La traducción al español de la familia de normas ISO 30300 de Management Systems for Records plantea la dificultad de traducir el término inglés “record”, cuestión que ya suscitó un amplio debate en el momento en que se elaboró la versión española de la norma UNE-ISO 15489. Teniendo en cuenta que la conformidad legal es una necesidad para cualquier organización que lleve a cabo actividades reguladas y que la norma ISO 30301, en consecuencia, hace referencia al cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la creación y control de “records”, en este apunte se revisa el uso del término “documento” desde una perspectiva legal, tratando de dilucidar si su significado se corresponde con el de “record”.
El término “records” se define en el borrador de la norma ISO 30300 de fundamentos y vocabulario, adaptando la definición establecida en la norma ISO 15489-1, como “information created, received, and maintained as evidence and/or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.” (cf. Merriam-Webster Online, http://www.merriam-webster.com/dictionary/record).
Por otra parte, la legislación española sigue la segunda acepción de “documento” del Diccionario de la Real Academia Española:
2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
Así, el artículo 26 del Código Penal dispone: “A los efectos de este Código se considera documento todo soporte material que exprese o incorpore datos, hechos o narraciones con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.” En este sentido, en nuestro país las diversas instancias judiciales han emitido doctrina sobre la calificación jurídica del documento relacionada con la falsedad de documento público, oficial y mercantil y la falsedad de documentos privados. Hay que observar también que la jurisprudencia española extiende el concepto de documento a soportes físicos que no son meramente “escritos” (por ejemplo, la matrícula de un vehículo y el correspondiente delito de sustitución de placa de matrícula).
Desde el punto de vista de la administración pública, la ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, considera documento electrónico la “información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.” Aunque esta definición incide en las características físicas del documento sin aludir a su capacidad para probar o proporcionar evidencia de un hecho, sin embargo, amplia el concepto de documento a lo que, en español, denominaríamos “registro”:
21. Inform. Conjunto de datos relacionados entre sí, que constituyen una unidad de información en una base de datos (DRAE).
De este modo, documento electrónico se puede equiparar a una de las acepciones de “record”:
3 a (2) : a collection of related items of information (as in a database) treated as a unit (Merriam-Webster).
En conclusión, podemos considerar que el término inglés “record” y el término español “documento” son asimilables cuando aluden a una información que, con independencia de su soporte o formato, evidencia un hecho pasado o una actividad realizada y que tiene eficacia probatoria desde una perspectiva administrativa, mercantil o jurídica. En un apunte posterior, abordaremos el uso específico de “document” y “record” desde el punto de vista de las normas ISO, a fin de completar la aproximación iniciada con este apunte.
El blog “www.iso30300.es” es una iniciativa de ebla Gestió Documental S.L., consultoría especializada en gestión documental.
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