido y las interfaces contextuales o los comportamientos anticipatorios. Según estimaciones de Gartner, en 2015 el 40% de los usuarios de smartphones permitirán a los proveedores de servicios contextuales que les localicen. Ese mismo año, Google, Microsoft, Nokia y Apple controlarán los hábitos digitales del 10% de la población mundial. Cearley apunta que, probablemente, aparecerá un debate en la sociedad sobre si estas prácticas son culturalmente aceptables o, por el contrario, se deben crear mecanismos para limitarlas. 
4- Internet de las cosas
El concepto “internet de las cosas” no es nuevo pero, según Gartner, dará un paso adelante próximamente. Internet se continua expandiendo en los objetos con, por ejemplo, la utilización de sensores incrustados capaces de detectar cambios en el entorno; el reconocimiento de imágenes para la identificación de personas, lugares, objetos o marcas; o el pago a través de NFC.
5- Tiendas de aplicaciones
Gartner calcula que en 2014 se descargarán más de 70 billones de aplicaciones y al menos la mitad de las herramientas optimizadas para las tiendas de aplicaciones que fueron desarrolladas en 20110 se habrán comprado o ya no existirán. Cearley cree que estamos delante de un mercado muy lucrativo en que Microsoft, IBM o VMware podrían entrar pronto. El próximo año veremos cómo las empresas empiezan a apostar por las tiendas de aplicaciónes y, en 2013, ya será una actividad generalizada. 
6- La próxima generación de analytics
Las herramientas de análisis de datos darán un paso adelante con la incorporación de tecnologías para la optimización, simulación y predicción, que examinaran los posibles escenarios que se pueden dar antes, durante y después de la ejecución de un proceso empresarial. Además,  el “advanced analytics” promoverá la toma de decisiones colaborativa gracias a la adopción de aplicaciones sociales y de seguimiento de los procesos. 
7- Big data 
La cantidad de datos que maneja una empresa es tan desorbitada que sobrepasará la capacidad de gestión de las tecnologías actuales. Este es un gran reto para el sector IT, que ya está manos a la obra para intentar darle una respuesta con tecnologías como in-memory DBMS, in-DBMS analytics de Teradara y SAS o los self-service data marts de EMC/Greenplum y Teradata.
8- La nube
En  2012 la mayoría de los fabricantes de IT ofrecerán servicios cloud y, cada vez, más la batalla va estar en el campo de PaaS (Platform as a Service). Paralelamente, los intentos de regular el ámbito de la nube se van a materializar con los marcos normativos planteados por CAMM y FedRAMP. 
9- Computación in-memory
Gartner cree que, aunque todavía se encuentra en una fase inicial, la expansión de la computación in-memory –basada en el acercamiento “físico” de la información a la unidad de procesamiento- podría suponer a largo plazo un cambio tan importante en el mundo IT como lo está siendo la nube. Algunos fabricantes ya se han dado cuenta de ello y empiezan a ofrecer tecnología basada en este concepto, aunque Gartner considera que no es suficientemente madura.
10- Servidores que usan extremadamente poca energía
La creciente presión medioambiental es una de las razones por las que los fabricantes, como HP, están comenzando a comercializar servidores que funcionan con muy poca energía. Según Cearley, es una tendencia paralela al incremento de la big data: en poco espacio los servidores serán capaces de almacenar grandes cantidades de información.  

Canon lanza en EE.UU el nuevo escáner imageFORMULA P-215 para el mercado mobile


La compañía de soluciones de imágenes digitales, Canon, lanza en EE.UU el nuevo escáner imageFORMULA P-215 para el mercado mobile. Este nuevo escáner es ideal para los usuarios de oficina que buscan mejorar la eficiencia y la productividad personal.
Este escáner, que pertenece a la galardonada cartera de productos Canon imageFORMULA, se destaca por su tamaño compacto, imágenes de alta calidad y por la sofisticación en la captura y almacenamiento de información móvil.

