martes, 23 de noviembre de 2010

5 consejos para tener una navegación más segura


Elije un navegador seguro

La mayor parte de las actividades que desarrollamos por Internet se centran en nuestro navegador, por lo que hacer una elección adecuada es importante. Además de elegir uno que nos permita navegar de forma rápida, sea ligero y no nos de problemas tenemos que ver también el nivel de seguridad que nos puede proporcionar.
En ese sentido, volvemos al estudio anteriormente mencionado donde dos de los tres navegadores más rápidos son los más seguros. Sin embargo el primero, Internet Explorer, no es tan seguro, aunque hay que decir que ha mejorado durante los últimos años, todavía es común ver y encontrarse a usuarios que se les ha instalado determinado software en su equipo o que ha aparecido una nueva barra en su navegador.
Hacer la elección de este navegador cada vez es más fácil y está al alcance de todos, ya que donde más problemas de malware nos podemos encontrar es en Windows y recordemos que en las últimas versionesMicrosoft esta obligado a ofrecer al usuario varias alternativas diferentes a su aplicación.

Usa complementos adicionales para el navegador

noscript 2 5 consejos para tener una navegación más segura
Si en el anterior punto hemos elegido Mozilla Firefox o Google Chrome este apartado nos puede ayudar, porque a pesar de ser los navegadores más seguros su niveles de bloqueo a sitios web infectados no son muy altos, rondando el 35%. Por ello siempre es buena idea instalar algunos complementos a nuestro navegador para aumentar dicho porcentaje.
En el caso de Firefox podemos instalar No-Script un complemento muy conocido que evitará que una página web pueda ejecutar código Javascript o cualquier otro tipo de plugin que pueda resultar sospechoso de ejecutar código malicioso. Si usamos el navegador de Google, también tiene una extensión parecida.

Cuida la protección de tu equipo

De igual forma que los dos anteriores puntos, salvo que extrapolado a todo nuestro equipo. De nada sirve que tengamos mucho cuidado con el resto de cosas si de buenas a primeras metemos un CD o un pendrive que puede estar infectado y nos contagia nuestro equipo.
Nunca esta de más tener instalado un antivirus en nuestro sistema operativo y en el caso de los Windows, tenemos muchas opciones gratuitas y poco pesadas, como puede ser Avast! o Microsoft Security Essentialsdel cual os habló Elías hace un tiempo. Si usamos Linux o Mac OS X nos tenemos que preocupar “menos”, por el simple hecho que estos sistemas no están en el punto de mira, aunque cada vez lo están más y en el caso del sistema operativo de Apple hemos visto como se están lanzando últimamente muchos antivirus y la llegada de troyanos es cada vez más probable.

Actualiza tus aplicaciones

windowsupdate 5 consejos para tener una navegación más segura
Algunas personas tienen la mala costumbre de actualizar sus aplicaciones muy de vez en cuando y algunas incluso no lo hacen. Es muy importante mantener nuestras aplicaciones actualizadas, no sólo porque las versiones más recientes nos pueden proporcionar características mejoradas sino porque también en algunos casos se realizan mejoras en su seguridad.
Esto es muy importante en el caso de las aplicaciones que se conectan a Internet y principalmente tenemos que tener actualizado nuestro navegador e intentar tenerlo a la última versión disponible. Como herramienta principal que se usa para navegar también son el primer punto en el que se mira para encontrar fallos de seguridad que puedan ser aprovechado. Y esto lo tenemos que extrapolar también a nuestro sistema operativo, que como eje en el que se mueve toda nuestra información también tiene debería ser actualizado para estar al día y evitar posibles puertas traseras que sean aprovechadas.

Sentido común

El último punto y el más importante. Todo lo anterior está muy bien, pero sin el sentido común las posibilidades de que tengamos problemas aumentan considerablemente. A menudo me he encontrado con personas a las que inicialmente tenían un equipo actualizado y aparentemente seguro tras un tiempo de navegación aquello parecía un basurero, de tantas barras que se habían instalado, aplicaciones de juegos online o troyanos rondando por el equipo.
navegando 5 consejos para tener una navegación más segura
Si tenemos una navegación suicida no sirve de nada todo lo anterior. Es importante que antes de hacer click en un enlace pensemos bien en que página estamos y a cual nos puede llevar. Tenemos herramientas que nos bloquean posibles amenazas, pero no son efectivas al cien por cien, por lo que no hay mejor herramienta que uno mismo, que vigilar en que páginas entramos y que datos dejamos en estas.
Siguiendo un poco todos estos consejos nos encontraremos con que nuestro equipo será más seguro y por lo tanto nuestros datos, mejorando la privacidad de estos. Quizá si llevas tiempo en Internet ya los apliques y no sean necesarios, si eres nuevo o no tienes costumbre de hacerlo puede que te resulte pesado, pero realmente no lo es tanto y cuando lo pones en practica lleva poco tiempo seguir estas reglas básicas y cada vez se puede hacer más cómodo usarlas hasta el punto que será algo habitual en un tiempo.

