lunes, 7 de mayo de 2012

Software de Gestión Documental: SaaS frente a Implementación Interna

Articulo tomado de:


http://blog.yerbabuena.es/2012/05/software-de-gestion-documental-saas.html?goback=%2Egde_2600486_member_112087607


Si tu empresa está considerando invertir en software de gestión documental electrónicos (EDMS), puedes llegar a sentirte un poco abrumado por todas las opciones disponibles. No sólo es necesario encontrar el mejor producto para satisfacer las necesidades funcionales y presupuestarias, pero también probablemente habrá que encontrar el producto que mejor se adapte a la infraestructura de TI. Tradicionalmente, el software de gestión de documental se compra y luego es instalado e implementado en los servidores de una empresa y estaciones de trabajo. En los últimos años, algunas compañías de gestión de documental han comenzado a ofrecer soluciones "hosteadas" (alojadas de forma externa) de software de gestión documental en las que los documentos residen en un servidor externo a sus instalaciones y de esta forma se accede al sistema a través de Internet. 

El propósito de este documento es proporcionar una comparativa entre los enfoques de despliegues internos y las aproximaciones "hosteadas" (alojadas) en la nube o Cloud. Hay ventajas y desventajas en los dos enfoques, por lo que queremos proporcionar información para ayudar a determinar cuál es el enfoque que tiene más sentido para su negocio.

Las soluciones alojadas están siendo referenciadas habitualmente como SaaS (1), Software aa Service, Software como Servicio, por lo que vamos a utilizar "SaaS" para describir soluciones alojadas en este documento. Otros términos utilizados para hablar de SaaS son Cloud Computing y software alojado u hospedado, o simplemente "software en hosting externo". Dado que no hay un término común para el software que es instalado e implementado internamente, nos referiremos a estos sistemas como "despliegues internos" (en inglés esto se suele denotar como "on-premise" o "in-house").

Los aspectos específicos consideradas en esta comparación:
  1. Financiero - ¿cuáles son los costos asociados con los dos enfoques tanto a largo como a corto plazo? 
  2. Despliegue - ¿Cuáles son las medidas adoptadas para conseguir los sistemas en funcionamiento para su negocio? 
  3. Integración - ¿Cuáles son las capacidades (o tal vez las limitaciones) del SaaS vs los despliegues internos? 
  4. Seguridad - ¿hay diferencias de seguridad entre los dos enfoques? 
  5. Filosofía TI - tiene su empresa que adoptar soluciones internas o se va a el modelo "virtual"?

Incluso antes de empezar el examen de estos diferentes puntos, mucha gente puede identificar una o dos consideraciones que superan a todas las demás. Aún así, examinar el panorama general para ayudar a tomar la decisión correcta es un ejercicio que vale la pena.

Financiero

Vamos a empezar con las consideraciones financieras pertinentes para elegir el mejor enfoque para su negocio. En los términos más simples posibles, las soluciones internas requieren una inversión inicial mayor, mientras que los costos del Cloud suelen extenderse más en el tiempo mediante pagos mensuales.
Con una solución interna tendrás que examinar los requisitos del servidor para la aplicación que se va a implementar. Muchas soluciones software de gestión documental se ejecutan en Linux o en Microsoft Windows Server, por lo que tendremos que asegurarnos de que tenemos la versión del servidor requerida por el vendedor. Algunos sistemas requieren un servidor dedicado y otros se ejecutarán en un servidor con otras aplicaciones. Si eres capaz de utilizar un servidor existente para el nuevo sistema interno de gestión documental, obviamente los costes iniciales se reducen. Si tienes que actualizar el software del servidor o incluso comprar un nuevo servidor, entonces, obviamente, tienes que agregar esta inversión en la ecuación. Además, no dejes de asegurarte de que los SOs (Sistemas Operativos) de tus estaciones de trabajo son compatibles (esto no es necesario cuando el gestor documental está disponible vía web, como suele ocurrir en la mayoría de los casos). Si está ejecutando estaciones de trabajo antiguas, puede que tengas que actualizarlas, también, aunque estos casos suelen ser los menos frecuentes, y lo habitual es ver si un determinado navegador de Internet (típicamente, Explorer, Firefox o Chrome) son soportados.