El presidente de EE.UU Barak Obama pidió a las agencias federales implementar soluciones digitales de records management


El presidente de EE.UU Barack Obama dio a las agencias de gobierno cuatro meses para implementar soluciones digitales de records management. Así, el presidente insta a burócratas a entrar en la era digital "para que el público estadounidense puede tener acceso a la información clara y precisa sobre las decisiones y acciones del gobierno federal".
El presidente de EE.UU Barack Obama dio a las agencias de gobierno cuatro meses para implementar soluciones digitales de records management. Así, el presidente insta a burócratas a entrar en la era digital "para que el público estadounidense puede tener acceso a la información clara y precisa sobre las decisiones y acciones del gobierno federal".

jueves, 8 de diciembre de 2011

Proteja su información / Rincón del internauta


Nunca está de más echar un vistazo a los sistemas y medidas para proteger la información.

La información es uno de los mayores activos que puede tener una persona o empresa, y en ciertos casos, sólo cuandose pierde o está en riesgo se reconoce su valor.
El uso de tabletas, teléfonos inteligentes y computadores portátiles aumentan el riesgo de pérdida de esta información, porque estos equipos son fácilmente perdidos o robados. Con estos aparatos se va nuestra historial en Internet: fotos, videos, cuentas de correos, datos confidenciales, información crediticia, familiar, laboral, etc.
Como con todos los bienes de valor, es importante tener un inventario, políticas de uso y contraseñas que de verdad sean una garantía -alfanúmericas y cambiarlas cada mes-.
Al realizar el inventario se recomienda: establecer una lista ordenada con todos los activos de información que tenemos, es decir, carpetas en nuestro disco duro, aplicaciones que almacenan información y servicios que estamos utilizando que también guardan datos.
No basta con saber que se tiene, es importante realizar copias de seguridad de la información o backup. Para esto debemos identificar los datos valiosos que no deben perderse en ningún caso, la información que es de carácter relevante, el espacio y medio de almacenamiento y el tipo de las copias de seguridad. También es importante verificar que las copias se estén realizando correctamente y no llevarse sorpresas, ante un accidente, y que sea demasiado tarde.
Medidas sencillas, como cifrar la información en los computadores y dispositivos móviles, le permiten al usuario proteger la información. Muchos sistemas operativos como Windows ofrecen esta opción, con la que se blinda el acceso a esa información, con el costo de perder un poco de rendimiento en el equipo. Servicios como Google Docs, Dropbox y SkyDrive son recomendados.

Via EL Tiempo

Identificación por radiofrecuencia: La tecnología que matará las filas


Aunque es incipiente en la industria, la (RFID) será algo cada vez más común.

Imagine que tras completar sus compras ya no tiene que hacer largas filas en el cajero: a la salida del supermercado, una señal de radio 'barre' al mismo tiempo los productos amontonados en el carrito y registra el monto del adeudo, que será cargado a su cuenta o tarjeta.
Otro día, acude a su trabajo y las puertas de acceso se abren en forma automática cuando un sistema lo identifica como empleado, ya sea en el estacionamiento o en la recepción; una base de datos mantiene el registro actualizado de sus entradas, salidas y retrasos.
Este escenario será parte de la vida cotidiana dentro de unos cuantos años, cuando los sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID en inglés, que ya tienen usos marginales, como el pago de peaje automático en autopistas) se generalicen, según anticipan científicos e ingenieros especialistas.
"La tecnología RFID ya tiene muchos años, pero debido al alto costo de los receptores, casi no se utilizaba; ahora, ha ido bajando", explica Jorge Cortés Galicia, de la Escuela Superior de Cómputo (Escom) del Instituto Politécnico Nacional, en México. Este sistema opera de manera similar a un radar, con la emisión y recepción de señales de radio que 'rebotan' en una etiqueta o tag con información.
Además, dice el investigador, la frecuencia con la cual opera la RFID (alrededor de los 2 gigahertz) no interfiere con otros dispositivos electrónicos y permite un manejo más seguro en comparación con otros sistemas, como los códigos de barras.
La vida estará dentro de poco a un chip de distancia. Bienvenido al futuro.