Pantallas de tinta digital a color ¿es realmente necesario?


Ebook Color Pantallas de tinta digital a color ¿es realmente necesario?
Desde la abrumadora salida del Kindle, no cabe duda que los lectores de libros electrónicos han ido adquiriendo una importancia cada vez mayor en el panorama tecnológico y que cada vez están desplazando más y más al libro tradicional (con las cosas buenas y las cosas malas que tiene eso, pero ya es otra historia). Una de las claves de su éxito es su pantalla, una pantalla de tinta digital, que permite emular de manera muy precisa una hoja de papel impreso con la consiguiente ventaja de que no cansa la vista, a efectos prácticos, es exactamente lo mismo que estar leyendo un libro físico.
Sin embargo estas pantallas hasta el momento sólo soportaban una escala de grises, no color, gracias a una compañía china a partir de ahora tendremos pantallas a color de tinta electrónica y es muy probable que dentro de poco empecemos a oír novedades al respecto en el mercado de los ebooks al respecto. Que nadie se vaya esperar que sea algo igual, o remotamente parecido, a una pantalla LCD convencional, con la tinta electrónica, aunque a color, las imágenes ser verán mates, sin brillo, del mismo modo tampoco se podrán visualizar vídeos o material audiovisual de manera fluida.

Pero ¿es realmente útil en color en dispositivos de tinta electrónica? Al fin y al cabo, todos los libros convencionales son en blanco y negro, por así decirlo. Pues en mi opinión creo que depende bastante, la verdad es que como digo para un libro convencional no le acabo de encontrar el sentido, pero por ejemplo para libros de texto escolares (que podría ayudarse además de animaciones sencillas para resultar más educativos), para libros infantiles o para revistas sí que le veo un futuro bastante prometedor. En el campo de los ebooks mi experiencia se limita a un Papyre de la empresa española Gramatta y aunque el contraste entre el fondo y las letras podría ser mejor, la verdad es que estoy encantado con las comodidades que aporta un ebook a mi vida diaria.
Habíamos podido ver hasta las fecha algunos ejemplos de ebook con pantalla a color, como el nuevo Nook, o el mismo iPad pero cabe mencionar que usan una pantalla LCD, retroiluminada, que a la largan cansan a la vista y que no son tan cómodos (aunque muy cómodos en muchos casos) de usar como los que llevan tinta electrónica. Los ebooks, para bien o para mal, forman parte de un futuro donde el papel tendrá cada vez menos importancia. Nada podrá igualar, nunca, jamás, el tacto de un buen libro de papel, el uso, la calidez, las hojas gastadas por el tiempo y su peso confortable, pero desde que hace ya un par de años Amazon diese un paso en la dirección adecuada con el Kindle se estableció un punto de no retorno, las ventajas del formato digital son demasiadas como para no tenerlas en cuenta, y ahora, con la tinta a color, todavía más.

The Daily ¿principio del fin de la prensa impresa?


No es ningún secreto ) que los soportes físicos están agonizando, supervivientes gracias a los ingresos publicitarios de sus homónimos digitales, que conseguirán postergar su existencia, si acaso, un par de décadas más. ¿Cuánto no se habrá disertado sobre el fin de la prensa escrita desde que Phillip Meyer pronosticase su muerte para el 2043?

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Curiosidades de la vida, Meyer terminó desdiciéndose y argumentando que la impresión informativa pervivirá gracias al apoyo de Internet, justo lo contrario que ahora afirman los estudiosos que en un principio tildaron de locas sus teorías. Una reciente investigación, de hecho, ha emplazando valientemente el fin de los diarios impresos en España en 2024, llegando a esperar su muerte en Estados Unidos en unos seis años.
¿Las razones? Internet, telefonía móvil y tablets, que acapararán la atención de la audiencia conforme vayan siendo menos los ya de por sí pocos asiduos a mancharse de tinta cada domingo. Es sin duda arriesgado poner la mano en el fuego por las predicciones de Ross Dawson, pero inminentes proyectos como The Daily, precisamente emplazado en el mercado tablet, nos dan que pensar…