Si tienes un servidor existente que cumpla con los requisitos del software de gestión documental que selecciones, entonces es probable que tu organización tenga la capacidad y la predisposición de adoptar el enfoque interno. Sin embargo, con el enfoque interno, las organizaciones suelen pasar por alto el costo actual de la gestión del servidor y la copia de seguridad de datos. Tener una copia de seguridad fiable no es negociable cuando se implementa un sistema de gestión interna. Estos son costes recurrentes que hay que tener en cuenta cuando se evalúan los aspectos financieros de SaaS vs despliegue interno.

Otro coste recurrente relacionado con los sistemas internos es el mantenimiento y soporte de software. Estos suelen andar típicamente en unintervalo del 15 a 25% del precio de compra original por año. El soporte y mantenimiento no siempre son obligatorios, pero son considerados como una póliza de seguro valiosa para asegurarse de que el software de gestión documental es siempre soportado y mantenido en versiones actualizadas.

Una de las principales ventajas de SaaS es que se eliminan los costos iniciales y recurrentes asociados a un servidor y backup de datos. Estos gastos generalmente se incluyen en un mensualidad de SaaS. Le corresponde entonces al proveedor de servicios invertir y mantener los servidores y ejecutar copias de seguridad de datos en una base regular. La mayoría de los proveedores de SaaS incluyen el mantenimiento en la cuota mensual. Las políticas de soporte técnico varían ampliamente, por lo que es difícil comparar un enfoque frente otro, pero esto es algo que debes preguntar a tu proveedor.

Así que echemos un vistazo a un escenario simple para comparar los costos con el tiempo. Para este ejemplo, vamos a utilizar una para 30 usuarios del sistema de gestión de documentos de software para comparar los costos en un período de 5 años. Aquí están nuestros supuestos de precios:
  • La consultoría y configuración inicial para ambos sistemas es de 2.000 €. 
  • El precio de compra para este ejemplo de proceder interno es de 1.000 € por usuario con mantenimiento y soporte en torno al 20% a partir del año 2 (200 €/año/usuario). 
  • Si se requiere un nuevo servidor, utilizamos un número redondo de 5.000 euros para este ejemplo. 
  • La fijación del precio SaaS para este ejemplo es de 19 € por mes por usuario, que corresponde a los precios de Athento Cloud. En el caso de más de 15 usuarios, la opción Athento Company tiene un coste de 259 €/mes sin límite de usuarios, luego es la opción a recomendar. 
  • Los costes internos de personal TI no se incluyen en este ejemplo.
La versión Cloud (SaaS) tendrá un coste de 259/mes x 12meses = 3.108 € y por lo tanto, de 15.540 € en 5 años.
La versión con despliegue interno tendrá un coste superior a este importe tan sólo en el primer año, y a lo largo de 5 años tendrá un coste total aproximado de unos 54.000 €.
Los gastos corrientes de mantenimiento del servidor de copia de seguridad interna y los datos no están incluidos, pero incrementarán aún más el costo anual de la solución interna. Por supuesto, puede haber otros factores que conectar a tu análisis de costes. Esto tiene sólo la intención de ser un ejemplo simple de cómo los costos se pueden comparar con el tiempo.




Despliegue

El siguiente área es pensar en la implementación. En el despliegue, entendemos el proceso de conseguir poner el software de gestión documentalen funcionamiento en el servidor interno y por los usuarios de tu empresa. La diferencia obvia en el despliegue entre los dos enfoques es que con el modelo SaaS no tienes que gastar tiempo preparando un servidor o instalar y configurar el software del servidor. Con algunos sistemas, esto puede variar desde un par de horas a varios días. Desplegar el software de forma interna a veces (casi siempre) requiere también la ayuda del departamento de TI. Con los departamentos de TI que operan con recursos limitados, a veces puede tardar un tiempo considerable sólo para entrar en el calendario del personal de TI, por no mencionar el coste de oportunidad de no haber TI que trabajan en otros posibles proyectos críticos para la empresa. Los sistemas SaaS pasan por alto esta etapa del proceso de implementación ya que se puede pasar directamente a la configuración y formación de los usarios. Ventajas de SaaS.