Contiene más datos

A diferencia de los códigos de barras, que requieren una etiqueta, la RFID permite una identificación mucho más veloz y eficiente, pues decodifica la información de muchas fuentes al mismo tiempo e incluso a decenas de metros, sin necesidad de colocar la etiqueta en 'línea' con el lector. Las etiquetas o 'tags' RFID almacenan hasta tres veces más información que un código de barras y pueden leerse aun cuando estén dentro de una caja de cartón, plástico u otro contenedor. En EE. UU., su empleo es común en la localización de autos y animales, en los registros financieros y en inventarios de compañías. En países latinoamericanos, su uso es aún incipiente en compañías; se utiliza para el rastreo y la localización de autos o el pago automático de peaje en autopistas. Pero, dado que las 'tags' pueden colocarse en teléfonos, libros, computadores, antenas, tarjetas de identificación y muchos otros objetos cotidianos, se prevé que su empleo se generalice a medida que los costos de producción sigan descendiendo.

Tema en investigación

En Colombia, existe el Centro Latinoamericano de Innovación en Logística (CLI), que está liderando el estudio sobre cómo hacer más eficiente una serie de servicios a través de la integración de la RFID en la cadena de producción. Allí se están desarrollando aplicaciones del sistema en venta al detal, textiles y confección y transporte. El objetivo es transformar los procesos de las empresas a través de mayor automatización, es decir, tener el control del producto desde su manufactura hasta su venta, pasando por la distribución. Desde hace unos siete años, algunas empresas empezaron a estudiar los beneficios de este cambio tecnológico y ya están viendo los resultados de la implementación de este cambio de códigos de barras. Por ejemplo, el tiempo de lectura individual de 50 cajas con código de barras y el control de inventarios hoy se redujo a unos segundos. "La automatización de los procesos gracias a la RFID se mide en eficiencia y eso es lo que más está impactando en el mundo", explica Juan Felipe Ochoa, consultor en el sistema.

miércoles, 7 de diciembre de 2011

Xerox trabaja en un algoritmo capaz de seleccionar las mejores fotos


El reconocimiento facial es una línea de trabajo que siguen muchas empresas tecnológicas y que sirve tanto para autoetiquetar fotografías en una red social como Facebook como para detectar sospechosos en una muchedumbre observada por una cámara de vigilancia. La verdad es que, en el fondo, este tipo de tecnología suele causar, casi por igual, temor, por el mal uso que podría dársele, y curiosidad, por la complejidad de los algoritmos utilizados para reconocer caras. Xerox está trabajando en un proyecto que quiere llevar procesamiento de imágenes un paso más lejos puesto que está trabajando en un algoritmo capaz de seleccionar las fotografías más bellas.
¿Acaso la belleza es algo que se pueda definir en un algoritmo? Afortunadamente aún no pero Xerox parece haber iniciado este camino gracias al desarrollo tecnológico que está llevando a cabo en su Centro de Investigación en Grenoble (Francia). Este algoritmo es capaz, a partir de un conjunto de fotos, ordenarlas no sólo por su contenido sino también de acuerdo a cualidades estéticas, primando los primeros planos o las fotos bien iluminadas frente a fotos desenfocadas, mal iluminadas o con un contenido algo caótico.
Aunque aún está en una fase temprana, esta tecnología podría ser utilizada por los usuarios para realizar una selección automática de las fotos tomadas durante las últimas vacaciones como por las agencias de fotografía para realizar una selección de imágenes de una manera rápida.
Este desarrollo demuestra que no es necesario utilizar el ojo humano para valorar imágenes y seleccionar las más bonitas. Se puede ejecutar el algoritmo y obtener una muy buena estimación
El sistema desarrollado por Xerox es capaz de aprender mediante el estudio de fotos publicadas en galerías públicas (Flickr, Facebook, etc) y es capaz de almacenar datos relativos a patrones comunes en estas imágenes que podrían considerarse como indicadores de buenas fotos: iluminación indirecta, fondos borrosos que no destaquen más que el retrato en primer plano, buena velocidad del obturador para congelar el movimiento, etc. Sumando estos factores al reconocimiento en la imagen de patrones según un vocabulario visual (esquinas que definen los bordes de un edificio, las formas redondeadas de una rueda, regiones verdes que indican paisajes, etc) y la comparativa con el gran número de imágenes disponibles en la red, el algoritmo de Xerox dispone de una gran cantidad de datos en los que apoyarse a la hora de tomar cualquier decisión.
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¿Y cuál es el siguiente paso? Xerox quiere arrancar una fase piloto el próximo año con algunos de sus partners (compañías de diseño gráfico, empresas que editan álbumes digitales, etc) ya que, según comentan, su sistema es capaz de ordenar 5 millones de imágenes en menos de un segundo (un dato nada despreciable).
La idea es lanzarlo como aplicación en la nube para que el propio algoritmo mejore con el conocimiento adquirido a través de todos los usuarios pero, seguramente, aún pase bastante tiempo hasta que vemos esto funcionar. Mientras tanto, para los curiosos, Xerox ha publicado una web en la que podemos ver en funcionamiento este algoritmo y observar la clasificación que se hace de las imágenes.

