viernes, 30 de abril de 2010

Open Text presenta Media Management 7, una nueva versión de su solución de gestión de activos digitales

Sus nuevas mejoras permiten gestionar más rápida y fácilmente los cada vez más comunes almacenes de medios digitales

 

Media Management 7 también ofrece nuevas y potentes capacidades de automatización de procesos, diseñadas para ayudar a las compañías a optimizar sus operaciones con los activos digitales, mejorar la agilidad del negocio e incrementar el control sobre este tipo de contenidos.

Con Media Management 7, Open Text proporciona una plataforma diseñada para la era de los medios digitales, donde la tecnología para crear y consumir medios digitales – por ejemplo sobre tablets y teléfonos móviles - supera a la capacidad de las organizaciones para gestionar, controlar y distribuir eficientemente los activos de contenidos multimedia implicados. La nueva solución permite a toda una organización producir, utilizar y publicar medios digitales, así como automatizar los procesos asociados. Esto permite reducir costes y utilizar los medios de manera más rentable, al disminuir los problemas legales derivados de su uso o distribución inapropiada.

A medida que los medios digitales se han extendido, la necesidad de gestionarlos está expandiéndose en la industria del ocio y medios de comunicación, para abarcar muchos otros segmentos del mercado incluyendo las organizaciones de marketing, sectores como el editorial, museos y archivos históricos, fabricación y distribución, así como otros donde se requiere almacenar contenidos como pruebas legales, como el asegurador, legal y sanitario.

Forrester Research señaló esta tendencia en octubre de 2009 en un informe titulado “Gestión de Marca Adaptable” sobre el uso de la gestión de medios digitales por los departamentos de marketing “En una verdadera organización versátil de ámbito global, la necesidad de compartir y proteger los activos es vital.

Los estrategas de marca encontrarán en los sistemas de gestión de activos digitales una herramienta crítica para distribuir activos de estrategia aprobados y que puedan ser utilizados por los precursores de la marca, mientras que éstos apreciarán la disponibilidad de los activos aprobados y listos para ser implantados”.

Para permitir avanzar hacia este papel más amplio, Media Management 7 ofrece una experiencia de usuario intuitiva que simplifica las tareas relacionadas con los medios digitales. La experiencia de usuario ha sido configurada basándose en el trabajo con los principales diseñadores de interfaz de usuario y en un dilatado proceso de prueba con múltiples grupos de usuarios objetivo, y establece el estándar para el diseño y usabilidad del software empresarial.

Próximamente Open Text mejorará aún más la experiencia de usuario en Media Management 7 al integrar la tecnología de análisis de contenidos de Nstein Technologies, compañía que ha adquirido recientemente. A través del uso de una tecnología patentada, el software de Nstein crea una “huella semántica” en el contenido con el fin de descubrir su valor inherente para que esté más accesible, visible, compresible, organizado y preparado para su posterior análisis.

Con el fin de cubrir las necesidades de las empresas de ámbito global, Media Management 7 se integra con la suite ECM de Open Text y aprovecha los servicios compartidos, la capa de integración definida para todas las ofertas de Suites ECM. Esto permite a los creadores y publicadores de contenidos multimedia aprovechar las capacidades de gestión de workflow y del ciclo de vida de la suite ECM de manera simple e intuitiva. Una de las ventajas clave de esta integración es que las compañías pueden personalizar y hacer evolucionar sus procesos sin necesidad de realizar cambios de código o en la base de datos. También se integra con las soluciones de gestión de contenidos Web de Open Text incluyendo la recientemente anunciada Vignette Content Management 8, así como con Open Text Everywhere de forma que los usuarios puedan trabajar con los medios digitales desde dispositivos móviles.

