miércoles, 30 de noviembre de 2011

Las ISO 30300: Management system for records después de la publicación


Las ISO 30300: Management system for records después de la publicación, por Carlota Bustelo
La publicación
Finalmente el 9 de noviembre de 2011 ISO ha publicado los dos primeros productos de la serie de normas 30300. Management system for records. Su elaboración ha sido un camino largo (la primera vez que se presentó la propuesta fue en mayo de 2007, que ha seguido todos los procedimientos de ISO para asegurara el rigor y el consenso y acuerdo más amplios posibles. Para todos los que hemos participado en su elaboración: los dos grupos de trabajo que se han encargado de su redacción, el ISO TC46/SC11 y todos su miembros, los distintos Comités Técnicos Nacionales de Normalización de los países miembros en los cinco continentes, entre los que se encuentra el CTN50/SC1 de AENOR; han sido unos años enriquecedores, de intenso intercambio de experiencias, de aprendizaje y entendimiento de “los sistemas de gestión” y, cómo no, de mucho trabajo. (NOTA: La adopción y publicación de las ISO 30300 como normas UNE ISO se espera para principios del año 2012).
Intención de las normas
La nota de prensa con la que ISO anuncia la publicación destaca que “en la ola de recientes fallos en la gobernanza corporativa, [estas nuevas normas] ayudarán a las organizaciones a facilitar la información corporativa rápida y efectivamente”.  Y no se puede explicar mejor la intención de las mismas: ayudar a las organizaciones a gestionarse mejor en los relacionados con su información corporativa que es el reflejo de sus procesos y actividades.
Y, sin embargo, cuando una norma se lanza al mercado cada colectivo o potencial usuario puede hacer sus propias interpretaciones. Es curioso observar como algunas de ellas difieren de las intenciones originales o se entienden con puntos de vista distintos. Esto no las hace inválidas puesto que las normas son en sí mismas documentos voluntarios que las organizaciones o colectivos adoptan porque obtienen algún beneficio en su aplicación, y porque una vez lanzadas al mercado no hay un control de cómo se utilizan.
Difusión y conocimiento del colectivo profesional
Durante todo el período de elaboración estas normas han sido discutidas en los ámbitos de los profesionales de la gestión de la información y los documentos en todos los países que han estado implicados en su elaboración [i].
Solo por mencionar las aportaciones más recientes podemos consultar:
  • La segunda edición del Libro blanco que han editado los países francófonos implicados (Francia, Luxemburgo y Canadá) y que está teniendo una difusión y aceptación muy importantes [ii].
  • El debate del blog Diplomatica.cat a partir de la presentación de las normas en Barcelona en Innova.doc [iii].
Entre los profesionales de la gestión de documentos y archiveros, que generalmente hemos tenido poca formación en “management” y sistemas de gestión, la publicación de las normas ha suscitado algunas dudas y discusiones, que con sus matices tienen la misma base en los distintos países. Por esta razón, el ISO TC46/SC11 resolvió en su última reunión en Londres (3/11/2011) redactar un “White paper” de libre distribución sobre la relación entre las normas 30300 y resto de los productos ISO de gestión de documentos (incluida la ISO15489). El plazo para redactarlo es finales de Enero del año que viene.
La asociación SEDIC, dado el interés despertado entre sus asociados y los alumnos de su programa de formación, ha apostado por que el segundo de la serie “Documentos de trabajo”, que me ha encargado, trate sobre las normas 30300. Esta guía pretende ser un punto de partida para los profesionales que quieran involucrarse en la implantación de un sistema de gestión ISO 30301[iv].
Y ahora ¿qué?
Ahora con las normas publicadas el reto y el desafío es darlas a conocer a la alta dirección y poner los beneficios de la buena gestión de documentos en la hoja de ruta de las organizaciones que se modernizan. Queda un largo camino que recorrer en la difusión de estas normas fuera de las fronteras de nuestra profesión, en el que estamos comprometidos a nivel internacional. Sólo el tiempo nos dirá si hemos tenido el éxito esperado.
Mientras tanto y en paralelo en el ISO TC46/SC11 estamos desarrollando dos nuevos productos de la familia 30300. La ISO 30302, una guía de implementación del sistema de gestión (ojo no de los procesos y controles documentales, que se piensan cubiertos con la ISO 15489 y el resto de normas e informes técnicos desarrollados, y la ISO 30304 una guía para la auditoría del sistema de gestión de los documentos que cubre todos los requisitos obligatorios tanto los propios del sistema de gestión como los de los procesos y controles documentales. Esta última estará reforzada con la publicación hace unos días de la nueva norma ISO 19011: 2011. Guía para auditoría de sistemas de gestión, en la que ya se mencionan las ISO 30300. La publicación de estos productos tiene que pasar por los distintos pasos de redacción y los estrictos controles de ISO, por lo que no se esperan antes del 2014.
En el camino esperamos acumular experiencia que sirva de base a la redacción de las normas, y observaremos con expectación si los organismos de certificación y sus clientes se interesan en estas normas, aún en tiempos de crisis.
__________
[ii] AFNOR CN11. Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de gestion des documents d’activité. Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489. AFNOR : Octobre 2011. http://www.bivi.fonctions-documentaires.afnor.org/livres-blancs/publication-d-une-deuxieme-version-du-document-introduction-a-la-serie-de-normes-iso-30300-systeme-de-gestion-des-documents-d-activite
[iv] Bustelo-Ruesta, Carlota. Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos. SEDIC: Octubre 2011 (Documentos de trabajo, 2). http://www.sedic.es/p_documentos_trabajo.asp

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