La pasada semana supimos que uno de los gigantes de la comunicación, News Corp., estaba interesado en gestar un periódico exclusivo para tabletas electrónicas como el iPad o la Galaxy Tab, dispositivos con una penetración comercial que se acrecienta por momentos y cuyos formatos de pantalla se antojan idóneos para conservar diseños propios de la prensa convencional.
James Murdoch, CEO de News Corp. en Europa y Asia, ha llegado a confiar a las tablets el futuro del periodismo, la mejor manera para convencer a los lectores de que merece la pena pagar por información acondicionada, original e interactiva, aunque pueda encontrarse gratuitamente en Internet:
Las tablet en general encajan con un tipo de periodismo realmente novedoso. Se están convirtiendo en nuestros soportes estrella, aún encontrándose en su más tierna infancia.
Hace unas horas conocíamos los primeros detalles sobre tan relevante proyecto, que vería la luz a finales de mes en los Estados Unidos bajo la cabecera The Daily. 150 periodistas comandados por Jesse Angelo, uno de los editores estrella del New York Post, se encargarían de articular una publicación que estaría disponible como aplicación a suscripción (99 centavos por una semana, menos de 4 dólares por un mes).
Ingenieros de Apple estarían tras la parte técnica, lo que aseguraría una exclusividad temporal en el iPad que rescindiría en pos del resto de tablets. Se dice incluso que los de Cupertino convertirán al medio en la estrella de un nuevo servicio de suscripción a periódicos que se lanzaría también antes de diciembre.
¿Será The Daily el principio del fin de la prensa impresa? Pudiese ser, al fin y al cabo la comodidad de consulta y actualización de las tablets no tienen igual en el universo físico y si a eso sumamos un diseño de lo más atractivo con vídeos, encuestas y gráficos interactivos… ¿realmente merecería la pena seguir pagando por mamotretos de papel que resultan más caros y albergan menos posibilidades?
No se olvide, en cualquier caso, que lo gratuito vende y por ello el experimento de News Corp. puede salir rana si no se ofrece un periódico lo suficientemente diferenciado respecto a cualquier otro medio digital. Así, si tengo que apostar, voy con todo a los periódicos para tableta financiados enteramente por publicidad y continuistas en ciertas pautas tradicionales del formato papel que, se quiera o no, son ya intrínsecas del periodismo con independencia de su futuro.

martes, 16 de noviembre de 2010

iPad y libros digitales se impondrán sobre las bibliotecas


Los iPad, el Kindle ya están en marcha, y sus efectos también.


