martes, 13 de noviembre de 2012

El sistema de archivo perfecto


1.- Centralización
Es imprescindible tener un archivo único y, a ser posible, en una única ubicación, tanto virtual como física. La primera ventaja de un buen sistema de gestión documental es que todos los archivos se guarden en un único servidor (físico) y con un acceso único y compartido por todos los usuarios (centralización virtual). Es decir, todos los documentos, que son archivos informáticos almacenados en uno o varios discos duros (que son reales, físicos), deben estar en un servidor perfectamente identificado. Esto simplifica las copias de seguridad, la protección física del equipo (ante robos, por ejemplo) y garantiza a todos los usuarios que el documento que buscan, si está, está en el sistema común. No hay que buscarlo en diferentes ubicaciones.
2.- Archivos en una base de datos
Sin duda hay que instalar un sistema que almacene los documentos (archivos) en una base de datos. Puede ser Oracle, SQL Server, MySQL o cualquier otra similar. Lo que no debe ser es una carpeta compartida en un disco duro de un servidor. La utilización de un gestor de bases de datos garantiza el acceso a todos los documentos de una forma unificada y la gestión de las copias de una forma sencilla y conjunta. Es casi una consecuencia de la centralización comentada en el primer punto.
3.- Seguridad: control de acceso
En cualquier empresa o Institución hay documentos que necesitan un cierto nivel de seguridad que impida que accedan a ellos algunos de los usuarios. Igual que en un archivo físico hay archivadores con llave que protegen documentos confidenciales o incluso cajas fuertes, un archivo de documentos digitales tiene que disponer de un sistema de clasificación del nivel de seguridad de los documentos y de gestión de los permisos de acceso de todos los usuarios.
4.- Seguridad: Firma digital
Para la mayor parte de los documentos, el control de acceso puede ser suficiente para garantizar un uso correcto. Pero algunos documentos necesitan un nivel extra de seguridad y la firma digital es una herramienta perfecta para conseguirlo. Quizás la característica más importante que aporta es la integridad del documento, es decir, que nadie ha alterado el contenido del documento después de su firma. También puede ser muy útil saber quién y cuándo ha firmado el documento, especialmente para comprobar la validez de contratos y documentos similares que precisan de la aprobación del personal directivo.
5.- Sistema potente de consulta
Aquí es donde un sistema de gestión documental digital o informático supera ampliamente al clásico archivo físico de papeles en estanterías y carpetas. Cualquier programa de gestión documental que se precie dispone de un sistema de consulta y búsqueda de documentos que permitirá buscar fácilmente cualquier documento almacenado en el sistema. A la búsqueda por palabras contenidas en la descripción de los documentos o en su título se debe sumar la búsqueda “full text”, es decir, de cualquier palabra contenida en los documentos de texto. Esta funcionalidad por sí sola puede justificar la instalación de un sistema de gestión documental informático.
6.- Manejo ágil de la documentación
Aunque no es una característica imprescindible, es más que deseable. Tener un sistema rápido y sencillo para añadir nuevos documentos al sistema es fundamental para que mejore la productividad de la empresa que lo instala. Y es ésta, la productividad, el ahorro de tiempo, el motivo fundamental para instalar un sistema de gestión documental. Además debe ser ágil la recuperación de la información: enviar por correo electrónico el documento encontrado (con el sistema de consulta) con un click de ratón, o imprimirlo, copiarlo… Una herramienta de mejora de la productividad de la empresa debe ser ágil por encima de todo (una vez que tiene las característica imprescindibles que ya he comentado antes).
En definitiva, las herramientas informáticas 30 años después de la aparición de los primeros PC de IBM han evolucionado mucho y hay que ser exigentes al elegir un programa de gestión documental. La oferta es amplia y no tiene sentido instalar un software que no reúna, al menos, estas características.

Via http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2012/11/06/el-sistema-de-archivo-perfecto/


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