Via ALT1040

miércoles, 30 de noviembre de 2011

Las ISO 30300: Management system for records después de la publicación


Las ISO 30300: Management system for records después de la publicación, por Carlota Bustelo
La publicación
Finalmente el 9 de noviembre de 2011 ISO ha publicado los dos primeros productos de la serie de normas 30300. Management system for records. Su elaboración ha sido un camino largo (la primera vez que se presentó la propuesta fue en mayo de 2007, que ha seguido todos los procedimientos de ISO para asegurara el rigor y el consenso y acuerdo más amplios posibles. Para todos los que hemos participado en su elaboración: los dos grupos de trabajo que se han encargado de su redacción, el ISO TC46/SC11 y todos su miembros, los distintos Comités Técnicos Nacionales de Normalización de los países miembros en los cinco continentes, entre los que se encuentra el CTN50/SC1 de AENOR; han sido unos años enriquecedores, de intenso intercambio de experiencias, de aprendizaje y entendimiento de “los sistemas de gestión” y, cómo no, de mucho trabajo. (NOTA: La adopción y publicación de las ISO 30300 como normas UNE ISO se espera para principios del año 2012).
Intención de las normas
La nota de prensa con la que ISO anuncia la publicación destaca que “en la ola de recientes fallos en la gobernanza corporativa, [estas nuevas normas] ayudarán a las organizaciones a facilitar la información corporativa rápida y efectivamente”.  Y no se puede explicar mejor la intención de las mismas: ayudar a las organizaciones a gestionarse mejor en los relacionados con su información corporativa que es el reflejo de sus procesos y actividades.
Y, sin embargo, cuando una norma se lanza al mercado cada colectivo o potencial usuario puede hacer sus propias interpretaciones. Es curioso observar como algunas de ellas difieren de las intenciones originales o se entienden con puntos de vista distintos. Esto no las hace inválidas puesto que las normas son en sí mismas documentos voluntarios que las organizaciones o colectivos adoptan porque obtienen algún beneficio en su aplicación, y porque una vez lanzadas al mercado no hay un control de cómo se utilizan.
Difusión y conocimiento del colectivo profesional
Durante todo el período de elaboración estas normas han sido discutidas en los ámbitos de los profesionales de la gestión de la información y los documentos en todos los países que han estado implicados en su elaboración [i].
Solo por mencionar las aportaciones más recientes podemos consultar:
  • La segunda edición del Libro blanco que han editado los países francófonos implicados (Francia, Luxemburgo y Canadá) y que está teniendo una difusión y aceptación muy importantes [ii].
  • El debate del blog Diplomatica.cat a partir de la presentación de las normas en Barcelona en Innova.doc [iii].
Entre los profesionales de la gestión de documentos y archiveros, que generalmente hemos tenido poca formación en “management” y sistemas de gestión, la publicación de las normas ha suscitado algunas dudas y discusiones, que con sus matices tienen la misma base en los distintos países. Por esta razón, el ISO TC46/SC11 resolvió en su última reunión en Londres (3/11/2011) redactar un “White paper” de libre distribución sobre la relación entre las normas 30300 y resto de los productos ISO de gestión de documentos (incluida la ISO15489). El plazo para redactarlo es finales de Enero del año que viene.
La asociación SEDIC, dado el interés despertado entre sus asociados y los alumnos de su programa de formación, ha apostado por que el segundo de la serie “Documentos de trabajo”, que me ha encargado, trate sobre las normas 30300. Esta guía pretende ser un punto de partida para los profesionales que quieran involucrarse en la implantación de un sistema de gestión ISO 30301[iv].
Y ahora ¿qué?
Ahora con las normas publicadas el reto y el desafío es darlas a conocer a la alta dirección y poner los beneficios de la buena gestión de documentos en la hoja de ruta de las organizaciones que se modernizan. Queda un largo camino que recorrer en la difusión de estas normas fuera de las fronteras de nuestra profesión, en el que estamos comprometidos a nivel internacional. Sólo el tiempo nos dirá si hemos tenido el éxito esperado.
Mientras tanto y en paralelo en el ISO TC46/SC11 estamos desarrollando dos nuevos productos de la familia 30300. La ISO 30302, una guía de implementación del sistema de gestión (ojo no de los procesos y controles documentales, que se piensan cubiertos con la ISO 15489 y el resto de normas e informes técnicos desarrollados, y la ISO 30304 una guía para la auditoría del sistema de gestión de los documentos que cubre todos los requisitos obligatorios tanto los propios del sistema de gestión como los de los procesos y controles documentales. Esta última estará reforzada con la publicación hace unos días de la nueva norma ISO 19011: 2011. Guía para auditoría de sistemas de gestión, en la que ya se mencionan las ISO 30300. La publicación de estos productos tiene que pasar por los distintos pasos de redacción y los estrictos controles de ISO, por lo que no se esperan antes del 2014.
En el camino esperamos acumular experiencia que sirva de base a la redacción de las normas, y observaremos con expectación si los organismos de certificación y sus clientes se interesan en estas normas, aún en tiempos de crisis.
__________
[ii] AFNOR CN11. Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de gestion des documents d’activité. Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489. AFNOR : Octobre 2011. http://www.bivi.fonctions-documentaires.afnor.org/livres-blancs/publication-d-une-deuxieme-version-du-document-introduction-a-la-serie-de-normes-iso-30300-systeme-de-gestion-des-documents-d-activite
[iv] Bustelo-Ruesta, Carlota. Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos. SEDIC: Octubre 2011 (Documentos de trabajo, 2). http://www.sedic.es/p_documentos_trabajo.asp

