Algunos aspectos a tener en cuenta al comprar un programa (sea de gestión documental o no)

A la hora de escoger un programa informático, que supondré que es de gestión documental ya que estoy escribiendo en este blog y no en otro, no me canso de repetir que lo importante no son las “carácterísticas técnicas”, la “lista de funcionalidades”. Lo importante es “la experiencia del usuario”. En otras palabras, que hay que probarlo, de verdad, ver cómo funciona, cuánto tiempo me cuesta introducir nuevos documentos. También cuánto tiempo necesito para manejarlo con soltura (sobre todo si en la empresa lo van a usar docenas de personas).

Esto, que puede parecer una obviedad, no lo hacen muchas personas cuando evalúan software (o el próximo coche que van a comprar). Sobre todo si son técnicos (informáticos). ¡Son los peores! Te preguntan si está basado en Oracle o SQL, si cumple los estándares de archivo de la no sé qué agencia de normalización, si consume mucha memoria… y luego se “olvidan” de probarlo, de ver si es cómodo de usar, ágil, intuitivo… ¡se olvidan de lo realmente importante!

Lo que te debe llevar a elegir un programa en vez de otro (o un BMW deportivo en vez de un KIA familiar), es tu “experiencia de usuario”. Y eso es algo que no se puede poner en una lista de características técnicas. Por supuesto que hay unos requisitos mínimos que todo programa (y coche) debe cumplir, pero a estas alturas eso se debe dar por supuesto. O comprobarlo rápidamente. Pero no es el criterio para elegir al mejor programa. Hay que probarlo y evaluar otras cosas.

Y una de esas “cosas” más o menos intangibles es “la curva de aprendizaje” (por fin llegué al título), un dato que no vas a encontrar impreso en el folleto del producto pero que puedes estimar fácilmente con unos minutos de prueba. Me gustaría entretenerme un rato en destacar algunos aspectos claves de “esa curva” y cómo afecta drásticamente en el éxito de una implantación. Y, como el blog es mío, me voy a dar ese gusto y hablar un poco de teoría.

Habitualmente (lo he mirado en la Wikipedia por si acaso) en el eje horizontalse marca el tiempo que dedicamos al aprendizaje y en el eje vertical el ”nivel“, las habilidades nuevas que vamos adquiriendo. Conforme vamos dedicando más y más tiempo a aprender algo (a tocar la guitarra, jugar al tenis o manejar el Word), más aprendemos. En teoría. La recta azul corresponde a ese aprendizaje “lineal” en el que siempre progresamos.

La curva “real” en la mayor parte de los casos no es tan simple. Aparte de que el proceso no es uniforme (a veces avanzamos más deprisa y en ocasiones nos cuesta más dar el siguiente paso), suele haber un límite al conocimiento que adquirimos, o habilidad para hacer una tarea. Por ejemplo, juego al tenis con cierta frecuencia desde hace 30 años y lo hago ahora tan mal como cuando tenía 20, más o menos. Hace tiempo que llegué a mi “techo” y por más que lo intento y más horas que dedico, no consigo mejorar mi saque, ni mi revés (a veces voy más bien para atrás).

Pero aparte de este valor, ese “techo”, hay otros aspectos fundamentales en esta curva:

La pendiente, la inclinación. Si la curva es muy inclinada quiere decir que aprendemos muy rápido. Una curva muy tendida, casi horizontal, indica que el proceso es lento y que las nuevas habilidades me están costando mucho tiempo (y esfuerzo). Por supuesto que la inclinación depende de las unidades que pongamos en los ejes (horas, días, años… en el tiempo y un valor que indique la habilidad adquirida en el vertical). Pero si ponemos varias curvas en la misma gráfica me permiten comparar la dificultad de aprendizaje simplemente comparando las pendientes relativas de cada una.

Por ejemplo, si comparamos, por separado, las curvas de aprendizaje del juego de Damas y del Ajedrez, son básicamente iguales. En la forma.

Pero si ponemos las dos en la misma gráfica, es decir, a la misma escala, es evidente que se trata de dos juegos muy distintos.

