Gracias a una consulta de mi amigo Diego Tobon, encontre el siguiente articulo sobre foliado del documento,
Aquí, o foliamos todos o el expediente al
río!
Cuando se menciona el concepto de
"foliado" del expediente electrónico estamos hablando de la
obligación determinada por el artículo 32 de la Ley 11/2007. El punto 2 de este
artículo dice lo siguiente: "El foliado de los expedientes electrónicos se
llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración.
Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico". El
expediente electrónico entonces, será un objeto digital formado por: (i) cada
uno de los documentos electrónicos producidos según el procedimiento adecuado;
(ii) la relación lógica y/o de prelación que exista entre ellos: (iii) las
distintas firmas electrónicas que hayan utilizado; (iv) los metadatos de cada
uno de los documentos electrónicos producidos más los propios de la
contextualización del expediente. El objeto digital producido deberá ser
configurado en XML, o así lo advertirán las Normas Técnicas derivadas del
Esquema Nacional de Interoperabilidad. Éste embrollo tecnológico que obligará a
más de uno de replantearse muchas de las opciones de gestión de agregados que
se están aplicando en la actualidad, será útil a la interoperabilidad si todas
las administraciones lo aplican. Sino, no. Desde el punto de vista diplomático,
y en este caso también archivístico, nos planteamos algunas dudas al respecto.
La primera de ellas es cuándo se realiza
el foliado? Durante la producción de documentos, en el momento en que el
expediente finaliza o en el momento que el expediente pierde sus valores
administrativos y entra en fase inactiva?
En los dos primeros casos aparecen más
dudas. Si foliamos los documentos pertinentes al expediente, podemos compilar
el hash de cada uno de ellos y mantener la relación de prelación entre
documentos mediante metadatos de relación Record to
Record. Por ejemplo: "este documento es anterior al siguiente",
"el siguiente es posterior al primero y anterior al tercero",
etcétera. De este modo garantizamos integridad con el hash y orden de prelación
con las relaciones. Este sistema es útil en la fase activa o de valor administrativo
de los expedientes.
El problema aparece cuando en fases
semiactiva o inactiva, se aplican medidas de retención y eliminación de
documentos en el interior de los expedientes. Las relaciones se rompen y los
hashes se modifican. Aparece un expediente nuevo que ha recibido la
intervención de records managers. Su credibilidad se
vuelve presunta, al haber franqueado la integridad inicial. Los documentos, a
nivel individual, si han tenido firma electrónica, pueden pervivir fiables,
pero convendrá reconstituir nuevamente el expediente. Es más, seguramente el
expediente original no será franqueable, y habrá que hacer otro. Como
demostramos la autenticidad y fiabilidad del primero? Con metadatos de eventos?
Sin duda la opción más senzilla para un
foliado parece ser cuando el expediente finaliza su vida administrativa y
cuando ya se han aplicado medidas de retención y eliminación de los documentos
que forman parte de este expediente. Este foliado será útil para la
conservación de los documentos, y en este caso la compilación del hash de cada
uno de los documentos puede ser un valor eficiente para preservar la integridad
de los documentos. Igualmente el uso de metadatos de relaciónRecord to Record.
De todos modos? Que sentido tiene foliar
expedientes que en el mundo analógico ya no se folian? En el mundo analógico,
la prelación de fechas (sin ser concluyente ni mucho menos) es la que marca el
orden de los documentos y, por tanto, de las distintas transacciones que
configuran un expediente. Todos estos argumentos parecen razonables y
aplicables a los expedientes producidos por un procedimientos reglado. En los
dosieres y agregados no sujetos a procedimientos reglados, mucho más creativos,
que camino deberemos seguir?
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