miércoles, 23 de noviembre de 2011

Publicada la revisión de la norma ISO 19011

ESCRITO POR:  EL 22/11/2011
Recientemente, con fecha 11 de noviembre de 2011, se ha publicado la norma ISO 19011:2011. Guidelines for auditing management systems, una revisión de la norma ISO 19011:2002 (UNE-ISO 19011:2002. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental).
Es evidente que uno de los elementos que se han revisado es el título de la misma norma: se pasa de un estándar específico para el sistema de calidad y/o ambiental, a un estándar general para cualquier sistema de gestión. Un cambio que demuestra la proliferación de sistemas de gestión desde el año 2002 –entre los que se encuentra el sistema de gestión para los documentos ISO 30300–, y la necesidad tener una norma genérica para auditarlos.
Se pueden comprobar los cambios que incorpora esta revisión de la norma en el documento “IRCA Briefing note: ISO/FDIS 19011:2011 – Guidelines for auditing management systems”, que la International Register of Certificated Auditors (IRCA) publicó en el mes de agosto de 2011 cuando la norma se encontraba en su fase final de aprobación.

Esta norma sigue proporcionando orientación sobre la auditoría de sistemas de gestión y la evaluación de las competencias de las personas implicadas durante un proceso de auditoría.
Desde el punto de vista de los sistemas de gestión para los documentos, es importante porque a día de hoy es la norma de referencia para auditarlos y, además, contiene un anexo específico sobre los requisitos que debe cumplir un auditor de este tipo de sistemas.

Via http://www.iso30300.es/publicada-la-revision-de-la-norma-iso-19011/

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