La empresa 102 Novadoc es especialista en el desarrollo de la tecnología RFID, que utiliza la radiofrecuencia para identificar y rastrear información, leyendo y almacenando datos mediante etiquetas y lectores, sin necesidad de contacto directo entre el lector y el objeto (como en el caso, por ejemplo, de los códigos de barras). Su aplicación en oficinas revoluciona la efectividad y productividad de la gestión documental.
La tecnología de identificación por radiofrecuencia aplicada a la gestión documental trata de integrar la documentación en papel u otros soportes físicos, dentro de la gestión y control de documentos implantada en cualquier organización. Así, se puede evolucionar hacia una ‘administración electrónica’ de manera segura y eficaz. Es lo que en 102 Novadoc llaman RFID documental. Este producto permite, entre otros servicios, realizar inventarios y controles del archivo de manera instantánea, gestionar el flujo de documentos en diferentes ubicaciones, evitar la pérdida de material etiquetado, medir los tiempos de gestión para cada uno de los expedientes, control de documentos en archivo y fuera de él, control de espacio, gestión de expurgos, búsqueda de documentos descolocados, etc.
Según Pedro Martínez Campos, gerente de 102 Novadoc, esta tecnología nos ofrece la posibilidad de “obtener el identificador único de un producto, documento o libro, mediante ondas de radio. Esto permite que mediante una antena lectora se pueda obtener este identificador, sin necesidad de mostrarlo a ningún sistema informático, como en el caso del lector de código de barras convencional”.
La diferencia fundamental entre ambas tecnologías es que para leer un código de barras e identificar los documentos, hay que pasar cada ítem por el dispositivo lector, y va leyendo uno a uno individualmente. Sin embargo, según comenta Martínez Campos, “el sistema RFID permite leer cientos de ítems por segundo con distancias desde los 10 cm hasta los 12 metros”.
En el ámbito de la gestión documental, esta tecnología tiene diferentes aplicaciones: permite el seguimiento del movimiento del documento por las mesas de tramitación y su tiempo de gestión, cuenta con un sistema de seguridad para que el documento no salga de una sala determinada o que sólo permita a determinados usuarios el acceso al mismo.
Esta tecnología, nos cuenta Martínez Campos, se ha utilizado con éxito, además, en otros sectores, como en logística y distribución, gestión de inventarios, en bibliotecas, controles de acceso, seguimiento de corredores en maratones, etc. “En un futuro próximo –nos adelanta el gerente de102 Novadoc, vamos a trabajar en diferentes proyectos para identificación de personas en congresos y eventos similares”.
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