“El impacto de los medios digitales se aprecia en todos los ámbitos de la vida y los negocios. Esta explosión de contenidos multimedia hace necesario contar con mejores herramientas para su gestión“, señala Guy Hellier vicepresidente de Medios Digitales de Open Text. “Con Media Management 7 cambiamos las reglas del juego al ofrecer nuevos niveles de usabilidad junto con la capacidad de integrar sin problemas los medios digitales en las operaciones y organizar la forma en que los medios son creados, recuperados, reutilizados y publicados. Esto resulta particularmente importante para ofrecer una experiencia de usuario consistente y atractiva a través de cualquier canal, incluyendo la propia Web o los dispositivos móviles”.
En una evaluación llevada a cabo recientemente sobre las necesidades y tecnologías de gestión de medios digitales, Mukul Krishna, Director Global de la firma analista especializada en Medios Digitales, Frost & Sullivan, destacó la necesidad por parte de los clientes de que los workflows de medios se automatizaran de forma sencilla y fueran a su vez fácilmente modificados, y de que cubrieran las expectativas de usabilidad que los equipos de trabajo actuales esperan en la era Web 2.0.
Open Text Media Management 7 ofrece un retorno de la inversión significativo y beneficios de negocio tangibles para aquellas empresas que se enfrentan a una explosión de contenidos de medios digitales, incluyendo:
- Optimización de las operaciones con medios que involucran a todos los participantes en el proceso colaborativo, asegurando que las partes interesadas adecuadas están implicados en el momento adecuado y los ficheros de medios pueden ser reutilizados de manera rápida y fiable
- Mayor agilidad de negocio para aprovechar las oportunidades que surjan y automatización de los procesos de publicación y distribución
- Mayor control y menores riesgos de violación de las restricciones de utilización según los acuerdos de licencias o copyrights.
Con más de una década de experiencia en el campo de la gestión de medios y activos digitales, Open Text ha implantado cientos de soluciones de gestión de medios en compañías editoriales, medios de comunicación y empresas de entretenimiento, agencias del sector público y organizaciones de marketing en todo el mundo. Entre sus clientes se incluyen Meredith Corporation, Grupo Televisa, Compassion International, SAP y Columbia Sportwear, entre otros.

 

 

Opex lanza nuevo scanner

De la familia  AS-series scanner – Opex lanza el  AS7200.

Este equipo  abre el correo ( quita sobres) abre las carta, digitaliza y clasifica los documentos
By combining mail opening and extraction with image capture and classification, the AS7200i operator only touches the paper once to open, extract, and capture. This in-line processing also allows for printing an audit trail and sorting mail contents without a separate prep process. This translates to significantly less paper handling, fewer labor-intensive tasks, lower operational costs, and improved quality.

Simply load mail onto the mail extraction desk, pull the extracted documents out of the envelopes, and drop them onto the conveyor. The documents are then fed through a unique feeder which is capable of handling the widest range of sizes, shapes, and thicknesses. Advanced software is used to interpret the information, sort the contents based on a widerange of custom parameters, and output the optimized data. The AS7200i eliminates the need to transport, batch, prep, and sort between extraction and scanning. In just one pass, forms, checks, legal-sized documents, business cards, claims, receipts, file folders, and most other documents can be scanned intermixed with little or no preparation.

http://www.opex.com/prod_docscan.php?pid=9

jueves, 22 de abril de 2010

Business Intelligence, Performance Management y Análisis Predictivo crecen 4.2 % en 2009

Según un informe de la compañía de investigación y análisis Gartner (www.gartner.com) el mercado mundial de plataformas de Inteligencia de Negocios, análisis predictivo y herramientas para la gestión del rendimiento generó 9 mil 300 millones de dólares durante 2009. En concreto, las soluciones han experimentado un crecimiento del 4.2 por ciento en el mencionado año. En cuanto a fabricantes, los cinco primeros mantienen el 71% de cuota de mercado, y son SAP, Oracle, SAS, IBM, Microsoft y MicroStrategy. 

 http://www.eweekeurope.es/noticias/gestion-del-rendimiento--bi-y-analisis-predictivo--entre-las-tendencias-al-alza-2352

martes, 20 de abril de 2010

Semantic Web

La Web Semántica se basa en la idea de añadir metadatos semánticos y ontológicos a la World Wide Web. Esas informaciones adicionales —que describen el contenido, el significado y la relación de los datos— se deben proporcionar de manera formal, para que así sea posible evaluarlas automáticamente por máquinas de procesamiento. El objetivo es mejorar Internet ampliando la interoperabilidad entre los sistemas informáticos usando "agentes inteligentes". Agentes inteligentes son programas en las computadoras que buscan información sin operadores humanos.

