En las últimas semanas varios clientes, ciertos o posibles, me han planteado su “proyecto” de instalar un programa de gestión documental y digitalizar sus archivos “históricos” en papel (que no es lo mismo que los archivos “vivos”, de documentos recientes, como ya comenté en una entrada anterior).
Vamos, que tienen archivadores grandes como neveras llenos de papeles, cuando no habitaciones enteras. Y quieren liberar el espacio y, por supuesto, poder acceder fácilmente a los documentos una vez escaneados los papeles. Evidentemente no les basta con “fotocopiarlos” y guardarlos en un disco duro, o en varios DVDs. Necesitan hacer lo que los expertos en documentación llaman “indexar” los documentos, que no hay que confundir con la indexación de los campos de una base de datos.
“Indexar” un documento es el proceso de añadir información estructurada a las imágenes que se obtienen con un escáner (u otro dispositivo). Puede ser algo tan sencillo como un título más o menos descriptivo,“Factura 23 del año 2010″, o puede ser un proceso bastante largo si añadimos más información. Por ejemplo, Nombre del autor, fecha, etiquetas que describan el contenido,… Es fácil darse cuenta que en el proceso de digitalización de un archivo el tiempo empleado en “indexar” cada documento (formado frecuentemente por varios papeles, no necesariamente de igual tamaño) y en clasificarlo (colocarlo en la carpeta o apartado previsto en la base de datos documental) es normalmente mucho mayor que el tiempo que necesita el escáner para digitalizar los papeles que forman el documento.
Es decir, y esta es una de las claves que quería resaltar hoy, al calcular el tiempo necesario para digitalizar un archivo en papel, la velocidad del escáner que vamos a utilizar no es una referencia válida para calcular el tiempo que vamos a emplear. Cualquier escáner mínimamente profesional, por ejemplo, el ScanSnap S1500 de Fujitsu, tiene un ritmo de trabajo muy superior al resto de las tareas necesarias para incorporar un documento a nuestra base de datos.
Veamos un ejemplo, muy grosso modo: una escritura de constitución de sociedad de 10 páginas.
1- Manipulación física del papel: Tengo que quitarle las grapas y colocarla en el escáner (10s), escanearla (30s), recoger los papeles y volverlos a grapar (5s), colocarla de nuevo en su sitio (5s).
2.- Operaciones en el ordenador: Escribir el nombre del archivo creado (5s), añadir algún dato descriptivo (fecha, apoderado, nombre de la sociedad… 20s), buscar el lugar para guardarlo (10s si existe ya o 30s si hay que crearlo, decidiendo dónde y con qué nombre).
Total: entre 85 y 105 segundos de los que 30 han sido de escaneado.
Si los documentos están en un trastero, en cajas, doblados, arrugados, en carpetas… o si el número de datos a introducir es mayor, el tiempo total por documento puede aumentar considerablemente. Y ahora hay que multiplicar este tiempo por los miles, o decenas de miles de documentos a digitalizar.
Me he entretenido en detallar este proceso para sacar a la luz dos enseñanzas importantes:
1.- Si tienes intención de digitalizar un archivo “importante”, plantéate seriamente las tres opciones posibles:
a) Hacerlo por tus propios medios y con el personal “actual” de la empresa. Pero para ello, no minusvalores el tiempo que vas a necesitar. Francamente, si el archivo es grande, creo que será difícil que lo consigas (salvo que todo el mundo esté ocioso, por la crisis).
b) Contratar a personal extra para hacer el trabajo, bajo tu dirección. Es una buena opción, si el volumen no es muy grande y la “indexación” de la documentación es sencilla.
c) Encargar el trabajo a una empresa especializada (el famoso “outsourcing”). Mi recomendación para archivos muy grandes, y quizás también para los “medianos”.
2.- Elige con buen criterio el programa que vas a utilizar.
Cuando estamos hablando de repetir un proceso miles o decenas de miles de veces, cualquier retraso se paga (literalmente) muy caro. Muchos programas de gestión documental son iguales si solo lees las características técnicas, las funcionalidades. Eso NO es suficiente. Tienes que verlos funcionar. Tienes que comprobar si la introducción de la información es ágil, qué tiempo se tarda en incorporar nuevos documentos. No tiene sentido ahorrar dos o tres mil euros en la licencia o la formación y luego tardar un 15 ó un 20% más en introducir cada documento. Cuando multipliques ese tiempo adicional por el número de documentos a introducir verás que el coste es muy superior al de la licencia.
Porque esa es la gran enseñanza que quería transmitir hoy: el mayor coste de un proyecto de gestión documental es el tiempo que se emplea en introducir los documentos. Todos los demás costes del proyecto son pequeños al lado de éste. Tanto si lo contratas a otra empresa (en este caso es muy evidente) como si lo haces por tus propios medios, el tiempo empleado en “alimentar” la base de datos con los documentos es muy importante y también lo es, por tanto, el coste.
Así que, no lo olvides, cuando evalúes un programa, cuando te plantees si en tu oficina podrás funcionar sin los “papeles”: primero asegúrate que la aplicación tiene los requisitos mínimos imprescindibles (seguridad, robustez, escalabilidad, búsquedas…), pero luego comprueba cómo es el proceso de introducir documentos. Será lo que determinará el coste por encima de todo lo demás.

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