La vida de las bibliotecas (sobre todo de las personales) y los viejos libros empolvados se verá pronto ferozmente afectada por la presencia desafiante de verdaderos acervos virtuales, casi inagotables, llenos de ventajas y perfectamente transportables; nadie puede negarse a la evidencia de sus virtudes ni pretender cerrar los ojos ante el cambio que suponen e imponen, un avasallante principio de sustitución agresiva que, como tantos otros, tiene lugar ante nuestros ojos, sin duelo alguno y de manera inconsulta.
Es la alternativa ante la trajinada y costosa pesadez de las viejas herramientas de sabiduría, hoy despojadas de su antigua grandeza.
La nostalgia va llenando el campo de los lectores tradicionales, con sus rituales y sus supersticiones. Los jóvenes miran por encima del hombro tales gestos de rigidez, tales rebeldías inútiles ante el paso del tiempo y el avance de las más audaces tecnologías.
Los viejos se cimbran, sin saber exactamente qué es lo que están perdiendo, y que nunca recuperarán.
Las glorias de un pasado que no necesariamente fue mejor harán creer a la mayoría especializada y ultraocupada que este cambio era, como todos los demás que han llegado en cascada, necesario y conveniente y, en verdad, lo será para casi todos.
Pero el dolor sordo que quedará adentro de los lectores de antaño -y su inútil resistencia-, quedará como prueba de que hubo un largo tiempo en el que los libros, los verdaderos, forjaron a generaciones enteras y fueron la semilla de tantos cambios.
En fin, va surgiendo un mundo inimaginable para el propio Gutenberg o para el editor veneciano Aldo Manuzio.
El mundo -literalmente descarnado- de los libros limpios y sin papel, hechos en pocos días, versátiles y variados. Redactados en todas las lenguas y traducidos en pocas semanas desde las lenguas más disímiles, llegan como regalo o como "ñapa" de promociones por la compra del iPad. Porque el contenido es lo que sobra, el complemento, nunca más, la esencia.
Y eso, a pesar de lo que pueda decirse -con mucho de corrección política- sobre el valor intrínseco del saber, que parece palpitar ahí, pero, por desgracia ya no palpita, y que se ahoga rápidamente en las densas mentes de los jóvenes.
Los iPad vienen a comprometer aspectos sutiles de la vieja lógica del gusto, de la elección, de la vitalidad que los libros de marras llevaban consigo.
Hay en cada aparato miles de ellos, producidos en serie y sobre medidas, abordando todos los temas, completamente fungibles, y "dotados" de una horrorosa caducidad.
Se amontonan en hileras invisibles, se guardan solos, se clasifican sin apenas darnos cuenta, no hacen bulto y, por tanto, y aún tratando de no sufrir por ello, no nos conmueven como aquellos de "carne y hueso", de papel y tinta, que, a cambio, estaban dotados de una presencia efectiva, muchas veces invasiva y pesada, pero irremediablemente dulce.
El iPad permite, además, intervenir en aspectos formales y definitivos de la naturaleza del libro, los mismos que los viejos lectores simplemente aceptábamos de buena gana, como producto de la ya caduca manera de editar.
Cada lector hace su edición y le imprime el realismo respectivo, a su manera, despojándolo de algunas de su odiosas o maravillosas características, pero deshaciendo el libro en sí mismo: el texto queda, el libro desaparece.
Se acabó la excusa de que la letra es muy chiquita o muy confusa. Se acabó también la excusa de que no hay modo de cargar con tantos libros.
Ahora, los problemas son otros, y los desafíos que suponen el oficio de leer, y sus enseñanzas, están atravesando barreras invisibles a toda velocidad, sin que sepamos con claridad hacia dónde vamos.
Pero el vacío que queda detrás de todo esto es grande y difícil de asimilar. El iPad lleva consigo otros muchos retos que yacen en la penumbra de sus innegables cualidades.
La pertinencia del objeto es virtual, y sus cualidades ya no pueden medirse con los cánones que usamos durante siglos. La publicación significa otra cosa desde ahora, puesto que desaparece el editor, al menos en el viejo sentido del término, para situarse en el infinito.
Esa omnisciente cualidad de factótum imprescindible es tal vez el secreto de que no se sienta un afecto inmediato por el contenido, sino por el instrumento, que termina por hacerse un fin en sí mismo.
El iPad llena muchos espacios para lectores del futuro, pero desocupa muchos para los lectores actuales y deja despoblado el horizonte del capricho, de la deliberada despreocupación lectora, si pudiera llamarla así, en la que los libros iban apareciendo "ellos solos", ligados a memorables asuntos de la vida, y no como productos de la mera voluntad de leer.
Es aquello lo que se echa en falta, esa extraña materialidad de objetos vivientes, que los vinculaba con nosotros como sujetos vivientes, lo que produce una cierta melancolía, un sentimiento de pérdida profunda, un mutismo irremediable.
Por otra parte, la veloz difusión de conocimiento ha variado hacia un campo intangible, en el que la parte sustituye al todo. Como el iPad, la mayor parte del saber de hoy es indescifrable, y tiene sus propias reglas, de las que a duras penas podemos aprovechar una pequeña parte, una esquina, un vértice escogido al azar.
Como el iPad, seguirá su propio rumbo y su lógica sin que podamos decir algo sobre su dirección, su contenido o sus especificaciones, ni elegir de manera certera la precaria dirección que pretendíamos darle a la vida a través del saber.
Será siempre más cómodo dejarse llevar, y creer de buena fe que la cantidad de libros y de información son las virtudes esenciales de nuestra nueva biblioteca virtual. Y, claro, la calidad también será algo diferente, acomodada dentro del sistema de ventajas previsibles.
En fin, sea justo decir que la cuestión del iPad no es como para volverla un drama insufrible; no podemos quedarnos en aquello de aferrarnos a los engorrosos libros tan amados, cada día más remotamente situados en un pasado casi abstracto.
Un día no lejano será preciso cerrar para siempre sus lomos ya gastados y ennegrecidos, y los ojos, para emprender valientemente la exploración de la biblioteca portátil, por otros caminos, y reinventar la conformación de un nuevo acervo, potencialmente infinito, que pese sólo seiscientos cincuenta gramos y que además nos obligue a leer varios periódicos, nos ponga música y nos levante por la mañana. Lo demás será silencio informático.
Entre las letras y la reflexión
Enrique Serrano es comunicador social y filósofo. Escribió 'La marca de España' y 'De parte de Dios' (relatos) y las novelas 'Tamerlán', 'Donde no te conozcan' y 'El hombre de diamante'. Máster en Estudios de Asia y África del Colegio de México, y en Análisis de problemas políticos y económicos.

Tomado del tiempo

Los atajos más útiles en Windows


Para quienes se la pasan frente a su PC es clave recordar comandos de teclado que ahorran clics.

