Con cierta lentitud, pero de modo muy firme, muchas empresas están activando sus Sedes Digitales Web y entonces comienzan a ser más conscientes de la potencia y seguridad que realmente tienen, precisamente con el uso diario tanto de la propia organización como por sus clientes.
Han reducido de un modo brutal envíos inseguros o inadecuados de correo electrónico y mejorado en gran medida el modo de trabajo de sus clientes, que ven cómo pueden acceder siempre a la sede de su proveedor a encontrar, descargar o incluso subir cualquier información que desean.
Que han perdido un fichero que recibieron por correo ? se conectan a la sede electrónica de su proveedor y ahí está, firmado, seguro, salvado, siempre a su disposición.
Recientemente se suscitaron una serie de comentarios en un cliente de una sede digital web, ya que necesitaba acceder a un documento antiguo que él sabía que había estado en la sede digital del proveedor pero no lo encontraba. Comenzó la fiesta y las interpretaciones.
“Pero yo pensaba que todos los documentos de la sede se salvaban para siempre, o al menos eso creía !! ”
Realmente ese problema que pudo haberse dado (la infraestructura que soportaba las sedes digitales era Masbytes y tenía salvada TODA la información) se debe a que existe una grave ambigüedad en los servicios que se ofrecen en internet, máxime con el crecimiento del modelo SaaS y activación de muchos servicios “en la nube”.
Realmente todos los que dicen que salvan tus datos los salvan PARA SIEMPRE?
Aqui existen todo tipo de estrategias, pero lo primero es mirar muy bien el contrato de servicio que firmamos con el proveedor, ya que en muchas ocasiones no se especifican más que “se realiza un backup diario”, pero que no clarifica (sin mala intención normalmente) cual es el alcance de ese backup, cual es el período de retención de los documentos de ese backup, durante cuánto tiempo será factible recuperar algo de ese backup, cuándo ese backup “habrá desaparecido” porque otro “mas reciente” ocupó su lugar (aunque podrían no existir en él todos los documentos del primero..).
Cuando formalizamos un acuerdo con una infraestructura que va a lanzar Sedes Electrónicas Web para el mundo de la pyme, hacemos hincapié en la importancia del “tipo de backup” que va a conectarse al servicio de sede digital, e insistimos en que se clarifique el verdadero alcance de ese backup.
Muchos clientes no saben que una buena parte de su “información viva” reside en los backups una semana como mucho, y el siguiente backup que se realiza “sustituye” o “machaca” el anterior. Este servicio es perfectamente válido para la inmensa mayoría de los clientes de una sede digital, pero completamete insuficiente cuando te comprometes como organización a custodiar durante x años TODOS los documentos generados para tus clientes , además de aquellos que el propio cliente haya “subido” a la sede digital con la confianza de que tus backups los salvarán y “siempre estarán ahí”.
Nadie está libre de riesgo
No hay peor estrategia que la ambigüedad en estas cuestiones, ya que puedes perder limpiamente un cliente (y no vamos a entrar en denuncias legales) si “el creyó”, tras la lectura del contrato ambiguo, que el backup que se realizaba salvaba para siempre la información, o al menos para los 5 años que muchas administraciones exigen en ciertos documentos.
Las Sedes Electrónicas Web en el mundo Pyme estan avanzando a pasos agigantados, como puede demostrar Masbytes en su día a día, pero ha sido en fechas muy recientes cuando se ha “CONECTADO” al sistema de sedes electrónicas web el servicio de CUSTODIA DOCUMENTAL, lo que permitirá definir con mucha mayor claridad los períodos de retención mínimo de la documentación y que ni los propietarios de las sedes, ni los clientes de estas, se llamen a engaño, sabiendo que su información va a estar todo el período fijado y asegurado en 2 DataCenters distantes y sincronizados.
Este cambio fundamental en las Sedes Electrónicas Pyme, que desde analiTICs21 promovemos en infraestructuras excelentes (Masbytes, Nlink, CITINavarra), llega casi a la vez que la incorporación de TRACTIS como elemento fundamental en la autenticación con certificados de muchos paises del mundo, facilitando el acceso con DNI electrónico para clientes sin que éstos hayan tenido que instalar los drivers del DNIe, elemento este que definía un caso de uso muy negativo.
Muy al contrario, mediante la autenticación con certificados vía TRACTIS, que utilizan loscomandos APDU del DNIe, la experiencia es tan abrumadoramente distinta, que es lo que nos lleva a proponer el mundo:
!! No instaleis los drivers del DNIe por favor, porque vuestra experiencia de uso con nosotros será extraordinaria” !!
Pero volvamos al elemento central del artículo, la conexión de las Seled Digitales Web ecoPFN a servicios especiales de backup longevo.
Los clientes de una Sede Digital deben disponer de capacidades especiales
Quienes se planteen disponer de un servicio de Sede Digital, deben tener en cuenta que existen unos pocos servicios críticos, sin los cuales no estaremos hablando realmente de una Sede Electrónica sino de un espacio de intercambio (Dropbox, google doc ejem) o un simple espacio FTP. Concretamente debería poder:
Subir y descargar en cualquier momento: desde cualquier lugar, mediante acceso seguro y autenticación fuerte, que incluya certificados digitales sólidos, incluyendo DNIe.
Firmar electrónicamente cualquier fichero: Los usuarios de una Sede Digital tendrán la posibilidad de firmar cualquier documento en el instante que decidan, desde cualquier lugar.
Cifrar y descifrar ficheros: Por mucha que sea la confianza que depositemos en la infraestructura que mantiene los sistemas, es vital que dispongamos de posibilidad de cifrar/descifrar la información que va a ser alojada, de modo que ni siquiera un técnico indeseable esté en condiciones de ver sus datos.
