Sus documentos privados pueden ser revelados si no los gestiona adecuadamente.Infotrends pone de manifiesto este error reiterado de las empresas, de las cuales sólo el 24 por ciento usan aplicaciones de seguridad en sus sistemas de datos.
Un documento enviado por error a la impresora equivocada, o no contar con un plan que evite y regule qué empleados pueden tener acceso a los datos e informes estratégicos de la empresa son algunos de los errores que pueden provocar un mal uso de la información interna, o una fuga de datos hacia posibles competidores de la pyme. Sin embargo, son pocas las compañías que se preocupan por gestionar su documentación de manera adecuada.
De hecho, un estudio reciente de Infotrends pone de manifiesto que sólo el 24 por ciento de las empresas cuenta con planes para implantar y usar aplicaciones de seguridad en sus sistemas de impresión y gestión documental, lo que significa que tres de cada cuatro están poniendo seriamente en riesgo la seguridad de su información crítica y confidencial.
El informe de Infotrends pone el énfasis en uno de los errores más comunes: "No contar con aplicaciones de seguridad en los equipos multifuncionales, que están conectados directamente en la red corporativa, es una invitación al robo de información", afirman desde esta compañía, para la que existen "aplicaciones sencillas para que las empresas establezcan un protocolo sobre quién, cómo, cuánto, dónde y cuándo puede imprimir cada persona de la organización". Sin embargo, más allá de las soluciones tecnológicas, "en el 75 por ciento de los casos lo que faltan son sistemas de gestión documental de tipo organizativo", explica desde EBLA Rosa Lloveras.
Esta compañía, especializada en el área de la gestión documental, coincide con el diagnóstico de Infotrends en que, especialmente en el ámbito de las pymes, "hay mucho desconocimiento y despreocupación sobre el riesgo potencial de que su información no esté corectamente gestionada. Sólo se dan cuenta cuando surge un problema". Para Lloveras, "como ven que la empresa funciona igualmente sin estos planes de gestión, y además no ven que sea un área estratégica, deciden no invertir su dinero en ella, a pesar de que es fundamental".
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