Integración y Personalización

Es importante que pensar en e cómo usted quiere que su sistema de gestión documental para la integración con otras aplicaciones que se utilizan en su negocio hoy. En general, es más fácil de integrar los programas de software que se despliegan en la misma red, por lo que el enfoque interno le da algunas ventajas si usted está buscando una fuerte integración con el software que ya tiene funcionando internamente. Sin embargo, esto no es una regla fija. Algunos proveedores de software y servicios entienden esta preocupación y han desarrollado su software para permitir la integración entre sus aplicaciones de software internos y su SaaS. Por ejemplo, si usted tiene una aplicación de contabilidad funcionando internamente y desea integrar con un sistema de documentación SaaS, puedes encontrar proveedores que hacen esto. Otros venden el producto SaaS "as is", tal cual está, de forma que no lo personalizan ni adaptan a los clientes, ya que basan su negocio y sus bajos precios en repetir un producto realmente paquetizado y sin muchas opciones de cambios. Un problema más difícil de resolver es en realidad la integración de dos sistemas diferentes de SaaS, como un CRM SaaS con un sistema de gestión documental SaaS. Así que por ahora vamos a ver el potencial de integración y personalización más fuerte con los sistemas internos.


Seguridad

No importa la forma en que estés pensando implementar tu sistema de gestión documental, la seguridad es una preocupación importante. Tanto las implementaciones internas como los sistemas de gestión documental en la Nube, tienen un repositorio centralizado donde se almacenan los documentos y ofrecen la posibilidad de obtener estos documentos y controlar quién tiene acceso. Las empresas que operan sin software de gestión documental se enfrentan a múltiples problemas: asegurar el papel y documentos electrónicos repartidos en archivos centrales, archivos en oficinas, ordenadores de sobremesa y servidores compartidos. Como poco, múltiples políticas de seguridad para el almacenamiento físico y electrónico deben ser aplicadas y gestionadas. Y en el caso de una intrusión, es poco lo que se puede hacer para ver el "quién, cuándo, dónde o qué" del documento perdido o alterado. Por el contrario, los documentos almacenados en un sistema de gestión de documental potente, tanto a nivel interno como SaaS, pueden ser controlados y auditados. Con uno u otro enfoque, el repositorio centralizado de documentos debe estar controlado para exigir a los usuarios entrar al sistema y proporcionar una contraseña antes de acceder a los documentos. Y entonces, sólo se debe dar acceso a los documentos que se tiene permiso para trabajar (editar, borrar).


En el caso de un sistema interno, el servidor físico (o servidores) que contiene los documentos e información no deben ser accesibles, salvo por los administradores de sistemas autorizados. Con un sistema SaaS, sólo las personas autorizadas dentro del proveedor de servicios deberían tener acceso a los servidores, ya sea física o electrónicamente.
El acceso del usuario a los sistemas de SaaS se puede lograr de varias formas. La forma habitual de acceder al sistema de gestión documental es a través del navegador web para un sitio que requiere un inicio de sesión y una contraseña única para cada usuario (habitualmente empleando un directorio como LDAP o ActiveDirectory de Microsoft). El método de seguridad estándar SSL prohíbe a los usuarios no autorizados el acceso al sistema. Por otra parte, al ofrecer una VPN segura (3) de conexión con el servidor, se proporciona otra capa de seguridad. Con este enfoque, el usuario se conecta al servidor a través de la VPN y luego entra en un nombre de usuario y contraseña para acceder al sistema. Ninguno de los enfoques es necesariamente superior en proveer una seguridad razonable y aceptable para su repositorio. Sirvan de ejemplo para esto las aplicaciones online de Banca.
Estrechamente relacionado con la seguridad es el concepto de recuperación de desastres (disaster recovery). Por definición, tener sus datos en la nube y la copia de seguridad en sistemas redundantes maximiza sus posibilidades de recuperarse de un evento catastrófico que dañe sus instalaciones. Para los sistemas internos, los datos deben ser respaldados fuera del sitio a intervalos regulares (backups incrementales) y debe existir un método de recuperación de probado funcionamiento. El modelo SaaS que se elija debe ofrecer una copia de seguridad redundante y externa a la vez que una estrategia de recuperación conocida.