El ratón o  'mouse'  hizo la relación del hombre con el computador mucho más sencilla. De hecho, es imprescindible para acceder a todas las aplicaciones del equipo. Pero, ¿qué sería de la computación si el inventor Doug Engelbart no hubiese presentado el 'mouse'  en 1968, durante una conferencia de expertos de informática? 
Pues la memoria de las personas estaría bien entrenada, gracias a la necesidad de recordar cientos de conjugaciones de comandos necesarias para hacer uso del computador.
Ahora, gracias al 'ratón' la vida es más fácil y se han dejado de lado los comandos del teclado, pero llegó la hora de recuperarlos pues hace la experiencia más productiva y breve para quienes permanecen horas frente a la pantalla de un PC.
Estos son algunos de los atajos de teclado más útiles para un usuario. Aunque, antes, es importante tener en cuenta que los comandos pueden diferir de acuerdo con el sistema operativo que se utilice, e, incluso, algunas versiones de un mismo programa pueden funcionar de forma distinta. Sin embargo, una vez que comience a utilizarlas, no dejará de hacerlo.
Otros trucos para hacer rápido el trabajo 
Win+arriba: Maximiza la ventana actual.
Win+abajo: Restaura o minimiza la ventana actual.
Win+derecha: Ancla la ventana en la derecha.
Win+izquierda: Ancla la ventana en la izquierda.
Win+M: Minimiza todas las ventanas abiertas.
Win+D: Minimiza o maximiza las ventanas.
Win+Shift+M: Restaura las ventanas minimizadas.
Win+Shift+derecha: Mueve la ventana actual al monitor derecho.
Win+Shift+izquierda: Mueve la ventana actual al monitor izquierdo.
Win+Inicio: Maximiza o minimiza las ventanas inactivas.
Para apagar, reiniciar o...  Aprenda cómo mandar a dormir su computador
Estos comandos sirven para Windows XP, Vista y 7. Antes de llevar a cabo cualquier acción, es importante que encuentre la tecla Windows o WIN (sí, esa que nunca supo para qué servía), en la parte inferior izquierda del teclado en medio de las teclas Control (Ctrl.) y Alt.
XP
Una de las formas más sencillas es oprimir la tecla WIN y manipular las flechas del menú de inicio hasta indicarle la función que desee que ejecute. Sin embargo, en algunos modelos del popular XP, también se pueden utilizar los siguientes comandos.
Apagar: Win+U+U
Reiniciar: Win+U+R
Suspender('stand by'): WIN+U+S
Hibernar: Win+U+H
Vista
Al igual que en XP, puede oprimir WIN y manipular las flechas, pero si lo desea puede seguir estas indicaciones.
Apagar: Win+flecha derecha (tres veces)+Enter
Reiniciar: Win+flecha derecha (tres veces)+R
Suspender ('stand by'): WIN+flecha derecha+Enter
Hibernar: WIN+flecha derecha (tres veces)+H
7
Alt+F4 Abre las opciones para apagar el equipo, cerrar sesión, suspender y reiniciar.
Para hacer un trabajo eficiente
Estos son para la versión en español de programa y teclado 
F7: Revisar ortografía y gramática 
Ctrl.+N: Aplicar negrita al texto seleccionado
Ctrl.+K: Aplicar cursiva al texto seleccionado
Ctrl.+S: Aplicar subrayado al texto seleccionado
Ctrl.+Shift+U: Cambiar letras seleccionadas a mayúsculas o minúsculas 
Ctrl.+U: Crear un nuevo documento 
Ctrl.+R: Cerrar un documento 
Ctrl.+A: Abrir un documento
Ctrl.+G: Guardar como
Ctrl.+P: Imprimir
Ctrl.+B: Buscar
Las rutas indispensables 
Shift+Cualquiera de las flechas: selecciona texto o imagen (en archivos de Word) Ctrl.+C: Copia el texto o imagen seleccionada
Ctrl.+X: Corta el texto o imagen seleccionada
Ctrl.+V: Pega el texto  o imagen seleccionada
Ctrl.+Z: Deshace una acción
Ctrl.+Y: Rehace una acción
Alt+F4: Cerrar la ventana
Ctrl.+Alt+Supr: Abre el administrador de tareas en caso de que algún programa deje de funcionar. Permite cerrar el programa que presentó alguna falla,  cerrar la cesión, cambiar  la contraseña o apagar el equipo. Recuerde que esta no es la forma más conveniente, pero en ocasiones es necesaria.
Encuentre más consejos prácticos  en la página oficial de la empresa MICROSOFT  http://bit.ly/bOUhZQ  