De un vistazo vemos que a las Damas se aprende a jugar más rápido que al Ajedrez… Y también que te aburres mucho antes. En muy poco tiempo llegas a tu “techo” y no progresas porque las posibilidades son muy limitadas. Evidentemente la curva del Ajedrez no está a escala porque debería estar muchísimo más separada aún, lo que explica que el Ajedrez se juegue durante toda la vida y se necesite una dedicación enorme para alcanzar un nivel alto.

De forma similar podemos comparar muchos otros deportes.

Hay quien cree que el impresionante desarrollo del padel en España fue una consecuencia de la afición del anterior presidente del Gobierno. ¡Qué error! La causa real fue que su curva de aprendizaje es muy “empinada” (se aprende rápido) y con el “techo” bajo (en poco tiempo alcanzas un nivel satisfactorio para divertirte con otros “aficionados”). Bromas aparte, está claro que el padel es mucho más sencillo que el tenis y que, aunque no tan variado, es lo suficientemente complicado para divertirte sin agotarlo rápidamente (como pasa con el juego de Damas), aunque no tanto como para entusiarmar al público que mueve el tenis, que es un juego mucho más complejo, con golpes más difíciles y variados. La “curva de aprendizaje” del padel es la que ha propiciado su popularidad.

Si dibujara la curva de aprendizaje de Windows y Linux (no lo hago porque hoyno toca meterse con el software libre) seguramente obtendría unas curvas similares, lo que explica por qué la mayoría de los usuarios de Linux son estudiantes de ingeniería informática. Está claro que el Linux es más robusto que Windows, pero el tiempo necesario para aprendar a manejarlo e instalarlo lo hace poco atractivo para los usuarios “corrientes” que prefieren algo más sencillo. Por supuesto que la curva de los Mac de Apple (y el iPhone, iPad…) es aún mejor que la de Windows, pero la curva no lo es todo y aun siendo más sencillo no ha conseguido desbancar al Windows.

Además de la pendiente, hay algo más que ver en estas curvas, otro dato interesante. El “techo”, el máximo nivel al que voy a llegar, varía de una persona a otra. No solo el tiempo necesario para alcanzarlo si no el grado de habilidad “máxima” que voy a conseguir.

Por mucho que practique, estudie libros y se esfuerce, un aficionado medio nunca llegará al nivel de Kasparov. Con el tenis pasa lo mismo:

Está claro que algunas personas tienen una habilidad innata que les hace aprender más rápido (de ahí la mayor pendiente de la curva de Nadal) y llegar mucho más lejos. Sería curioso pintar esa curva poniendo los títulos en el eje vertical y comparar si Nadal y Federer “aprendieron” a la misma velocidad o la pendiente de alguno es más empinada que la del otro. Esa es la magia de las representaciones gráficas: de un vistazo tienes mucha información.

Vuelvo a la gestión documental. En resumen,a la hora de evaluar varios programas, hay que distinguir dos fases:

1.- Asegurarnos de que tengan las funcionalidades mínimas que necesito. Los que no las reúnan, los descarto.

2.- Probar o ver una demostración de los que pasen el corte. Y al hacerlo, no solo evaluar cómo funciona sino imaginar la “curva de aprendizaje” pensando en todos los futuros usuarios, no solo en el experto en informática. Si el programa es muy “potente” y hace muchas cosas pero para utilizarlo hay que dar un curso de 2 semanas, no tiene sentido instalarlo en una empresa en la que los usuarios están muy ocupados para dar ese curso y, además, no son especialmente hábiles. Con frecuencia oigo comentar: “el programa es muy bueno, pero no le sacamos ni el 10% de sus posibilidades”, o mucho peor, ni siquiera se puso en marcha porque la gente renunció a aprenderlo. Al evaluarlo hay que imaginar el tiempo necesario para aprender a usarlo y si ese tiempoes asumible por todos los futuros usuarios.

Sin ánimo de ser preciso, incluyo un boceto de la curva de algunos programas de gestión documental. No necesariamente un programa es mejor que otro porque su curva sea más corta. Si necesitas un programa con todo tipo de funciones y opciones, hay que “pagar el precio” y dedicarle tiempo a aprender cómo usarlo.