DigitalDOCU Capture, digitalización certificada sin costes

DigitalDOCU Capture es la solución de Digitalización Certificada que se distribuye y utiliza de forma GRATUITA. Dé valor legal a sus documentos escaneados, ahora es gratis.

Características:
* Digitalización certificada.
* Separación de documentos por código de barras.
* Licencia para un usuario.
* Compatible con cualquier scaner Twain.
Con esta nueva iniciativa de Ofimática Digital, la Digitalización Certificada se puede utilizar sin ninguna inversión, sin complejas instalaciones y de manera instantánea. Para ello solo es necesario darse de alta en el servicio y disponer de un escáner con tecnología TWAIN, siendo los únicos requisitos para utilizar este nuevo servicio que el equipo donde quiera digitalizar disponga de un sistema operativo Windows y que además tenga instalado Java. Esta solución es totalmente compatible con VRS tanto en escáneres como en equipos multifunción.
Los documentos digitalizados son depositados en el ordenador o servidor que se utilice para digitalizar y posteriormente estos documentos pueden ser utilizados para enlazarlos con su propia gestión documental, ERP o cualquier otro proceso que desee.
La Digitalización Certificada le ayudará a generar espacio en su organización destruyendo los documentos que escanee y además le ofrecerá valor probatorio a las imágenes adquiridas a través de este sistema. El número de documentos que puede digitalizar de forma gratuita es ilimitado y se pueden obtener imágenes masivamente. Del mismo modo la separación de los documentos digitalizados se puede hacer de forma automática, manual o a través del reconocimiento de código de barras, siendo también compatible con certificados de sellados de tiempo.

http://www.digitaldocu.com/web/index.php/digitaldocu-capture

miércoles, 14 de abril de 2010

SAP Colombia firma un acuerdo con la Universidad de los Andes para desarrollar un laboratorio en implementación de procesos

SAP firmó de un convenio de educación con la Universidad Colombiana de los Andes, en el que se verán beneficiados estudiantes, tanto de grado como de postgrado, ya que podrán tener como parte de su formación académica los contenidos en materia de la plataforma de negocios SAP, entre otras oportunidades.

 

Como parte del convenio, la Universidad desarrollará un laboratorio en la implementación de procesos de industria automotriz en el sector de autopartes en el que empleará las soluciones SAP para optimizar el desempeño de los diversos proyectos a trabajar. La entidad educativa cuenta con más de 40.000 estudiantes y egresados de carreras afines a la tecnología SAP como lo son Economía, Administración de Empresas, Arquitectura, Medicina e Ingeniería, entre otras, lo que permitirá hacer de esta alianza un semillero de profesionales con conocimiento sobre SAP y formación de talla mundial.

DocuWare lanza una nueva herramienta de cálculo de ROI con el objetivo de incrementar las oportunidades de ingresos de las organizaciones

El rendimiento de la inversión (ROI) desempeña un papel crucial en una adquisición nueva. Para calcularlo con sólo unos pocos clics, DocuWare ha desarrollado una calculadora específica. Esta herramienta WEB calcula el beneficio y el ahorro que una empresa determinada puede conseguir con el uso del sistema de gestión documental. Por ejemplo, se puede calcular exactamente cuánto tiempo, espacio o gastos en copias se puede ahorrar al mes gracias a DocuWare. Lo extraordinario de esta herramienta: el usuario recibe propuestas concretas para ver cómo se puede aumentar el volumen de negocios gracias al tiempo que se ahorra.
El ahorro conseguido como consecuencia de una mayor solvencia o las sumas ahorradas por descuentos de pronto pago en las facturas de proveedores se reflejan en el apartado de "Contabilidad". En el concepto de "Compras", la calculadora de ROI muestra cómo DocuWare reduce los costes mediante mejores condiciones de compra; en el de "Ventas", el usuario puede determinar con exactitud el aumento de los ingresos a través de una mejora en los procesos de negocio. Los usuarios de DocuWare que deseen ampliar sus sistemas de gestión documental a otros departamentos pueden localizar áreas específicas de potencial dentro de la empresa y aprender maneras para sacar provecho de ellas. Sea cual sea su caso, podrá calcular con precisión el plazo de tiempo en que el sistema de gestión documental se amortiza conforme a un determinado presupuesto.
Para acceder a la calculadora de ROI, visite www.roi-check.com. Allí los usuarios pueden consultar diversos cálculos y, gracias a su manejo intuitivo, obtienen con un mínimo esfuerzo resultados que salen muy a cuenta a sus empresas.