Tomado de El tiempo

domingo, 14 de noviembre de 2010

Digitalización de documentos en papel


En las últimas semanas varios clientes, ciertos o posibles, me han planteado su “proyecto” de instalar un programa de gestión documental y digitalizar sus archivos “históricos” en papel (que no es lo mismo que los archivos “vivos”, de documentos recientes, como ya comenté en una entrada anterior).
Vamos, que tienen archivadores grandes como neveras llenos de papeles, cuando no habitaciones enteras. Y quieren liberar el espacio y, por supuesto, poder acceder fácilmente a los documentos una vez escaneados los papeles. Evidentemente no les basta con “fotocopiarlos” y guardarlos en un disco duro, o en varios DVDs. Necesitan hacer lo que los expertos en documentación llaman “indexar” los documentos, que no hay que confundir con la indexación de los campos de una base de datos.
Indexar” un documento es el proceso de añadir información estructurada a las imágenes que se obtienen con un escáner (u otro dispositivo). Puede ser algo tan sencillo como un título más o menos descriptivo,“Factura 23 del año 2010″, o puede ser un proceso bastante largo si añadimos más información. Por ejemplo, Nombre del autor, fecha, etiquetas que describan el contenido,… Es fácil darse cuenta que en el proceso de digitalización de un archivo el tiempo empleado en “indexar” cada documento (formado frecuentemente por varios papeles, no necesariamente de igual tamaño) y en clasificarlo (colocarlo en la carpeta o apartado previsto en la base de datos documental) es normalmente mucho mayor que el tiempo que necesita el escáner para digitalizar los papeles que forman el documento.
Es decir, y esta es una de las claves que quería resaltar hoy, al calcular el tiempo necesario para digitalizar un archivo en papel, la velocidad del escáner que vamos a utilizar no es una referencia válida para calcular el tiempo que vamos a emplear. Cualquier escáner mínimamente profesional, por ejemplo, el ScanSnap S1500 de Fujitsu, tiene un ritmo de trabajo muy superior al resto de las tareas necesarias para incorporar un documento a nuestra base de datos.
Veamos un ejemplo, muy grosso modo: una escritura de constitución de sociedad de 10 páginas.
1- Manipulación física del papel: Tengo que quitarle las grapas y colocarla en el escáner (10s), escanearla (30s), recoger los papeles y volverlos a grapar (5s), colocarla de nuevo en su sitio (5s).
2.- Operaciones en el ordenador: Escribir el nombre del archivo creado (5s), añadir algún dato descriptivo (fecha, apoderado, nombre de la sociedad… 20s), buscar el lugar para guardarlo (10s si existe ya o 30s si hay que crearlo, decidiendo dónde y con qué nombre).
Total: entre 85 y 105 segundos de los que 30 han sido de escaneado.
Si los documentos están en un trastero, en cajas, doblados, arrugados, en carpetas… o si el número de datos a introducir es mayor, el tiempo total por documento puede aumentar considerablemente. Y ahora hay que multiplicar este tiempo por los miles, o decenas de miles de documentos a digitalizar.
Me he entretenido en detallar este proceso para sacar a la luz dos enseñanzas importantes:
1.- Si tienes intención de digitalizar un archivo “importante”, plantéate seriamente las tres opciones posibles:
a) Hacerlo por tus propios medios y con el personal “actual” de la empresa. Pero para ello, no minusvalores el tiempo que vas a necesitar. Francamente, si el archivo es grande, creo que será difícil que lo consigas (salvo que todo el mundo esté ocioso, por la crisis).
b) Contratar a personal extra para hacer el trabajo, bajo tu dirección. Es una buena opción, si el volumen no es muy grande y la “indexación” de la documentación es sencilla.
c) Encargar el trabajo a una empresa especializada (el famoso “outsourcing”). Mi recomendación para archivos muy grandes, y quizás también para los “medianos”.
2.- Elige con buen criterio el programa que vas a utilizar.
Cuando estamos hablando de repetir un proceso miles o decenas de miles de veces, cualquier retraso se paga (literalmente) muy caro. Muchos programas de gestión documental son iguales si solo lees las características técnicas, las funcionalidades. Eso NO es suficiente. Tienes que verlos funcionar. Tienes que comprobar si la introducción de la información es ágil, qué tiempo se tarda en incorporar nuevos documentos. No tiene sentido ahorrar dos o tres mil euros en la licencia o la formación y luego tardar un 15 ó un 20% más en introducir cada documento. Cuando multipliques ese tiempo adicional por el número de documentos a introducir verás que el coste es muy superior al de la licencia.
Porque esa es la gran enseñanza que quería transmitir hoy: el mayor coste de un proyecto de gestión documental es el tiempo que se emplea en introducir los documentos. Todos los demás costes del proyecto son pequeños al lado de éste. Tanto si lo contratas a otra empresa (en este caso es muy evidente) como si lo haces por tus propios medios, el tiempo empleado en “alimentar” la base de datos con los documentos es muy importante y también lo es, por tanto, el coste.
Así que, no lo olvides, cuando evalúes un programa, cuando te plantees si en tu oficina podrás funcionar sin los “papeles”: primero asegúrate que la aplicación tiene los requisitos mínimos imprescindibles (seguridad, robustez, escalabilidad, búsquedas…), pero luego comprueba cómo es el proceso de introducir documentos. Será lo que determinará el coste por encima de todo lo demás.

