Se dice que lo prometido es deuda, así que tal como comenté en el apunte sobre el resumen delseminario de análisis “Auditores de sistemas de gestión documental” que se realizó en FESABID 2011, hoy hablaré de mi intervención en dicho seminario que se centró en las oportunidades profesionales que la norma ISO 30300 ofrece a los profesionales de la gestión de documentos como auditores.
El enfoque escogido para abordar este tema fue el de presentar distintos escenarios.
1r escenario: Una organización de cualquier tipo que tiene implantado un Sistema de Gestión según la norma ISO 30301. El papel que podríamos desempeñar sería el de auditores de primera parte o internos. Además, si a los contratistas y proveedores de esta organización se les exigiera tener un Sistema de Gestión según la norma ISO 30301, también podríamos desempeñar el papel de auditores de segunda parte. Es decir, trabajaríamos para esta organización y auditaríamos su Sistema de Gestión según la norma ISO 30301, y a los contratistas y proveedores según la misma norma de referencia.
2º escenario: Una organización de cualquier tipo quiere certificar su Sistema de Gestión según la norma ISO 30301 y contrata una entidad de certificación. Ahora, el papel que los profesionales de la gestión de documentos podríamos desempeñar sería el de auditores de tercera parte o externos. Es decir, trabajaríamos para la empresa de certificación, y auditaríamos a la organización que quiere que su Sistema de Gestión sea certificado.
3r escenario: Una empresa de certificación quiere acreditar sus servicios de certificación de Sistemas de Gestión según ISO 30301 y contrata a un organismo de acreditación (en España la Entidad Española de Acreditación –ENAC–). En esta ocasión, el papel que podríamos desempeñar sería el de auditores de tercera parte o externos. Es decir, trabajaríamos para el organismo de acreditación, y auditaríamos a la empresa de certificación que quiere acreditar sus servicios de certificación de Sistemas de Gestión según la norma ISO 30301.
4º escenario: Somos consultores en gestión de documentos. Desde este escenario, podríamos desempeñar el papel de auditores de primera parte y segunda parte ofreciendo nuestros servicios a la organización que veíamos en el 1r escenario; también podríamos desempeñar el papel de auditores de tercera parte o externos ofreciendo nuestros servicios a la entidad de certificación que veíamos en el 2º escenario; y finalmente podríamos desempeñar el papel de auditores de tercera parte o externos ofreciendo nuestros servicios al organismo de acreditación que veíamos en el 3r escenario.
5º escenario: Y por último un reto: ser auditores de tercera parte o externos a través de una entidad de certificación creada por nosotros mismos. Un camino arduo y duro, pero no por ello descartable…
Vemos pues por un lado, que los profesionales de la gestión de documentos podemos desempeñar tres roles como auditores: auditores de primera, segunda o tercera parte. Y por otro lado, y no menos interesante, siendo auditores se nos presentan nuevos escenarios profesionales: entidades de certificación; organismos de acreditación; servicios de auditoría para los consultores en gestión de documentos: y para los más atrevidos, la opción de crear una entidad de certificación.
Y después de todo lo dicho, tal vez a muchos les surja la siguiente cuestión: ¿Y cómo nos podemos formar como auditores? Pues termino el apunte asumiendo un nuevo compromiso: hablaré sobre la formación como auditores de los profesionales de la gestión de documentos en mi próximo apunte.
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