Realizar Backups automatizados: Su infraestructura debe salvar los datos de modo automatizado, bien sea un backup “normal” o mediante un servicio de custodia documental que mantenga toda su información un período definido de años.
Crear ilimitadas cuentas sin coste adicional: Dispone de cientos de clientes y empleados? entonces deberá poder crear automáticamente cuentas para que se conecten y descarguen información sencillamente, e incluso firmen documentos o contratos eficazmente, mediante usuario/contraseña y/o certificado electrónico.
Subir cientos o miles de archivos automáticamente: Y que sean firmados o cifrados (o ambos), notificando automáticamente a sus clientes.
Autenticación con certificados: Cualquier certificado electrónico, incluyendo el DNIe (siempre que la entidad emisora incluya servicios de validación de sus certificados en tiempo real -a diferencia de la FNMT-) deberá servirnos para identificarnos en la Sede Digital, como uno de los elementos clave que nos recuerdan a la evolución de los cajeros automáticos.
Controlar qué ocurre en la Sede: Tener completo control de qué sucede, quién accede, qué se ha descargado tal usuario, qué ha subido este cliente.., y en definitiva diponer de una buena trazabilidad ligada a la información y los usuarios es muy importante.
Calidad de servicio
Cuando nos planteamos como organización dar el paso de tener nuestra Sede Digital Web (Sede Electrónica Web), es fundamental conocer elementos básicos como ancho de banda garantizado,velocidad de descarga y calidad de servicio, ya que hay quien instala esta funcionalidad en su propia empresa y observa desesperado que la calidad del servicio y velocidad es de una calidad horrible, además de que ocasiona un cuello de botella en su ADSL y pierde prestigio entre sus clientes.
Las imágenes que vemos en este artículo corresponden a una de las infraestructuras más sólidas que ofrecen actualmente el servicio a las pymes de Sede Digital Web ecoPFN (Masbytes) en España, al ser un ISP experimentado.
Líneas redundantes y servicio no sólo de Backup sino de Custodia son su mayor diferenciador, lo que evita pérdidas de documentos al mantenerlos todos, aunque sean borrados de la Sede por un usuario.
Comunicaciones excelentes
En esta imagen podemos apreciar datos del 2010 en Masbytes, de una de sus líneas, que muestra datos entrantes y salientes. Los clientes disponen de 2Mb garantizados, aunque pueden contratar mucho más para su Sede Digital si así lo desean.
Idéntica información de otra de las líneas, que aportan seguridad adicional.
Una línea de servicios de futuro
Aún no ha llegado a la PYME de modo nítido la necesidad de disponer de su Sede Electrónica, pero eso está ocurriendo en estos momentos, al menos en España, donde la confluencia de medidas, legislación, iniciativas del Gobierno y Ley 11/2007 están creando un contexto muy rico. Si a esto unimos la profunda crisis (económico/política/institucional) e incremento de servicios en Internet, la Sede Digital Web va a ser una realidad para miles de ellas.
Quiere eso decir que las empresas no usarán las Sedes Electrónicas de la Administracion pública? De ningún modo !
Estos nuevos servicios poco a poco van siendo activados y caminan en la misma dirección, aportando mismas experiencias de uso, pero no entran en la utilización tan versátil que la Pyme requiere en cuanto a su información y la de sus clientes.
Las Sedes Digitales Web como la que vemos en este artículo, que Masbytes ofrece a las pymes de todo el mundo (en diferentes idiomas), disponen ya de varias herramientas y API´s que posibilitan que una empresa suba de modo automatizado cientos o miles de documentos a su Sede Electrónica, incluso desde su ERP, siendo firmados y alojados en cada una de las zonas de sus clientes, que serán avisados automáticamente de ese suceso y sabrán que tanto facturas como otros ficheros están ya en la plataforma de custodia online a su disposición.
Son muchas las Asesorías (laborales, fiscales, etc) que están activando en primera instancia sus Sedes Digitales Web, ya que normalmente son un tipo de empresa avanzada, eficaz, celosa del rendimiento y reducción de costes, que está sensibilizada por la seguridad y el cumplimiento legal !
Pero son simplemente la avanzadilla ! A ellas se van a sumar miles de empresas que por muy pocos euros al mes dispondrán de este nuevo servicio, este nuevo paradigma de la empresa del futuro que tendrá una ubicación física pero tambien una Oficina Electrónica moderna.
Por último, es importante que extrememos el cuidado y seamos concientes de si disponemos de un backup o de un servicio de Custodia Documental “conectado a” su Sede Digital, ya que un simple backup nunca salvará toda la información sino que se limitará a tener los datos de la última semana o último mes. Esto significa que si hoy comprobamos que hace diez meses se borró un fichero inadvertidamente, ya no estará recuperable, ya que el backup normalmente tendrá la información de unas pocas semanas atrás.
El servicio de Custodia Documental, como el que Masbytes ofrece conectado a las Sedes Electrónicas Web ecoPFN para pymes, nos permitirán aumentar el período de retención de los ficheros, sea uno o cinco años.
No te quedes atrás en el proceso de disponer de tu propia Sede Electrónica Web, como servicio avanzado que ofrecerás a tus clientes y para tu propia organización. Diferenciarnos constantemente de nuestra competecia y aportar nuevos valores a nuestros clientes son medidas clave en la situación actual!
Está naciendo un nuevo modo de hacer, una nueva forma de relacionarnos con nuestros clientes, aportando capacidades de firma y cifrado, ahorrando papel de modo extraordinario y mejorando la seguridad, como una de las síntesis de tanto cambio tecnológico y crisis.
Asistimos a este despegue y es mejor que seamos conscientes de ello.
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