Tomado de

Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

viernes, 12 de noviembre de 2010

La curva de aprendizaje

Algunos aspectos a tener en cuenta al comprar un programa (sea de gestión documental o no)

A la hora de escoger un programa informático, que supondré que es de gestión documental ya que estoy escribiendo en este blog y no en otro, no me canso de repetir que lo importante no son las “carácterísticas técnicas”, la “lista de funcionalidades”. Lo importante es “la experiencia del usuario”. En otras palabras, que hay que probarlo, de verdad, ver cómo funciona, cuánto tiempo me cuesta introducir nuevos documentos. También cuánto tiempo necesito para manejarlo con soltura (sobre todo si en la empresa lo van a usar docenas de personas). 
Esto, que puede parecer una obviedad, no lo hacen muchas personas cuando evalúan software (o el próximo coche que van a comprar). Sobre todo si son técnicos (informáticos). ¡Son los peores! Te preguntan si está basado en Oracle o SQL, si cumple los estándares de archivo de la no sé qué agencia de normalización, si consume mucha memoria… y luego se “olvidan” de probarlo, de ver si es cómodo de usar, ágil, intuitivo… ¡se olvidan de lo realmente importante!
Lo que te debe llevar a elegir un programa en vez de otro (o un BMW deportivo en vez de un KIA familiar), es tu “experiencia de usuario”. Y eso es algo que no se puede poner en una lista de características técnicas. Por supuesto que hay unos requisitos mínimos que todo programa (y coche) debe cumplir, pero a estas alturas eso se debe dar por supuesto. O comprobarlo rápidamente. Pero no es el criterio para elegir al mejor programa. Hay que probarlo y evaluar otras cosas.
Y una de esas “cosas” más o menos intangibles es “la curva de aprendizaje” (por fin llegué al título), un dato que no vas a encontrar impreso en el folleto del producto pero que puedes estimar fácilmente con unos minutos de prueba. Me gustaría entretenerme un rato en destacar algunos aspectos claves de “esa curva” y cómo afecta drásticamente en el éxito de una implantación. Y, como el blog es mío, me voy a dar ese gusto y hablar un poco de teoría.
Habitualmente (lo he mirado en la Wikipedia por si acaso) en el eje horizontalse marca el tiempo que dedicamos al aprendizaje y en el eje vertical el ”nivel“, las habilidades nuevas que vamos adquiriendo.  Conforme vamos dedicando más y más tiempo a aprender algo (a tocar la guitarra, jugar al tenis o manejar el Word), más aprendemos. En teoría. La recta azul corresponde a ese aprendizaje “lineal” en el que siempre progresamos.
La curva “real” en la mayor parte de los casos no es tan simple. Aparte de que el proceso no es uniforme (a veces avanzamos más deprisa y en ocasiones nos cuesta más dar el siguiente paso), suele haber un límite al conocimiento que adquirimos, o habilidad para hacer una tarea. Por ejemplo, juego al tenis con cierta frecuencia desde hace 30 años y lo hago ahora tan mal como cuando tenía 20, más o menos. Hace tiempo que llegué a mi “techo” y por más que lo intento y más horas que dedico, no consigo mejorar mi saque, ni mi revés (a veces voy más bien para atrás).
Pero aparte de este valor, ese “techo”, hay otros aspectos fundamentales en esta curva:
La pendiente, la inclinación. Si la curva es muy inclinada quiere decir que aprendemos muy rápido. Una curva muy tendida, casi horizontal, indica que el proceso es lento y que las nuevas habilidades me están costando mucho tiempo (y esfuerzo). Por supuesto que la inclinación depende de las unidades que pongamos en los ejes (horas, días, años… en el tiempo y un valor que indique la habilidad adquirida en el vertical). Pero si ponemos varias curvas en la misma gráfica me permiten comparar la dificultad de aprendizaje simplemente comparando las pendientes relativas de cada una.

