Los recortes presupuestarios se han convertido en una práctica habitual para los departamentos de TI en los últimos años, pero la necesidad de las empresas de incrementar su productividad es ahora más voraz que nunca, lo que ha obligado, a los responsables del área de Sistemas, a buscar tecnologías que les permitan hacer más, con menos, y supongan un rápido retorno de la inversión.
Las soluciones documentales pueden ayudar a las empresas a reducir sus costes, agilizar sus tareas y optimizar sus procesos de negocio
Agilizar los procesos de negocio, obtener ventaja competitiva y reducir costes son los tres pilares en los que se basarán los CIOs a la hora de decantarse por una tecnología u otra durante este año, así lo refleja el informe “Leading in Times on Transition: The 2010 CIO Agenda”, publicado por Gartner el pasado mes de enero.
El estudio, que es el resultado de una encuesta realizada a 1.600 responsables de Sistemas de 41 países, expone cuáles serán las diez prioridades tecnológicas de los CIOs en 2010. La Virtualización, el Cloud Computing y la Web 2.0 se encuentran en los tres primeros puestos, sin embargo, puede resultar especialmente interesante que la gestión y el almacenamiento de datos y documentos haya pasado a ocupar el número siete de esta lista.
Una de las mayores demandas de los directivos ha sido la de alinear los objetivos tecnológicos a los del negocio y en el estudio, junto a la necesidad de reducir costes y optimizar los procesos, aparecen otras prioridades empresariales relacionadas con la fidelización de los clientes y la captación de nuevos usuarios a través de acciones de Marketing personalizadas.
Las tecnologías documentales pueden dar una respuesta rápida y efectiva a este tipo de requerimientos. Hay que tener en cuenta que los documentos continúan siendo el principal vehículo de comunicación en las empresas y de su diseño puede depender, en muchos casos, la imagen corporativa de una compañía.
La agilización de los procesos de negocio a través del diseño profesional de los documentos y su generación y distribución automática por vías electrónicas o físicas, pueden potenciar la imagen de marca de una organización de cara a sus clientes.
Si a esto le añadimos la existencia de herramientas que permiten controlar el número de impresiones que se realizan en una organización e incorporar a los documentos transaccionales como facturas o recibos, mensajes publicitarios personalizados, nos daremos cuenta de la importancia que el software de gestión documental puede tener en estos tiempos de crisis financiera internacional.
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