Casos de fracaso

Casos de “fracaso”

Porqué fracasan los proyectos de gestión documental
En los másters, los cursos, o la publicidad de las empresas, lo habitual es encontrar “casos de éxito”, sobre todo cuando se trata de vender. Pero es bien sabido que se aprende más de los fracasos, de los errores cometidos, que de los éxitos, así que me animo a comentar algunas “lecciones aprendidas” en instalaciones, propias o ajenas, que no han llegado a buen término, o, al menos, no lo han conseguido fácilmente.
Si hay algo que me fastidia de los “comerciales” (no de todos, aunque es una característica bastante generalizada) es su absoluta falta de objetividad al “vender” un proyecto, al hablar de un producto: todo son ventajas, todo va a ir como la seda, solo hay “pros”, no “contras”. Nada más lejos de la realidad, concretamente en la puesta en marcha de proyectos de gestión documental en los que las ventajas son muchas, pero también los problemas que aparecen en cualquier instalación (con honrosas excepciones).
Una de las características que hace más difícil conseguir una instalación “exitosa” de gestión documental que la de otros programas informáticos es que no suele ser una necesidad imprescindible para la empresa o despacho, no es un producto “absolutamente necesario”. Todas las empresas necesitan programas de contabilidad, de facturación, un sistema de correo electrónico, un programa de diseño, si eres diseñador. Son productos imprescindibles que, sean fáciles o no de instalar, todos los usuarios asumen que tienen que aprender a usar y harán lo que sea necesario (cursos, dedicación, formación…) para aprender a utilizarlos y llegar a dominarlos en el mejor de los casos.
Pero los programas de gestión documental son “un lujo”, son una “mejora”, son “una manía del jefe”, que es muy ordenado, o que se ha dejado engañar por el vendedor. Si funcionan, bien, pero si no, seguiremos como estábamos, que no estábamos tan mal. A todos nos gustaría tener el almacén más ordenado, menos papeles en las mesas, y cada papel en su sitio, pero si no es así, seguiremos trabajando.
Es por esto que hay que hacer un esfuerzo “extra” para poner en marcha un sistema de gestión de los documentos que supone un cambio en los hábitos de trabajo de los usuarios y un ejercicio de disciplina que no todos consideran justificado. Y es ésta quizás la principal causa de fracaso de los proyectos: “cambio de hábitos”. Es el mayor obstáculo porque afecta a las costumbres, a la rutina de cada usuario. Y es muy difícil que algunas personas cambien de hábitos.
Quizás el ejemplo más extremo que conozco es el de un amigo abogado, muy buen abogado por cierto. Tiene montañas de papeles por todas partes. No solo en el archivo (tiene 4 trasteros dispersos por Granada), o en los armarios y estanterías, que están a reventar: tiene montañas de medio metro en su mesa, al lado del monitor, en la mesa de reuniones… hasta en el suelo. ¡De su propio despacho! Aunque me gustaría mucho, he desistido de intentar instalarle nuestro programa de gestión documental. ¡Es imposible que tenga éxito! Solo hay una forma de conseguir que cambie su forma de trabajar: que tenga un problema legal grave porque haya perdido algún documento importante. Que se dé cuenta de una forma traumática de que su forma de trabajar es ineficiente y ese tiempo que le falta para ordenar sus papeles le cuesta mucho más a medio y largo plazo. Y así hay muchos despachos y empresas.
Otro problema imporante es que la gestión documental afecta a la totalidad de los empleados de la empresa. Es posible convencer a algún responsable aislado, al jefe de un departamento, al gerente… pero transmitir esa convicción a toda la plantilla es mucho más complicado.