Por ejemplo, si comparamos, por separado, las curvas de aprendizaje del juego de Damas y del Ajedrez, son básicamente iguales. En la forma.
Pero si ponemos las dos en la misma gráfica, es decir, a la misma escala, es evidente que se trata de dos juegos muy distintos.
De un vistazo vemos que a las Damas se aprende a jugar más rápido que al Ajedrez… Y también que te aburres mucho antes. En muy poco tiempo llegas a tu “techo” y no progresas porque las posibilidades son muy limitadas. Evidentemente la curva del Ajedrez no está a escala porque debería estar muchísimo más separada aún, lo que explica que el Ajedrez se juegue durante toda la vida y se necesite una dedicación enorme para alcanzar un nivel alto.
De forma similar podemos comparar muchos otros deportes.
Hay quien cree que el impresionante desarrollo del padel en España fue una consecuencia de la afición del anterior presidente del Gobierno. ¡Qué error! La causa real fue que su curva de aprendizaje es muy “empinada” (se aprende rápido) y con el “techo” bajo (en poco tiempo alcanzas un nivel satisfactorio para divertirte con otros “aficionados”). Bromas aparte, está claro que el padel es mucho más sencillo que el tenis y que, aunque no tan variado, es lo suficientemente complicado para divertirte sin agotarlo rápidamente (como pasa con el juego de Damas), aunque no tanto como para entusiarmar al público que mueve el tenis, que es un juego mucho más complejo, con golpes más difíciles y variados. La “curva de aprendizaje” del padel es la que ha propiciado su popularidad.
Si dibujara la curva de aprendizaje de Windows y Linux (no lo hago porque hoyno toca meterse con el software libre) seguramente obtendría unas curvas similares, lo que explica por qué la mayoría de los usuarios de Linux son estudiantes de ingeniería informática. Está claro que el Linux es más robusto que Windows, pero el tiempo necesario para aprendar a manejarlo e instalarlo lo hace poco atractivo para los usuarios “corrientes” que prefieren algo más sencillo. Por supuesto que la curva de los Mac de Apple (y el iPhone, iPad…) es aún mejor que la de Windows, pero la curva no lo es todo y aun siendo más sencillo no ha conseguido desbancar al Windows.
Además de la pendiente, hay algo más que ver en estas curvas, otro dato interesante. El “techo”, el máximo nivel al que voy a llegar, varía de una persona a otra. No solo el tiempo necesario para alcanzarlo si no el grado de habilidad “máxima” que voy a conseguir.
Por mucho que practique, estudie libros y se esfuerce, un aficionado medio nunca llegará al nivel de Kasparov. Con el tenis pasa lo mismo:
Está claro que algunas personas tienen una habilidad innata que les hace aprender más rápido (de ahí la mayor pendiente de la curva de Nadal) y llegar mucho más lejos. Sería curioso pintar esa curva poniendo los títulos en el eje vertical y comparar si Nadal y Federer “aprendieron” a la misma velocidad o la pendiente de alguno es más empinada que la del otro. Esa es la magia de las representaciones gráficas: de un vistazo tienes mucha información.
Vuelvo a la gestión documental. En resumen,a la hora de evaluar varios programas, hay que distinguir dos fases:
1.- Asegurarnos de que tengan las funcionalidades mínimas que necesito. Los que no las reúnan, los descarto.
2.- Probar o ver una demostración de los que pasen el corte. Y al hacerlo, no solo evaluar cómo funciona sino imaginar la “curva de aprendizaje” pensando en todos los futuros usuarios, no solo en el experto en informática. Si el programa es muy “potente” y hace muchas cosas pero para utilizarlo hay que dar un curso de 2 semanas, no tiene sentido instalarlo en una empresa en la que los usuarios están muy ocupados para dar ese curso y, además, no son especialmente hábiles. Con frecuencia oigo comentar: “el programa es muy bueno, pero no le sacamos ni el 10% de sus posibilidades”, o mucho peor, ni siquiera se puso en marcha porque la gente renunció a aprenderlo. Al evaluarlo hay que imaginar el tiempo necesario para aprender a usarlo y si ese tiempoes asumible por todos los futuros usuarios.
Sin ánimo de ser preciso, incluyo un boceto de la curva de algunos programas de gestión documental. No necesariamente un programa es mejor que otro porque su curva sea más corta. Si necesitas un programa con todo tipo de funciones y opciones, hay que “pagar el precio” y dedicarle tiempo a aprender cómo usarlo.
 Si solo necesitas las funciones básicas: archivar, seguridad, búsquedas… elige un programa sencillo y tendrás éxito en la implantación.

Tomado de

Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

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