Un importante aspecto en cuanto a seguridad, pero también relacionado con el ahorro de costes y de uso de papel, es la capacidad del gestor documental de implementar la llamada Firma Digital. Tanto en ambientes SaaS/Cloud como en despliegues internos, existen soluciones estándares que pueden mejorar el rendimiento de nuestro gestor posibilitando la incrustación de una firma digital (binaria) con un loggeo del tiempo de la firma (time stamp) que identifique al firmador de forma unívoca y permita dar validez legal al documento firmado. La integración de la firma digital en flujos de trabajo(workflows) también disminuirá la seguridad y eficiencia, reduciendo el uso del papel y los envíos físicos de los documentos.

Otro problema de seguridad que pensar es la capacidad de exportación. ¿Cómo de fácil es conseguir que los documentos sean exportados fuera del sistema, ya sea en un gestor documental interno o en un despliegue SaaS? ¿Qué pasa si se decide hacer un cambio a otro proveedor? ¿Seremos capaces de obtener todos los documentos y la información del sistema? Las buenas soluciones almacenan los documentos en su formato nativo (no en un formato propietario) y tienen la exportación como una función integrada para que se puedan sacar los documentos fuera del sistema en cualquier momento que se desee. Con un sistema interno se pueden cubrir niveles muy altos de seguridad, dependiendo de su presupuesto y sus capacidades. En la mayoría de los proveedores de SaaS existen excelentes medidas de seguridad y recuperación de desastres, pero también existen organizaciones dotadas de centros de procesamiento de datos (CPDs) a la última en cuanto a medidas de seguridad.

Realmente aquí habría que analizar la infraestructura hardware y electrónica de red del proveedor SaaS vs la propia infraestructura interna y las garantías de esta, por lo que es justo otorgar aquí un empate entre ambas opciones.

Filosofía de TI

Muchas empresas no están centradas en un enfoque por encima del otro. Miran todas las opciones disponibles y toman sus decisiones.

Las empresas que se cierran a una u otra vía (Cloud o despliegue interno) lo hacen porque entienden sus competencias más importantes y porque han aprendido cómo se puede aplicar con éxito la mayor parte del software y la tecnología. Por ejemplo, las empresas de reciente creación adoptan el modelo SaaS a mayor ritmo que las empresas más establecidas. En pocas palabras, lo hacen para conservar el capital inicial y para reducir al mínimo el trabajo relacionado con el despliegue y mantenimiento de las redes internas del servidor y toda la infraestructura hardware. Este enfoque permite a las empresas invertir en el crecimiento de su negocio. Las empresas más consolidadas desarrollan estas competencias en el tiempo y entienden que la implementación de software interno les ayuda a aprovechar mejor esos recursos. Ambos enfoques son correctos, ya que se ajustan a situaciones específicas de estas empresas.

La buena noticia es que ahora hay más opciones para elegir.

Gestión Documental: SaaS/Nube (Cloud) vs Despliegue interno
Criterios
SaaS/Nube (Cloud)
Interno
Financiero (Ahorro costes)

Despliegue
Integración y personalización
Seguridad
Filosofía de TI
Totales


Resumen

Al comparar los despliegues internos y los sistemas de software de gestión de documentos en la nube, la mejor selección para una organización se reduce a las prioridades de la empresa con respecto a los criterios elegidos. Evidentemente, ambos enfoques ofrecen los beneficios inherentes de mejora de la eficiencia, seguridad, recuperación de desastres y la productividad.

Si la integración es un factor determinante, y el presupuesto no es el mayor problema, evidentemente la opción "Enterprise" de despliegue interno será el modelo predominante.

Sin embargo, si la empresa es una PYME y la customización del software no es determinante, y sí lo es el ahorro de costes, entonces la opción Cloud resultará la ganadora.

2 comentarios:

Miriam dijo...

Una comparación muy interesante entre los ambos software gestión de empresas. Un buen post!

Un saludo,
Miriam

Alejandro Castaño dijo...

Hola Miriam, tambien me gusto mucho lo tome de Alfresco , un saludo

Seguidores