Porque, y llegamos a otra de las claves del fracaso, los beneficios de instalar un buen sistema de gestión de la documentación se suelen sentir a medio y largo plazo. Las personas somos muy difíciles de convencer con promesas a medio plazo (no digamos ya a largo). Todos queremos adelgazar un poco, pero ese helado de vainilla lo disfruto ahora mismo y la “hipotética” ventaja de adelgazar no está tan a la vista. Y no digamos del problema de los fumadores que quieren dejarlo: el premio está muy lejano, el placer del cigarro es inmediato. No hace falta leer un libro de autoestima para ser conscientes de este problema que, desgraciadamente, lo encontramos en cualquier instalación de gestión documental.
El usuario descubre inmediatamente los nuevos problemas que conlleva: más trabajo, más orden, más datos que meter. Las ventajas no las percibe tan fácilmente porque las más importantes no “aparecen” hasta que el sistema lleva bastante tiempo funcionando.
Es verdad que en una conversación tranquila con el gerente o el responsable de administración es fácil ver que el ahorro de espacio, las mejoras en la seguridad, la facilidad de búsquedas compensarán el esfuerzo de introducir los documentos en el sistema y los datos adicionales. No hay duda alguna y los comerciales hacen bien en resaltar estar ventajas. Yo lo hago continuamente y sin rubor.
Pero luego hay que transmitir esa misma “motivación” al usuario “de a pie”, al que digitaliza los documentos y los clasifica al introducirlos en el sistema. Y eso no es tan fácil.
Por este motivo, cuando hacemos una instalación nueva intento que los usuarios tengan cuanto antes algún “retorno”, algún premio que les compense el trabajo adicional que les ha caído encima. Después de más de 2 años usando nuestro programa, yo tengo “premios” a diario. No hay día en el que no necesite algún documento que tengo guardado, sea un contrato, una factura o un teléfono de un contacto que hice hace 6 meses y que no llegué a introducir en la base de datos de clientes, pero sí en la gestión documental al escanear su tarjeta de visita o el folleto de su empresa. Y de vez en cuando obtengo un premio realmente “gordo”, por ejemplo en la auditoría de seguridad en la que disfruto de las ventajas de mi sistema de archivo. Por no hablar del disfrute personal de tener siempre la mesa libre de papeles, aunque eso quizás es una manía mía que no todos comparten.
Pero hay que trasladar estas ventajas a los usuarios en los primeros días y semanas de uso del programa nuevo. Es el momento crítico porque aún no han adquirido nuevos hábitos y no tienen suficientes documentos introducidos como para aprovechar las búsquedas del sistema.
Además de la labor de “evangelización”, hay algo que hacer que me parece fundamental y es estudiar la documentación a introducir y clasificarla en grupos para tratarla de forma independiente. No es lo mismo digitalizar un archivo histórico de un almacén (aquí el ahorro es de espacio, que puede ser muy valioso), que los nuevos contratos, que se van haciendo poco a poco y no ocupan demasiado espacio. Y, una vez definidos los diferentes procedimientos, para diferentes necesidades, hay que empezar por alguna que tenga un “retorno” rápido, alguna que motive a los encargados de esta nueva tarea.
A mí me gusta alternar, entre tareas más agradecidas y otras más molestas. Pero el caso es pensarlo con detenimiento y buscar la forma de motivar a los usuarios para evitar que lo dejen de hacer en solo unas semanas.
Por supuesto una solución es contratar también esta tarea. Por ejemplo, un hospital que tiene que digitalizar 50.000 historias clínicas que ocupan 3 millones de folios no puede plantearse siquiera hacerlo con su personal habitual. El coste será mucho mayor, pero es seguro que los documentos se van a introducir en la base de datos y todos los usuarios van a tener los beneficios de las búsquedas instantáneas sin coste personal, aunque sí coste económico. Sin llegar a estos números, una empresa pequeña debe plantearse si contratar personal extra para el “archivo histórico”, al mismo tiempo que el personal habitual va introduciendo el “archivo vivo”.
En cualquier caso, hay que pensar siempre en meses, no en semanas. Como en otros campos, el “cortoplacismo” no ayuda nada.

lunes, 12 de abril de 2010

Fujitsu lanza el fi6800

Incredibly fast color landscape scanning of up to 130 ppm / 260
ipm in 200/300 dpi
• New compact design makes it the smallest in its class
• New intuitive LCD operator panel
• 500-page Automatic Document Feeder (ADF)
• New functions for enhanced automation, power efficiency and
productivity: automatic sorting, automatic stacker and automatic
image quality checker
• Paper protection and Intelligent Multifeed function
• Long document scanning of up to 120 inches
• Daily duty cycle of up to 60,000 sheets
• Multiple interface: Ultra Wide SCSI / USB 2.0 / Kofax Ultra Wide
SCSI and Kofax USB 2.0
• Includes Adobe® Acrobat® 9 Standard, Kofax® VRS 4.2*
Professional, ScandAll

miércoles, 7 de abril de 2010

Alfresco y CSC lanzan una nueva solución vertical para la gestión de contratos


La herramienta desarrollada por CSC sobre la Plataforma de Alfresco permite la elaboración de los contratos, basándose en plantillas prefinidas por el departamento Legal

De esta forma, durante el proceso de aprobación interna de un contrato, los usuarios pueden adjuntar la documentación de soporte y registrar las observaciones que consideren oportunas hasta su aprobación, teniendo a su disposición un sistema de gestión de versiones y estados.

Una vez firmado, la solución  mantiene informados a los clientes de las fechas de renovación y vigencia, así como de la situación en todo momento del documento original en papel.
Entre sus características principales figuran:
- Solución web que emplea tecnología de gestión documental, workflows y gestión de estados de la documentación bajo la plataforma de Alfresco.
- Punto de acceso común a toda la información relacionada con cada contrato.
- Creación de contratos en base a plantillas.
- Gestión de versiones, mostrando por defecto la versión actual.
- Flujos de trabajo.
- Gestión automatizada de estados de los contratos.
- Alarmas o avisos acerca de los distintos hitos del proceso.
- Control del archivo.
- Robusto sistema de seguridad basado en siete niveles de permisos.
- Informes completos que ofrecen distintas vistas del proceso de gestión del contrato.
- Integración con herramientas de autor como Microsoft Office y Correo Electrónico.
- La nueva solución vertical de Gestión de Contratos cuenta con una arquitectura flexible y abierta, que permite la integración con otras soluciones (como SAP, Siebel, etc.), además de regirse por los más elevados estándares de calidad.
Por otro lado, algunos de sus beneficios son los siguientes:
- Facilita la creación de los contratos a través de plantillas, posibilitando la reutilización de cláusulas ya redactadas.
- Optimiza el proceso de revisión y aprobación interna.
- Mantiene informadas en todo momento, mediante notificaciones al correo electrónico, a las personas involucradas en la gestión del contrato de todas las acciones que se realizan sobre el mismo.
- Garantiza la consistencia entre el contrato electrónico aprobado y su copia en papel firmada.
- Rápida búsqueda y recuperación de los contratos en formato electrónico.
- Permite conocer en todo momento la localización física de los originales.
- En definitiva, ofrece eficiencia y seguridad en el proceso de creación, revisión, aprobación y archivado de los contratos.

KODAK i1200 and i1300 Plus Series Scanners Receive Improved Image Quality and Added Support for Web Email Clients

 Los Usuarios de i1200 Plus and i1300 Plus Series Scanners pueden ahora usar la nueva caracteristica de SmartTouch para enviar los documentos digitalizados a clientes Web email como Gmail, Yahoo y Hotmail

Users of the i1200 Plus and i1300 Plus Series Scanners can now use the Smart Touch feature to send scanned documents directly from capture to Web email clients. These include Gmail, YAHOO! Mail and MICROSOFT WINDOWS Live Hotmail. This new capability supports the growth of Internet-based email, which provides hundreds of millions of users with communication services.


Seguidores